Логическое завершение разработки удобного инструмента для оценки трудозатрат сотрудников - трансформация всей собранной информации в удобное представление.
Построение таймшита включило в себя три этапа:
- Разработку внесение информации сотрудниками
- Согласование отчётов трудозатрат. Разблокировка периодов и их контроль
- Визуальный интерфейс сводного отчёта для руководителей проектов и технических директоров
Вспоминаем, где сотрудники могут заполнить свои трудозатраты. В профиле сотрудника нашла свое расположение вкладка «Учёт рабочего времени», трудозатраты по проекту вносятся за период, путем выбора определенной недели. Основная цель - внесения трудозатрат сотрудниками, чтобы ответственные за проекты могли собрать и оценить данные в едином инфопространстве. Анализировать эффективность коллег, всматриваясь в общий скоп трудозатрат по всем проектам, разбитым по неделям ненаглядно и сложно для восприятия. Хочется видеть общую картинку: по периодам, времени каждого сотрудника, так и по всем проектам и сотрудникам вместе.
В компании заказчика есть роли, наделенные полным правом доступа к отчётам. И урезанный набор прав, где каждый сотрудник видит трудозатраты только по своим работам. Руководитель проекта, например, может ознакомиться только со своими проектами. Есть и привилегированные сотрудники, с доступом ко всем данным. Речь как раз про них…
Такие сотрудники в левом меню портала могут найти пункт «Время и отчёты», там вкладку «Таймшиты». Это удобное представление информации по трудозатратам подчиненных выглядит следующим образом:
Сделан отдельный интерфейс на функционале битриксовых гридов. В сводной таблице выбирается интересующий квартал для оценки. Слева списком руководителю выводятся сотрудники (подгружается в соответствии с правами). В столбцах отображаются периоды недель и количество часов, затраченных каждым сотрудником. А также суммарные данные трудозатрат по каждому месяцу.
Кликнув на «+», разворачиваем данные сотрудника. Видим в каких проектах он участвовал и сколько часов затратил. По каждому проекту можно посмотреть этапы, задачи и подзадачи. Помимо информации о трудозатратах, дополнили таблицу информативными стикерами: Зеленый маркер – подскажет нам, что период согласован. Красный маркер- период не согласован. Желтый – период находится в процессе согласования. Тут же выводится информация об отсутствие сотрудника (график отсутствий), публикуется строкой внизу фотографии.
Подведем итоги: мы визуализировали пласт информации по трудозатратам сотрудников, что мы можем увидеть в сводной таблице?
- Поквартально оценить трудозатраты сотрудников,
- Увидеть список, если забыли своих подчиненных, или лиц, которых вы должны проконтролировать,
- Ознакомиться с периодами недель и вложенных трудозатрат по каждому подчиненному,
- Суммарные данные по часам по каждому месяцу,
- Доступ к проектам (с визуализацией структуры входящих в него задач и подзадач),
- Этапы, отмеченные маркерами, согласования периодов,
- Графики отсутствия сотрудников - отдельной строкой, если они есть,
- Можем перейти к данным по затраченным часам сотрудника, попав в его личный таймшит.
Мы всегда готовы работать как с технически сложными задачами, так и с заданиями, не требующими серьёзных доработок. Продолжаем повышать уровень приживаемости CRM-систем и не забываем прокачивать проекты в техническом плане. А вы всегда можете обратиться к нам за внедрением Битрикс24 или за поддержкой проекта.
Как собрать сводный отчёт трудозатрат с ИИ
В кейсе выше сводный таймшит собрали наши специалисты, сделав отдельный интерфейс на гридах. Сегодня похожий отчёт можно собрать самому, с помощью ИИ и платформы Битрикс24 Вайбкод, без разработчика:
- свести часы по сотрудникам, неделям и проектам в одну наглядную таблицу;
- увидеть, кто перегружен, а кто недозагружен, и как трудозатраты распределяются по проектам;
- сравнить план и факт по часам и подсветить отклонения, чтобы вовремя вмешаться.
Раньше такой отчёт делал разработчик или аналитик. Теперь вы описываете задачу словами, а решение собирается на Битрикс24 Вайбкод. Как собрать управленческий отчёт своими руками, показываем на бесплатных вебинарах Соль.
Хотите видеть трудозатраты команды в одном отчёте без ручной сборки? Приходите на бесплатный вебинар Соль про отчёты в Битрикс24: посмотреть ближайшие вебинары.
Часто задаваемые вопросы
Где сотрудник вносит свои трудозатраты?
В профиле сотрудника на вкладке «Учёт рабочего времени»: трудозатраты по проекту вносятся за период, выбором нужной недели.
Где руководитель смотрит сводный таймшит?
В левом меню «Время и отчёты», вкладка «Таймшиты». Там сводная таблица: выбирается квартал, слева сотрудники, в столбцах недели и часы, плюс суммарные данные по месяцам.
Что показывает сводная таблица трудозатрат?
Часы по сотрудникам и неделям, суммы по месяцам, проекты с задачами и подзадачами, маркеры согласования периодов (зелёный согласован, красный не согласован, жёлтый в процессе) и графики отсутствий.
Как разграничены права доступа к отчёту?
Есть полный доступ ко всем данным у привилегированных ролей и урезанный, где сотрудник видит только свои трудозатраты, а руководитель проекта только свои проекты.
