Наш клиент – IT компания, разрабатывающая ПО для смартфонов. Компания имеет три офиса в России и обширный штат работников, которые распределены по всему миру. Компания на рынке работает семь лет, последние три из которых, работает в «частично распределенном» формате.
В начале 2020 года клиент своими силами внедрил коробочную версию Битрикс24, и планировал использовать его только для нужд менеджеров проекта и менеджеров по продажам.
В 2023 году компания обратилась в «Соль» в рамках услуги экспресс-аудит. Менеджмент понимал, что они не используют возможности портала Битрикс24 на полную мощность.
Мы провели аудит и подготовили план развития Битрикс24 для клиента. Кроме того, рассказали о возможностях масштабирования Битрикс24 на все бизнес-процессы.
Клиент заключил с «Солью» договор на услугу «Сопровождение» в рамках которого, решались все последующие задачи в Битрикс24.
У компании были следующие особенности:
- Сфера, в которой работает компания, полностью базируется на человеческих ресурсах, а именно на «умах и знаниях» разработчиков.
- Потеря разработчика означает не только поиск нового, но и риск потери ценной информации, срыв сроков сдачи проектов.
- Распределенный формат работы подразумевает проведение всех процедур найма и увольнения в онлайн формате.
В компании раньше был случай срыва срока проекта при увольнении разработчика. Данный факт менеджмент напрямую связывает с распределенным форматом работы.
«Увольняющийся работник работал в нескольких проектах одновременно, а после его увольнения руководители проектов все еще продолжали на него надеяться и ставить ему задачи по проекту. О его увольнении выяснили лишь тогда, когда проект вышел из запланированного графика. Только тогда на это обратили внимание».
Руководитель процесса приема-найма персонала.
Поэтому одними из первоочередных задач, которые менеджмент хотел решить с помощью CRM < и команды «Соли», стали:
- Автоматизация процесса увольнения в соответствии со статьями ТК РФ.
- Сохранение и передача увольняющимся сотрудником важной информации по проекту.
- Автоматизация уведомлений членов команды, в которой работает увольняющийся сотрудник, о кадровых изменениях.
Как было до автоматизации процесса в CRM.
В компании имелся регламент, который описывал процесс увольнения. В регламенте были прописаны роли всех его участников и расставлены сроки исполнения каждого этапа.
С регламентом сотрудник знакомился при найме на работу. И при его увольнении он получал его по почте для выполнения всех процедур. Однако, ознакомившись с регламентом однажды, как правило, работники редко прибегали к его использованию в дальнейшем. В итоге забывали выполнять некоторые задачи, либо нарушали их сроки. Конечно, к задаче всё равно приходилось возвращаться, когда становилось понятно, что про неё забыли.
Как мы решили задачу автоматизации в Битрикс24.
Изучив последнюю версию регламента компании, который касался бизнес-процесса «увольнение сотрудника», мы составили подробное ТЗ
В Битрикс24 Мы настроили процесс следующим образом: В полях формы запуска бизнес-процесса «Увольнение сотрудника» работник отдела кадров ответственный за процесс выбирает:
- ФИО сотрудника из выпадающего списка,
- дату увольнения,
- причину увольнения,
- проверяет список проектов, в которых участвует сотрудник,
- запускает бизнес-процесс в живой ленте портала.
В Битрикс24 задачи проставляются автоматически в нужное время, на нужную роль и согласно регламенту бизнес-процесса.
Например, бухгалтер рассчитывает заработную плату, а менеджер отдела кадров получает целый набор задач с чек-листами, отражающими порядок действий. Все руководители проектов, в которых сотрудник был задействован, получают уведомление об его увольнении. Руководители могут просмотреть список задач, которые на данный момент закреплены за ним. Это позволяет своевременно перенести задачи на его коллег без потери времени.
Когда все задачи по всем вовлеченным подразделениям выполнены, приходит финальное уведомление о том, что сотрудник уволен.
В результате работы нашей команды, компания получила автоматический бизнес-процесс в CRM Битрикс24 «Увольнение сотрудника» в котором были учтены все пожелания менеджмента и требования ТК РФ:
- Во все регламенты добавлена проверка на участие сотрудника в разных проектах.
- Автоматизировано уведомление ответственных по проектам (в которых участвовал увольняемый) о его уходе с выгрузкой его задач.
- Полностью исключили влияние человеческого фактора и ошибок, связанных с несоблюдением статей Трудового кодекса РФ.
- Упорядочены и оптимизированы действия всех подразделений компании. Нет необходимости изучать регламент каждый раз при увольнении..
- Есть время и возможность узнать реальную причину увольнения и попрощаться с сотрудником. >
