Дорабатываем работу с таймшитом. Работодателю понятно какую часть времени и какое направление «съел» проект у каждого сотрудника. Работники понедельно вносят отработанные часы в отчет, но учитываемые трудозатраты имеют вполне практическое предназначение. Во-первых, служат для отчетности перед внешним клиентом, а, во-вторых, нужны для расчета заработной платы персонала.
Для использования переданных данных бухгалтерией, сначала необходимо их согласовать с руководством. Этим моментом мы и занялись:
- согласование с бизнес-координатором (или руководителем проекта),
- учет блокировки отчетных периодов (отсутствие возможности вносить правки в уже согласованное время).
Так же данные по отработанным часам проекта не передаются внешнему клиенту до тех пор, пока они не согласованы с руководителем проекта.
Что происходит на стороне ответственного за проверку?
Бизнес-координатор, получает себе задание бизнес-процесса «Согласование листа учета трудозатрат». В отчете указан период, проект, данные сотрудника и есть ссылка на переход к отчету. Попадаем в отчет и можем его отклонить или согласовать.
Если отчет отклонен, проверяющему нужно внести причину в виде комментария. Статус отчета меняется на «Отчет отклонен». У сотрудника, вносившего данные, статус отчета также изменяется на «Отклонен». Ему автоматически ставится задача, о пересмотре и корректировке внесенных трудозатрат с учетом комментария проверяющего. На период отклонения отчета сотрудник автоматически получает доступ к корректированию.
С этого момента вносить трудозатраты невозможно, система автоматически блокирует данный период на момент согласования, а также после принятия отчета проверяющим.
Интерфейс таймшита. Отправка отчета на согласование. Запрос разблокировки периода. "Почетный знак " выработка по часам.
Сотрудник вносит нужные правки, закрывает задачу, повторно отправляет отчет на согласование. После закрытия задачи период автоматически блокируется на внесение исправлений, сотруднику выскакивает уведомление о блокировке.
На устранение требований дается один день, если за день сотрудник не устраняет ошибку, то период снова автоматически закрывается.
Теперь, чтобы внести правки нужно запросить доступ у руководителя или бизнес-координатора, кликнув по кнопке «Запросить разблокировку периода».
Уведомление о запросе разблокировки периода приходит выбранному проверяющему.
Схема бизнес-процесса согласование трудозатрат
Отправка отчета на повторное согласование
В случае согласования отчета, сотруднику приходит уведомление об этом. И в своем профиле во вкладке «Учет времени» сотрудник видит согласованные часы по проектам.
А еще мы добавили немного власти бизнес-координаторам и руководителям проектов. В их владении есть кнопки «Блокировка периода для отдельного пользователя» и кнопка «Блокировка периода для всех сотрудников».
Такие вот полезные инструменты. Можно использовать как для провинившегося сотрудника, так и в целом для всех, чтобы коллеги случайно не допускали ошибок там, где это уже совершенно недопустимо.
А как мотивационный фактор для сотрудников, решили присвоить почетный знак «Количество отработанных часов за месяц» и рядом «Количество часов норматива за месяц». Наглядно видно сколько сотруднику осталось до цели.
Рекомендуем присмотреться к данному решению, особенно в период удаленной работы. Для комфортного учета отработанных часов сотрудниками, но в то же время для сохранения эффективности ведения работ и проектов. Обращайтесь за поддержкой, сопровождением и доработкой вашего проекта по продукту Битрикс24. Мы всегда рады помочь!
