Наш клиент занимается организацией, проведением и продажей билетов на мероприятия. Процесс работы следующий: на сайте (cms 1С:БУС) анонсируются мероприятия, где потенциальный покупатель может оформить заказ на интересующую экскурсию. Так как мероприятия повторяются, то на сайте они состоят из двух элементов: шаблона, в котором содержится всё описание и фотографии, и события в календаре - конкретной даты, когда событие проводится.
На стороне Битрикс24 нужно было вручную создавать сделки по проводимым мероприятиям, чтобы когда будет куплен билет на сайте, данные о продаже билета на конкретное мероприятие, привязались именно к нему, и в конце месяца можно было построить финансовый отчёт по проведённым за месяц мероприятиям.
При этом факт покупки билетов (благодаря нетиповой интеграции) создаёт в Битрикс24 сделку, в направлении Продажи билетов, которое привязывается к сделки мероприятия. Эти сделки мероприятий создавались вручную, в них вносилась вся информация по экскурсии/лекции/обучению. Бывали случаи, когда на сайте добавили мероприятие, а в CRM их не было, как вы можете догадаться, продажа с сайта ни к чему не могла привязаться в CRM.
В рамках работы над проектом перед нами стояла задача: упростить процесс синхронизации мероприятий на сайте и в CRM, исключив вероятность ошибок связанных с человеческим фактором.Создано две воронки, одна из которых Есть идея - сотрудники придумывают, обсуждают и доводят до реализации новые концепции мероприятий. Доведение мероприятия до реализации сопровождается конкретными действиями, которые разбиты на этапы в воронке.
На одном из этапов воронки, в сделку в специальные поля вносится информация об анонсе мероприятия: картинка и описание мероприятия. Так как описание события на сайте должно быть привлекательным, в CRM эта информация должна вносится с использованием визуального редактора. Мы создали такое поле, при помощи приложения для облачного Битрикс24.
Рисунок 1. Добавление изображения для анонса на сайте.
Рисунок 2. Добавление описания в визуальном редакторе.
Вся необходимая информация из сделки автоматически передаётся на сайт клиента, в шаблон мероприятия.
Таким образом, на финальной стадии воронки в CRM получается сущность, в которой содержатся все сведения по будущему мероприятию. В это время на сайте автоматически формируется шаблон мероприятия со всеми данными из сделки, а в саму сделку передан id созданного шаблона.
В результате настроена связь между порталом и сайтом клиента.
Теперь можно приступать к планированию дат проведения мероприятия по созданному шаблону.
Для этого сотрудники с помощью бизнес-процесса копируют сделку в новую воронку События и проставляют дату/даты проведения мероприятия:
Рисунок 3. Копирование сделки в воронку События.
В воронке События отображаются конкретные мероприятия, проводимые в определённые промежутки времени.
Когда сделка перенеслась в новую воронку, на сайте автоматически создаётся событие в календаре и в него передаётся вся имеющаяся информация из сделки, подкрепляется шаблон мероприятия, исходя из ранее сохранённого id.
Далее для новой сделки сотрудник выбирает спикера и согласовывает с ним дату проведения мероприятия. После чего переводит сделку на следующий этап Даты согласованы со спикером, а в это время на сайте в событие календаря автоматически передаётся информация о спикере и сроках проведения.
Аналогичная автоматизация срабатывает, когда ответственный сотрудник по сделке определяет кто из коллег будет встречать гостей. Указав нужного пользователя, ответственный за сделку переносит её на стадию Назначен администратор, в это время на сайт в календарь соответствующего события передаётся информация о встречающем коллеге.
Доработка позволяет экономить уйму времени, поскольку все рутинные операции автоматизированы, исключён риск потери сделок и, как следствие, отчётность стала отображать реальные показатели.
