Эффективный способ напоминаний в Битрикс24:сообщения в групповой чат

Работа в команде, всегда ряд договорённостей, ведь от действий друг друга, зависит результат. 

Командная работа - Наше всё, и недавно для себя мы решали вот какую задачу: нашим сотрудникам отдела Поддержки и сервиса Битрикс24 необходимо вносить данные о трудозатратах. С понедельника по пятницу в 17:00 отправлять в заранее известный чат одно из пяти шаблонных сообщений-напоминаний.

Каким образом напомнить об этом на регулярной основе в Битрикс24?

1.    Поставить задачу

2.    Событие в календаре

3.    Создать бизнес-процесс

Почему не Задачи? Задачу нужно закрывать. Закроет кто-то один, а остальные пропустят. Это неудобно. Если ставить персонально, то это огромное количество задач, сотрудники будут лениться закрывать их или закроют невовремя, особенно если такая задача «прилетает» каждый день. Результата это не принесёт.

Событие в календаре? Сложно угодить всем участникам, ведь, далеко не факт, что именно в этот пул времени сотруднику будет удобно вносить трудозатраты.

Поскольку наше Сообщение носит лишь информационный характер- напоминает о том, чтобы коллеги не забыли вовремя сообщить данные. Поразмыслив, мы решили, не использовать частное уведомление (колокольчик), потому что уведомления копятся и могут быть прочитаны позже, а остановились на сообщениях в чат.

Опыт показывает, что сообщения в чате лучше всего прочитываются. Для этого мы организовали бизнес-процесс, который ежедневно будет отправлять напоминание от «живого» сотрудника в чат отдела.

Реализация идеи:

Создали два бизнес-процесса в «Новостях». Один из них – «вспомогательный», служит для того, чтобы перезапускать «основной», в котором уже непосредственно исполняется вся логика процесса. 

Рассмотрим подробнее оба. «Вспомогательный» бизнес-процесс состоит из двух действий и начинается с паузы «до следующего дня», а затем с помощью вебхука запускаем «основной» бизнес-процесс.

В «Основном» бизнес-процессе, используются две переменные:

Первым действием мы задаём значение обоих. Выбирая случайное сообщение из массива возможных и определяя порядковый номер текущего дня недели.

Затем ставим паузу до 17:00 текущего дня.

Далее при условии, что порядковый день недели от 1 до 5, а значит это будний день, движемся по левой ветке, где с помощью вебхука и метода im.message.add отправляем сообщение в чат:

Завершение «Основного» бизнес-процесса – это запуск «Вспомогательного».

В результате работы бизнес-процесса сотрудники получают напоминание в указанный чат в 17:00 с понедельника по пятницу

Вашим сотрудникам тоже может быть полезно такое решение? Обращайтесь – проконсультируем и поможем с реализацией.

Об авторе

Шум Иван

Основатель и генеральный директор в «Соль», эксперт по системному управлению и автоматизации бизнеса, партнёр 1С-Битрикс с 2007 года. С 2009 года реализовал более 500 проектов по внедрению и адаптации Битрикс24. Основатель и партнёр ещё трёх компаний в сферах IT, медиапродакшна и агропроектов. Автор популярного видеокурса по Битрикс24, ментор предпринимателей и активный участник бизнес-сообщества.