Кого и как обучить в компании, чтобы Битрикс24 приносил результаты

Менеджеры отдела продаж

От сотрудников отдела продаж зависит привлечение новых клиентов и поддержание лояльности постоянных. Еще в работе сейлза много рутины вроде подготовки отчетов. Она уменьшает время на общение с клиентами и снижает мотивацию сотрудника.

CRM Битрикс24 способна взять на себя монотонные стандартные операции и разгрузить менеджера по продажам для более важных задач. Например, Битрикс24 поможет в пару кликов составлять договоры и коммерческие предложения, быстро отвечать клиентам в разных каналах связи, оценивать, на каком этапе воронки находится покупатель.

Для работы в корпоративном портале менеджер отдела продаж должен уметь:

• Создавать и работать с объектами CRM: лиды, сделки, контакты, компании, счета, товары, чтобы быстро ориентироваться в Битрикс24. Менеджер по продажам должен точно знать, как и куда фиксировать информацию о клиентах и продажах, где взаимодействовать с коллегами, как не потерять переписки о проектах, и не тратить на заполнение CRM много времени.

• Использовать в работе полный функционал карточки CRM, чтобы эффективно работать с воронкой CRM, понимать, сколько у компании клиентов и на каких они этапах.

• Поэтапно контролировать ход сделки, чтобы в условиях большой загруженности не терять клиентов и всё успевать.

• Работать с инструментами: канбан, список, фильтры, календарь, диск. Чтобы более эффективно планировать свои рабочие процессы с помощью Битрикс24. Например, создавать график встреч с клиентами или работать с коллегами над документами даже вне офиса.

• Вовремя обозначать следующие шаги по работе с клиентом, чтобы использовать преимущества теплой клиентской базы для проведения повторных сделок.

• Индивидуально настраивать рабочий стол в CRM, чтобы нужные инструменты всегда были под рукой.

Сотрудники других отделов в компании

Компании важно, чтобы все подразделения могли просто и оперативно обмениваться информацией, четко взаимодействовали между собой и были включены в единое цифровое пространство. Сейлзы, работники склада, логисты, эйчары и другие специалисты должны понимать, как использовать инструменты корпоративного портала, чтобы решать рабочие вопросы и общаться.

Чтобы выстроить эффективную коммуникацию в Битрикс24, сотрудники должны уметь:

• Пользоваться рабочими чатами и понимать логику их работы. Например, уметь не задумываясь найти в чате коллегу из другого подразделения или отметить его, чтобы он присоединился к переписке. 

• Использовать адресное информирование для групп сотрудников, чтобы доносить информацию точечно и не отвлекать всех сотрудников от текущих задач. Допустим, информацию для отдела маркетинга по сдаче отчетности должны получать только работники этого подразделения.

• Ставить задачи и поэтапно контролировать выполнение, чтобы ничего не забыть и выполнить задачи в срок.

• Обмениваться рабочей информацией в Битрикс24. Чтобы в любой момент обсуждать рабочие задачи в сообщениях, делиться документами, файлами.

Часто в работе над одним проектом участвуют сотрудники разных отделов. У каждого свои задачи и дедлайны. В условиях большой загруженности руководитель и сотрудники могут сталкиваться со сложностями: неудобно индивидуально контролировать выполнение задач, искать информацию для работы в разных папках и файлах.

Корпоративный портал с помощью инструмента Проекты предлагает объединить в едином пространстве все задачи одного проекта, документы и переписки. Это упростит контроль и поможет сотрудникам всегда иметь доступ к нужным данным.

Чтобы эффективно управлять проектами в Битрикс24, сотрудники должны уметь:

• Создавать проекты и управлять ими, чтобы организовать работу команды над масштабной задачей.

• Совместно с коллегами работать с документами. Быстро ориентироваться в материалах по проекту, добавлять новые и редактировать их вместе с коллегами онлайн.

• Настраивать удобную коммуникацию по проекту с инструментами Битрикс24, чтобы вести деловые переписки с участниками проекта в одном месте и всегда быть в курсе дела. 

• Работать с задачами: планирование и поэтапный контроль выполнения поручений. Например, оценивать загруженность сотрудников в момент постановки задачи, анализировать процесс выполнения заданий, следить за соблюдением дедлайнов.

Выстраивать проектную работу команды по методу Scrum. Чтобы через серию коротких рабочих спринтов контролировать развитие проекта на каждом из этапов и, если потребуется, оперативно вносить изменения.

Администратор Битрикс24

Если после внедрения вы решили развивать свой корпоративный портал самостоятельно, вам понадобится сотрудник, который знает базовые настройки Битрикс24 и сможет сопровождать работу системы внутри компании, — администратор.

Он будет иметь доступ к любым функциям портала: настройке элементов CRM, задачам сотрудников, другим инструментам Битрикс24, чтобы обеспечивать корректную работу портала для всех пользователей. 

Администратор Битрикс24 должен уметь:

• Работать с общими настройками портала: меню, интерфейсами, фильтрами. Понимать, какие возможности настройки есть у администратора системы, а какие у каждого пользователя.

• Настраивать структуру компании и права доступа, чтобы грамотно распределять сотрудников по отделам, присваивать или ограничивать им права доступа в зависимости от ролей.

• Работать с сущностями CRM: лид, сделка, контакты, компании, смарт-процессы. Разбираться в их предназначении, логике работы, возможностях настройки, управлении правами доступа, вариантах использования сущностей CRM под задачи пользователей.

• Настраивать самых распространенных роботов и триггеры для эффективной автоматизации бизнес-процессов.

• Настраивать сбор отчетности для сотрудников подразделений. Например, устанавливать иерархию получения отчетов от начальника отдела к другим пользователям, если он в отпуске или на больничном.

• Выстраивать коммуникацию с пользователями портала, чтобы понимать, как в рамках своей компетенции консультировать сотрудников по работе системы.

Как организовать обучение работе в Битрикс24

Битрикс24 — это большой набор инструментов для организации и автоматизации бизнес-процессов. Сотрудникам может казаться, что изучать их сложно. Но если грамотно организовать обучение, оно пройдет интересно и эффективно.

Собрали несколько советов, которые сделают обучение полезным и комфортным для сотрудников:

• Проводите курсы онлайн. Это поможет участникам не выпадать из рабочего графика и сразу применять полученные знания на практике. Например, в наших учебных группах происходит так: если на занятиях сотрудники учились планировать встречи в системе, то после урока будут переносить свои дела и события из ежедневников и сторонних приложений в Битрикс24.

• Собирайте небольшие группы. Когда в учебной группе более 10 человек, эффективность обучения снижается. У куратора не хватает времени ответить на все вопросы, сотрудники теряют лояльность и мотивацию к занятиям. Мы в «Соли» опытным путем выяснили, что оптимальное количество участников курса — до 5 человек. Так куратор успевает дать качественную обратную связь, сотрудники получают ответы на все вопросы. Администраторов мы обучаем индивидуально, такой формат позволяет наиболее полно усвоить знания и приобрести навыки для настройки и сопровождения Битрикс24. 

• Фиксируйте процесс обучения на видео. Это поможет сотрудникам в любой момент вернуться и пересмотреть особенно важные моменты или передать запись новым коллегам в качестве инструкции. Такой подход существенно облегчает привыкание к новым инструментам и экономит время на обучении новичков.

• Поддерживайте команду после прохождения курса. Важно, чтобы и после обучения работники могли прояснять непонятные моменты и не замалчивали сложности с использованием портала. Специалисты техподдержки «Соли» остаются на связи с участниками курсов и отвечают на вопросы, которые могут возникнуть по использованию стандартного функционала Битрикс24.

Еще на нашем сайте мы сформировали бесплатную базу знаний. Здесь вы найдете видеоинструкции по внедрению Битрикс24, кейсы, советы по грамотному использованию портала и обучающие вебинары. В базе знаний есть понятные ответы на вопросы по работе вашего корпоративного портала. 

Чтобы ваши сотрудники начали эффективно работать в Битрикс24, воспользуйтесь предложением от «Соли» — готовые курсы по обучению сотрудников работе в Битрикс24: «Менеджер по продажам в CRM Битрикс24», «Эффективные коммуникации в Битрикс24», «Проектная работа в Битрикс24» и «Администратор Битрикс24». Также готовится к выпуску курс «Руководитель отдела продаж в CRM Битрикс24». Он поможет повысить эффективность команды, управлять бизнес-процессами, анализировать результаты работы с инструментами Битрикс24.

Мы изучим задачи вашей компании и порекомендуем курс, который наиболее полно закроет потребности именно вашего бизнеса. На счету нашей команды более 300 успешных кейсов по внедрению и обучению работе в Битрикс24. Кураторы — практикующие специалисты, сами руководят проектами и знают, на что в обучении нужно обратить особое внимание. Преподаем на доступном и понятном языке, от сотрудников не потребуется особых навыков или заучивания терминов. 

К каждому готовому курсу дарим техподдержку от «Соли» на 3 месяца для 5 пользователей, чтобы ваша команда продолжила получать квалифицированную обратную связь.

Если вы хотите больше узнать об обучении от «Соли», заполните форму.