Речь пойдет о том, как стандартными средствами Битрикс24 можно получить работоспособную и удобную платформу. Покрывающую потребность бизнеса в финансовом учете, документообороте, учете клиентской базы, CRM, постановки внутренних задач и коммуникациях.
Компания занимается оформлением документов для регистрации и переоформления недвижимости. Задачи, которые предстояло реализовать на портале следующие: в компании есть внутренняя база, фактически она используется для учета договоров и хранения данных клиентов. Система, как мы выяснили, не самая популярная, как следствие, она не обновляется. А чтобы сделать из нее дельную учетную систему, заказчик попросту не обладает нужными ресурсами, да это и нецелесообразно. Поэтому решили посмотреть в сторону нового продукта Битрикс24, и на нем создать платформу для ведения клиентской базы, учета договоров, в том числе поэтапно, отслеживании поступлений и автоматизации рабочих процессов в CRM.
Сами процессы схожи с проектной деятельностью: оформление справок, выписок, переоформление документации, с понятным перечнем действий и временным интервалом ожидания в регистрирующих органах. Работа с клиентом ведется поэтапно, оплата согласно плану договора, поэтому заказчику нужно и важно понимать, на каком этапе находится сделка, какие оплаты получены и когда будут следующие. Эти данные планировалось перенести в CRM, в ней вести клиентскую часть и наглядно отслеживать поступления денежных средств и стадии договоров.
Предусмотреть следующее: входящие клиентские обращения приходят в основном на мобильный менеджера. Их объём достаточно велик, отсюда проблемы: забыли, не записали, потеряли. Итог один: не взяли вовремя в работу, потенциальный клиент потерян.
К моменту проведения тренинго - консалтингового запуска, заказчик отправился на управленческие курсы выстраивания отдела продаж, посчитал нужным прокачать свой навык руководителя, для успешной работы с CRM. Несомненно, это принесло пользу для грамотного составления процессов по сделкам, и повысило шансы на приживаемость работы воронок продаж.
Не изменяем себе, пошли по стандартной схеме программы внедрения CRM. Погрузили заказчика в основы, рассказали про специфику задач, выстраивания коммуникаций. Спроектировали карточки лидов, контактов, компаний и правила заполнения. Дополнили это этапностью, стадийностью работы и выстроили на сделках несколько воронок.
Что получилось?
А получились три воронки по направлениям «Продажа», «Производство», «Контроль закрывающих документов». Когда отдел продаж договорился с клиентом и получил предоплату, работа переходит в направление услуги, которую он выбрал: сделка копируется в воронку «Производство». В этой воронке сделка проходит все необходимые этапы, на каждом из которых ставятся задачи на ответственных с указанием нормативного времени исполнения. После завершения производственных работ, начинается процесс контроля документов. Работа с клиентом считается завершенной, как выполнены все три сделки (воронки).
Таким образом, реализован контроль от входа (лида) до самого финала (получения бухгалтерией всех документов). Руководитель контролирует время прохождения этапов сделок, а также своевременное выполнение всех задач на этапах сделок. Производство получает сделку, понимает над чем ему работать, наглядно видит нормативы по времени на каждую из задач.
Что же изменилось?
- существенно возросла скорость обратной связи с клиентом. Клиент звонит менеджеру, тот оперативно в поиске находит его карточку, из нее переходит к сделкам, которые находятся в работе, может отследить на каком они этапе.
- реализована задача по отслеживанию платежей в сделках. Для того, чтобы лучше контролировать оплаты, и понимать на каком этапе находится сделка, мы научили сотрудников компании работать со счетами. Используя стандартный функционал системы, на основании сделок воронки «Продажа», в каждой из сделок, создается набор счетов, согласно графику платежей в договоре.
Например, если оплата услуги разбита на три платежа (этапа), то создается сразу три счета (новый, счет передан клиенту, счет не оплачен), в счетах проставляется плановое время, ожидания поступления денежных средств, и сумма счета.
- В каждой сделке, на вкладке «счета», можно посмотреть список счетов, ознакомиться какие из них оплачены, а какие переданы клиенту.
- Проконтролировать очередность поступления денежных средств, наличие просрочки оплаты, в этом случае, счет начинает гореть красным.
- Проанализировать план поступлений: понедельно, помесячно, по каждой сделке в отдельности.
- Легко посмотреть счета по сделке, зайти в общий список счетов, состроить отчет на определенную дату, период, посмотреть поступления денежных средств.
- Спроектировали работу с задачами: описали кто чем занимается, расставили задачи по ответственным с крайними сроками, создали требующиеся шаблоны. подключили каналы поступления входящих заявок, настроили контроль и учет лидов, для высокой скорости их отработки менеджерами, чтобы ни одно обращение больше не терялось.
Результаты:
За 4 месяца система взлетела, были притирки по изменениям этапности в сделках, по роботам и автоматизации. В итоге мы получили отработанные воронки и клиент сразу же смог работать в боевом режиме. «Примочка» со счетами была уже после того, как мы убедились, что работу со сделками, можно считать оптимальной для заказчика. Научили коллектив работать с задачами, коммуникациями, потом со сделками и этапами, «докрутили» работу со счетами.
На этом проект считается завершенным. Конечный продукт получен и клиент с удовольствием им пользуется! Очередное подтверждение того, Битрикс24 позволяет наладить управление работой компании. Единая база данных, документооборот, CRM, отчеты, аналитика - это лишь малый перечень того, что поможет вам перезагрузить ваш бизнес на новый уровень!
Определитесь со своими задачами, подумайте о том куда и как вы будете расти, а мы всегда поможем в запуске CRM!
