О клиенте
Клиент — динамично развивающаяся компания со штатом 150 человек. Бизнес-модель компании предполагает гибридный формат работы: 20% сотрудников трудятся в офисе, а 80% — распределенная команда, работающая из разных уголков России. Компания демонстрирует уверенный рост, ежегодно увеличивая штат на 15-20%.
На момент обращения клиент уже активно использовал облачный портал Битрикс24 по тарифу «Энтерпрайз 250», что стало ключевым фактором в дальнейшем выборе решения.
Проблема: с чем столкнулся клиент и почему решил внедрить КЭДО
С ростом числа удаленных сотрудников компания столкнулась с рядом критических проблем, связанных с бумажным кадровым делопроизводством.
- Затянутый и рискованный процесс найма. Цикл подписания документов с новым дистанционным сотрудником занимал около двух недель. Сначала стороны обменивались сканами, после чего кадровый специалист отправлял оригиналы курьерской службой. Это создавало «серую зону» с точки зрения трудового законодательства: бывали случаи, когда сотрудник не проходил испытательный срок и увольнялся еще до того, как к нему доезжали оригиналы трудового договора. Юридически он был оформлен (данные в СФР отправлены), но физически не подписал ключевые документы. Аналогичные проблемы возникали и с документами на увольнение. Такая неопределенность не только создавала риски для компании, но и отталкивала сильных кандидатов, которых было долго и трудно найти.
- Высокие финансовые издержки. Прямые затраты на курьерские услуги были существенными. Отправка одного пакета документов стоила около 300 рублей (в одну сторону). За средний жизненный цикл сотрудника в компании (2 года) подписывалось минимум 10 кадровых документов (прием, приказы, заявления и т.д.), что выливалось примерно в 6000 рублей на человека.
Финансовые затраты только на пересылку документов составляли около 360 000 рублей в год.
В эту сумму не входили расходы на бумагу, картриджи для принтеров и обслуживание оргтехники. С учетом планов по росту штата, прогнозируемые затраты на следующий год превышали 400 000 рублей.
- Огромные трудозатраты кадровой службы. Специалисты тратили массу времени на рутинные операции: подготовить и распечатать пакет документов, вызвать курьера, отследить доставку, принять и проверить вернувшийся комплект (часто с ошибками, требующими повторной отправки), а затем надежно его архивировать.
- Сложности с хранением архива. Бумажные архивы занимали ценное офисное пространство, требовали особых условий хранения и создавали риск утери важных документов.
Запишитесь на бесплатное демо возможностей КЭДО в Битрикс24 с экспертами Соль! Покажем, как подписывать договора, где хранятся все подписанные документы и как работать с библиотекой готовых шаблонов!
Критерии выбора и почему КЭДО в Битрикс24
При выборе системы КЭДО для клиента были важны следующие критерии:
- Интеграция с текущей IT-инфраструктурой. Компания не хотела внедрять и оплачивать еще одну отдельную систему, а также переучивать сотрудников.
- Стоимость владения. Важно было минимизировать как первоначальные, так и регулярные затраты на сервис.
- Простота использования для сотрудников. Решение должно было быть интуитивно понятным для всей команды.
- Соответствие законодательству РФ. Система должна была поддерживать работу с юридически значимыми электронными подписями.
Выбор КЭДО на базе Битрикс24 стал очевидным решением. Поскольку все сотрудники уже работали в портале, не требовалось дополнительных затрат на программное обеспечение и длительного обучения. Ключевым преимуществом стала возможность для сотрудников бесплатно выпускать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) через мобильное приложение «Госключ», что полностью сняло с компании расходы на выпуск и обслуживание подписей.
Результаты перехода на КЭДО в Битрикс24
Внедрение КЭДО, выполненное специалистами компании «Соль», принесло быстрые и измеримые результаты.
- Скорость: процесс подписания всех необходимых документов при найме сократился с 14 дней до 1 дня.
- Безопасность: компания полностью избавилась от юридических рисков, связанных с наймом на основании сканов. Все документы подписываются легитимной электронной подписью в день оформления.
- Экономия: прямая экономия только на курьерских услугах составила более 360 000 рублей в год. Единственными затратами стали услуги по настройке, внедрению и обучению. Переход на КЭДО занял около 2-х недель.
- Эффективность: по субъективной оценке кадровых специалистов, у них освободилось около 15% рабочего времени, которое раньше уходило на бумажную рутину. Как приятный бонус — кабинет отдела кадров стал просторнее и уютнее без стеллажей с папками.
- Лояльность сотрудников: команда положительно восприняла нововведение. Современный цифровой инструмент оказался удобнее и проще бумажного документооборота, что повысило общую удовлетворенность и лояльность.
Вывод
Внедрение КЭДО на базе существующего портала Битрикс24 позволило компании не просто решить локальные проблемы кадрового делопроизводства, а совершить качественный скачок в эффективности HR-процессов. Компания получила комплексный результат: радикальное ускорение найма, устранение юридических рисков, значительную экономию бюджета и повышение эффективности и лояльности как кадровой службы, так и всех сотрудников.
Мы в Соль реализовали уже более 600 проектов по внедрению и сопровождению Битрикс24. Если вы хотите перейти на КЭДО от Битрикс24 или просто хотите ознакомиться с возможностями сервиса - записывайтесь на бесплатную демонстрацию с нашими экспертами.
