Создаем структуру компании в Битрикс24

Структура компании влияет на работу многих разделов и модулей Битрикс24. Среди них:

• Живая лента (недавно переименованная в Новости) – сообщения можно адресовать не только всем сотрудникам или группам, но и структурным подразделениям. Это очень важная возможность, позволяющая донести информацию точечно до нужных сотрудников, избавив остальных от СПАМа
• Задачи. Права доступа к задачам разграничиваются в том числе с учётом положения сотрудника в структуре компании. Руководитель отдела может видеть задачи подчинённых, отличаются права по делегированию. Кроме того, с тех пор, как появилась возможность настраивать права доступа в задачах, эту настройку можно производить с привязкой к подразделениям
• Группы и проекты. Группы и проекты с динамическим составом (когда в состав приглашается не конкретные сотрудники, а подразделения) существенно упрощают администрирование портала. Например, приём на работу менеджера по продажам в отдел продаж может сопровождаться автоматическим добавлением сотрудника во все группы, в состав которых входит отдел продаж
• CRM. Настройка прав доступа чаще всего производится именно в соответствии со структурой компании.
• Рабочее время и рабочие отчёты. В соответствии с местом сотрудника структуре, ему применяются те или иные настройки рабочего дня и необходимости предоставления рабочих отчётов

И так далее…

Важность корректной настройки структуры понятна. Как же подойти к её настройке, чтобы фундамент был прочным?

Не бойтесь изменений в структуре. Это не штатное расписание, а возможность показать коллегам, как устроена компания, из каких направлений и подразделений она состоит, какие есть роли, и, как писали выше, настроить права доступа и адресное информирование. Поэтому совершенно нормально, если в Active Directory у вас одна структура, а 1C: Зарплата и управление персоналом – другая, а в Битрикс24 – третья. В каждом из этих продуктов структура решает свои задачи.

Как правило, в Битрикс24 настраивают структуру подразделений в соответствии с тем, какая управленческая структура принята в компании, кто кому подчиняется.

Сложность возникает с матричными структурами, но это совсем другая история. Просто нарисуйте иерархическую структуру нужной детализации и перенесите её в Битрикс24. А нужно будет что-то изменить – это будет не очень сложно.

Как же настраивается структура.

В облачном Битрикс24 сделать это может только администратор портала. В коробочном можно создать роль «Сотрудник отдела персонала» и дать ему такие права.

Заходим в раздел «Сотрудники» в левом меню и сразу попадаем в подраздел «Структура компании». В нём мы и будем выполнять все необходимые операции. По умолчанию, структура подразделений выглядит следующим образом:

Если при добавлении сотрудников на портал не указать, в какое именно подразделение они приглашаются, то попадут они в самое верхнее подразделение. Далее их можно простым перетаскиванием определить в нужное подразделение. Причём, если зажать на клавиатуре клавишу Shift, то одного и того же сотрудника можно «отправить» в несколько подразделений.

Если навести курсор на заголовок подразделения, то рядом с ним появятся кнопки управления, с помощью которых можно добавить новое подразделение, отредактировать или удалить выбранное:

При редактировании или создании нового подразделения у вас есть возможность менять его название, вышестоящее подразделение (место в структуре) и руководителя.

При необходимости изменить привязку подразделения со всеми сотрудниками целиком, его можно так же, как и отдельно взятого сотрудника, перенести в другой отдел перетаскиванием

Принадлежность же сотрудников к подразделениям задаётся либо их перетаскиванием, либо редактированием поля «Подразделение» в карточке сотрудника (конечно же, это связанны между собой операции, которые просто выполняются по-разному)

Если сотрудник входит в несколько подразделений одновременно, то они в карточке сотрудника будет перечислены через запятую.

Теперь настройка структуры компании в Битрикс24 не останется без вашего внимания и не вызовет сложностей!