Договоры и счета согласуют в переписке
Приходится собирать версии документов и выяснять, кто ещё не ответил. Нужны общий маршрут, решения участников и понятный текущий статус.
Автоматизация в рамках сопровождения
Настройка бизнес-процессов в Битрикс24
Согласования, заявки и документы должны двигаться по понятному маршруту. Настроим в Битрикс24 шаги, ответственных и автоматические действия под порядок работы вашей компании.
Настройка входит в сопровождение. Сначала разберём процесс и согласуем оценку, затем настроим и проверим его вместе с вами.
Сроки и трудозатраты определим после разбора задачи.
Понятный маршрутв работе
01
ЗапросИнициатор
Создан02
СогласованиеСогласующий
На проверке03
РезультатОтветственный
ГотовоЗнакомые ситуации
Когда пора настроить процесс
Повторяющиеся действия отнимают время, а порядок работы зависит от того, кто сегодня помнит о следующем шаге.
Отпуска и внутренние заявки передают вручную
Сотрудник уточняет, кому отправить заявление, а руководитель ищет данные для решения. Нужны форма запроса и последовательность согласования.
Закупки теряются между отделами
Менеджер ждёт информацию от снабжения, снабжение — подтверждение оплаты. Нужно связать действия участников и условия перехода к следующему шагу.
Задачи по сделкам каждый раз ставят заново
Сотрудники вручную создают поручения и напоминают коллегам о сроках. Часть этих действий можно запускать по событию или стадии сделки.
От запроса к результату
Какие процессы можно настроить
Начинаем с конкретной задачи: что запускает процесс, кто участвует и какой результат должен получиться. Состав действий зависит от вашего портала, тарифа и доступных интеграций.
Документы и согласования
Договоры и счета на оплату: назначение согласующих, сбор решений и комментариев, возврат на доработку, хранение документов. Обмен с финансовой системой рассматриваем как отдельную часть задачи.
Кадровые запросы
Заявки на отпуск, справки и другие внутренние обращения: сбор данных, задания руководителю и передача результата ответственному сотруднику. Если нужны данные из 1С:ЗУП, отдельно оцениваем интеграцию.
Пример отпуска с 1С:ЗУПЗакупки и подрядчики
Заявки на закупку, работа с заказом поставщику, карточки подрядчиков и этапы их участия в проекте. Определяем связи со сделкой и ответственного за следующий шаг.
CRM и сервис
Задачи и уведомления по стадиям, отдельные карточки рекламаций и заявок, повторяющиеся операции. Для нового типа записей рассматриваем смарт-процесс, для существующей воронки — роботов или бизнес-процесс.
Внутренние процессы
Внутренний аудит и другие процедуры с несколькими участниками: назначение заданий, сбор документов и контроль последовательности действий. Сначала описываем правила, затем выбираем инструмент.
Пример внутреннего аудитаАрхитектура решения
Подбираем инструмент под задачу
Один процесс может сочетать несколько инструментов. Выбор зависит от маршрута, данных, тарифа и того, как решение будут поддерживать после запуска.
Роботы и триггеры
Для чего
Автоматически выполнять действия на стадии и реагировать на события.
Когда применяется
Когда нужно поставить задачу, отправить уведомление, обновить поле или перевести элемент на нужную стадию.
Бизнес-процессы
Для чего
Управлять сложным маршрутом как единым процессом.
Когда применяется
Когда участвуют несколько сотрудников, есть условия, ожидание, параллельные шаги или возвраты.
Смарт-процессы
Для чего
Создать отдельный тип записей со своей карточкой, полями и стадиями.
Когда применяется
Когда заявки, договоры или рекламации должны двигаться по собственному маршруту.
RPA
Для чего
Автоматизировать внутренние процедуры вне CRM.
Когда применяется
Когда процесс не относится к CRM. Перед выбором сравниваем RPA со смарт-процессом.
Цифровые рабочие места
Для чего
Объединить связанные смарт-процессы в рабочее пространство отдела.
Когда применяется
Когда одной карточки или воронки недостаточно для работы команды.
Как выбрать между роботом, бизнес-процессом, смарт-процессом и RPA
Шесть шагов
Как проходит настройка в сопровождении
Вы передаёте задачу руководителю проекта. Мы уточняем условия, согласуем объём и проводим процесс от описания до запуска.
Уточняем запрос
Вы пишете в рабочий чат или рассказываете о задаче на встрече. Выясняем, какой процесс нужно изменить, с чего он начинается и чем заканчивается.
Описываем порядок работы
Фиксируем шаги, участников, условия и документы. Если готового описания нет, составляем его вместе на созвоне.
Согласуем оценку
Даём диапазон трудозатрат и срок. До начала настройки вы согласуете объём; работа учитывается в пакете сопровождения.
Настраиваем
Выбираем инструмент и собираем согласованный маршрут. Учитываем права участников, документы и связи с другими системами, если они входят в задачу.
Проверяем вместе с вами
Сначала тестируем сами, затем ответственный с вашей стороны проходит процесс на тестовых данных. Сверяем результат с согласованным описанием и фиксируем замечания.
Запускаем и передаём инструкцию
Включаем процесс в работу и передаём короткую инструкцию по стандарту документации отдела. При необходимости обучаем участников.
Совместная работа
Что нужно от вас и как проверить результат
Готовим входные данные
- Назначьте ответственного за процесс: он объяснит правила и примет результат.
- Передайте описание процесса. Если его нет, выделите время на совместный разбор.
- Подготовьте примеры документов, шаблоны и список участников с их ролями.
- Организуйте доступ специалисту с необходимыми правами администратора. Доступ ко второй системе согласуем отдельно.
Проходим маршрут на тестовых данных
Проверьте путь от запроса до ожидаемого результата: кто получает задания, куда переходят документы и что происходит при согласовании, отказе или возврате на доработку, если такие ветки входят в ваш маршрут.
Ответственный за процесс с вашей стороны принимает результат. К запуску у участников должны быть понятный порядок работы и инструкция.
Индивидуальная оценка
Сроки и стоимость определяем после оценки
Входит в сопровождение
Настройка бизнес-процессов входит в сопровождение Битрикс24. Мы разбираем задачу, даём диапазон трудозатрат и срок, согласуем их с вами. Часы учитываются в вашем пакете сопровождения.
Что влияет на оценку
На оценку влияют сложность маршрута, число участников, параллельные согласования и возвраты, правила замещения, документы и интеграции. Также учитываем готовность описания, перенос данных и работу с уже запущенными сделками или заявками.
Что считается отдельно
Если задача требует кода, приложения или внешнего сервиса, выделяем эту часть в оценке. Лицензии и платные сервисы учитываем отдельно от работ по настройке.
Опишите, что должно происходить в процессе. Если схемы нет, начнём с разбора.
Опубликованные решения Соли
Примеры настроенных процессов
Состав работ для вашей компании определим после разбора процесса. В части примеров использовались интеграции или собственная разработка.
Бизнес-процесс + приложение и интеграция
Согласование счёта с БИТ.Финанс
Заявка проходит согласование, затем данные передаются в финансовую систему. Использовались собственное приложение и интеграция.
Посмотреть решение со счётом → Бизнес-процессСогласование договора
Система определяет согласующих по типу документа и выдаёт задания. Участникам доступны версии файла и комментарии коллег.
Посмотреть согласование договора → Смарт-процесс + доработкаКонтроль подрядчиков проекта
Роли подрядчиков вынесены в отдельные карточки и связаны со сделкой. Для привязки потребовалось собственное REST-действие.
Посмотреть контроль подрядчиков → Смарт-процессыРегулярные закупки на смарт-процессах
Для расчётов с поставщиками настроены связанные смарт-процессы: шаблоны и создаваемые по ним закупки.
Посмотреть регулярные закупки → Роботы CRMТри задачи клиента — одно решение
Автоматические действия с данными об оплате, документами и повторными продажами показывают, какие операции можно поручить роботам.
Посмотреть работу роботов →
На каком тарифе Битрикс24 работает настройка
Набор инструментов зависит от тарифа и версии Битрикс24. В облачной версии бизнес-процессы и смарт-процессы доступны на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». На младших тарифах проверяем, можно ли решить задачу доступными роботами и триггерами. Возможности коробочной версии проверяем по вашей редакции и обновлениям.
Перед оценкой сверяем нужные действия и лимиты на вашем портале. Настройка не добавляет функций, которых нет в лицензии. Интеграции, приложения и внешние сервисы могут требовать отдельной оплаты.
Граница решения
Когда нужна доработка или нейросеть
Штатная настройка
Правила известны заранее, нужные действия есть в Битрикс24, а маршрут можно поддерживать без сложных обходных решений. Начинаем с этого варианта.
Доработка или приложение
Нужного действия нет среди штатных либо настройка получается сложнее и дороже разработки. Тогда отдельно рассматриваем код, приложение или интеграцию.
Доработка Битрикс24 под задачу →Решение на нейросети
Нужно разобрать смысл свободного текста, речи или разговора. Обсудим, какой шаг стоит передать нейросети, а какие действия оставить в маршруте с точными правилами.
Обсудить решение с ИИ →Нужен обмен данными с учётной системой? Посмотрите услугу «Интеграция 1С и Битрикс24» →
Ответы по делу
Частые вопросы
Да. Разбираем задачу, согласуем трудозатраты и срок, затем выполняем настройку в рамках пакета сопровождения. Если нужны разработка, интеграция или платный сервис, отдельно отражаем это в оценке.
Оцениваем индивидуально после разбора процесса. На трудозатраты и срок влияют маршрут, участники, документы, интеграции, готовность описания и перенос данных.
Да. На совместном разборе фиксируем начало и результат процесса, шаги, участников, условия и документы. Назначьте ответственного с вашей стороны, который знает правила работы.
Ответственного за процесс, описание или время на совместный разбор, примеры документов и шаблонов, список участников и ролей. Для настройки потребуется доступ с правами администратора, для интеграции — согласованный доступ ко второй системе.
После нашей проверки ответственный с вашей стороны проходит маршрут на тестовых данных и сравнивает результат с согласованным описанием. Проверяем задания, документы и предусмотренные ветки, фиксируем замечания. Результат принимает ответственный за процесс.
В облаке для бизнес-процессов и смарт-процессов нужен «Профессиональный» или «Энтерпрайз». Если задачу можно решить доступными роботами, рассматриваем текущий тариф. Для коробочной версии отдельно проверяем редакцию и обновления.
Да, сначала разбираем текущие настройки и действующие заявки. Отдельно согласуем работу с уже запущенными экземплярами: изменение шаблона само по себе не обновляет их маршрут.
Да. Это отдельный инструмент для внутренних процедур вне CRM; количество процессов зависит от тарифа. В нашей практике специалисты предпочитают смарт-процессы. Это не означает, что RPA отсутствует в продукте.
Разработку рассматриваем, если штатных действий недостаточно или поддерживать настройку сложнее и дороже, чем код. Нейросеть — когда нужно работать со смыслом текста, речи или разговора. Такие задачи оцениваем отдельно.
Да. Передаём короткую инструкцию по стандарту документации отдела. Если участникам нужно обучение, включаем его в согласованный объём работ.
Следующий шаг
Обсудим ваш процесс
Расскажите, что сейчас приходится делать вручную и какой результат вы хотите получить. Уточним участников, документы и условия, затем предложим вариант настройки в рамках сопровождения.
Если описания процесса пока нет, поможем составить его на совместном разборе.
MAX