Не секрет, что в крупной компании прием нового работника достаточно сложный процесс - от согласования позиции до вывода на работу и прохождении им испытательного срока. В данный процесс вовлечено большое количество сотрудников из разных подразделений (и HR-служба, и бухгалтерия, и IT-отдел, и пр.). Конечно же, важно ничего не забыть!
Наш клиент обратился к нам с необходимостью упорядочить процесс приема нового работника. Так как сотрудники используют принятый в компании регламент (он представляет собой документ в бумажном варианте с описанием ролей и их задач), поэтому совершалось много ошибок - сотрудники забывали выполнять некоторые задачи, либо нарушали сроки выполнения.
ЧТО СДЕЛАЛИ МЫ…
Мы разработали процесс для живой ленты, включающий в себя множество подпроцессов. Они затрагивают все подразделения, которые участвуют в процессе приема сотрудника в какой-либо степени. При создании заявки на поиск сотрудника руководитель подразделения также вносит данные о типе рабочего места и требуемого оборудования для сотрудника.
Были созданы два справочника, содержащих информацию о типе рабочего места и соответствующего ему оборудования. Данным ролям (IT-отдел и Отдел материального обеспечения) отправляются запросы, достаточно ли оборудования и мебели для организации работы нового сотрудника. Параллельно ставится задача в HR-службу найти сотрудника.
После того, как сотрудник найден, HR-специалист отмечает этот момент в бизнес-процессе, а также указывает данные нового сотрудника (ФИО, дату выхода на работу). После этого бизнес-процесс выполняет ряд автоматических действий: генерирует логин пользователя в системе по установленным правилам, отправляет данные о сотруднике (его роль, подразделение и т.д.) в Active Directory, генерирует чек-лист для системного администратора и расставляет ряд задач на службы компании, участвующие в организации приема сотрудника.
После выхода сотрудника HR-специалист отмечает это в процессе, процесс приостанавливает на время прохождения испытательного срока. После окончания испытательного срока сотрудника HR-специалист указывает - пройден он или нет. Если всё хорошо, то расставляются задачи по нематериальной мотивации сотрудника (получение ДМС, значка компании и пр.).
…И ЧТО ПОЛУЧИЛ ЗАКАЗЧИК
Клиент получил грамотную организацию процесса приема нового сотрудника. Регламент процесса соблюден, а ошибки теперь сведены к минимуму.
Рекомендуем всем компаниям, кто работает с персоналом и хочет упорядочить процесс приема нового сотрудника.
