Последние годы на фоне пандемии геополитических изменений спрос на дистанционную работу вырос как в среде работников, так и в среде работодателей.
Для одних это стало вынужденной мерой, для других новым инструментом работы, для третьих способом снижения затрат на аренду офисов, для четвёртых путём для поиска кадров и работы за пределами своего города и даже страны, а для кого-то способом объединить все новые возможности для достижения новых высот.
Разумеется, потребности рынка не остались незамеченными и на государственном уровне, в результате чего, в трудовом законодательстве появились специальные правила, касающиеся заключения и исполнения трудовых договоров с дистанционными работниками.
Если до этих изменений речь шла только о надомном труде, который предполагал использование оборудования и материалов, предоставленных работодателем (фактически, речь шла о снабжении работника всем необходимым для выполнения трудовой функции, в рамках которой предполагалось изготовление каких-то материальных ценностей), то с принятыми изменениями в трудовом кодексе появилось в целом очень разумное и учитывающее потребности времени определение дистанционной работы, предполагающей не только ручной, но и интеллектуальный труд.
Можно и вовсе считать эти изменения шагом к избавлению трудового законодательства от социалистических принципов, заложенных туда ещё в советское время и зачастую расходящимися с современными реалиями, но давайте по порядку.
1. Понятие дистанционной работы
Так в соответствии ст.312.1 Трудового кодекса дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет", и сетей связи общего пользования.
То есть ключевым для дистанционной работы является:
- выполнение работы вне места нахождения работодателя и вне места, которое работодатель может контролировать
- использование для взаимодействия между работником и работодателем интернета и любых других сетей общего пользования (например, телефона, мессенджеров и даже смс).
Поскольку сторонам дистанционных трудовых отношений требуется значительная гибкость, законодатель также предусмотрел, что дистанционная работа может осуществляться:
- на постоянной основе (в течение всего срока действия трудового договора, который, важно отметить, по общему правилу – бессрочный),
- временно (на протяжении непрерывного срока не более 6 месяцев, либо периодически, если чередуются периоды работы дистанционно и на стационарном рабочем месте).
Очевидно, что при таком регулировании можно выработать подходящий сторонам режим взаимодействия – и с высокой долей вероятности, выбранный подход будет соответствовать закону и быть удобным для бизнеса.
2. Заключение договора с дистанционным работником
Между тем, введение положений о дистанционном труде не обошлось и без сложностей.
Стройная и гибкая система дистанционной работы получила родовую травму в одном из самых сложных мест – в порядке заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности (особенно актуально, если дистанционные работники относятся к определённым категориям или получают средства производства от работодателей) и ученических договоров, а также при внесении изменений в эти договоры и заключении дополнительных соглашений к ним.
Разумеется, сохранилась возможность направлять документы на бумажном носителе обычной почтой, но гибкость требует и скорости, что не всегда совместимо с работой обычных почтовых служб.
К сожалению, вместо обмена отсканированными экземплярами документов для ускорения процедуры законодатель в случае использования сетей электронной связи обязал заключать все указанные договоры с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателя и усиленной квалифицированной электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи работника.
Вопросы различия между видами электронных подписей и порядка их использования, в том числе в рамках документооборота в бизнесе, требуют отдельного внимания – и этому стоит посвятить отдельную статью, но пару моментов подсветим прямо сейчас.
С развитием систем электронного документооборота многие работодатели обзавелись электронными подписями – они используются и для сдачи отчётности в налоговые органы, и для обмена документами с контрагентами. Но тут нужно понимать, что усиленная квалифицированная электронная подпись — это цифровой аналог собственноручной подписи, документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, в силу закона имеют равнозначную ценность, при этом единственное реально важное юридическое отличие квалифицированных и неквалифицированных подписей от так называемых «простых» электронных подписей лишь в том, что такие подписи позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Странно полагать, что с бурным развитием практики судов (которые вопреки мнению обывателей уже давно научились принимать электронные документы в качестве доказательств, использовать нотариальные протоколы осмотров сайтов и почтовых ящиков в подтверждение позиции оппонентов) кто-либо отважится вносить изменения в электронный файл после его направления. Причём речь идёт о внесении изменений в процессе пересылки, но уже после отправки электронного документа… Возможно и есть странные хакеры, которые специализируются на изменении содержания электронных документов, относящихся к работе, но законодатель, видимо счёл, что именно такое усложнение в попытке облегчить процесс будет выступать гарантией для обеих сторон трудовых отношений.
Помощь рынку пришла откуда не ждали: уже с сентября 2022 года анонсирована возможность подписания трудового договора с использованием портала Госуслуг (сервисы портала предполагают использование как раз усиленных квалифицированных электронных подписей), что, конечно, несмотря на нормативное регулирование, превращает, по счастью, процедуру дистанционного подписания трудового договора в довольно удобный процесс. Работодатель размещает трудовой договор в системе «Работа в России», а работник подписывает его, получая свой электронный экземпляр в личном кабинете.
Порядок взаимодействия работодателя и работника, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и требует использования хотя бы простой электронной подписи, что, как мы понимаем, исключает необходимость обращаться к порталу Госуслуг для организации всей остальной работы и вновь относит всё регулирование на уровень работник-работодатель.
Кстати, для организации такого документооборота с сотрудниками при правильном подходе можно использовать и корпоративные порталы (например, Битрикс24), и сервисы в духе электронных канбан-досок.
3. Время труда и отдыха дистанционного работника, охрана труда
Тут по умолчанию действует любопытное правило: режим рабочего времени дистанционного работника устанавливается таким работником по своему усмотрению, если только иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору.
То есть режим рабочего времени стоит определять так, как это необходимо работодателю – иначе «хозяином положения» становится и без того дистанционный работник.
К слову сказать, указанными документами могут определяться условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе (за исключением ряда исключительных случаев, Трудовым кодексом) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.
Получается, что внимание к деталям в трудовом договоре и в локальных актах становится залогом успеха работодателя, средством управления процессами, поэтому вряд ли для нужд работодателя подойдёт скаченный из интернета невнятный шаблон или трудовой договор с дистанционным работником, полученный от друзей. Потребности любого работодателя строго индивидуальны, а условия трудового договора должны соответствовать таким потребностям.
Требования, связанные с охраной труда дистанционного работника, значительно сокращены по сравнению с требованиями к охране труда обычных работников, работающих по месту нахождения работодателя.
Так к обязанностям работодателей отнесены:
- расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, учет и рассмотрение причин и обстоятельств событий, приведших к возникновению микроповреждений (микротравм);
- выполнение предписаний должностных лиц Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов профсоюзного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, в установленные сроки, принятие мер по результатам их рассмотрения;
- санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение работников в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
4. Зарплата и иные затраты на организацию работы дистанционных сотрудников
Что же касается заработной платы, то стоит сразу отметить, что сэкономить на зарплате в отличие от аренды офиса под организацию рабочих мест - не получится. Закон прямо говорит о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы – даже если до перевода на дистанционную работу работник присутствовал в офисе. Налоги и взносы с такой заработной платы платятся, как и с заработной платы обычных работников.
Как было указано в самом начале, труд дистанционного работника отличается от труда надомных работников, но, между тем, по общему правилу работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Довольно логично, чтобы работодатель, заинтересованный в труде дистанционного работника, предоставлял ему всё необходимое для работы, в том числе, и доступы в специальные рабочие среды, например, к корпоративному порталу, CRM-системе, или другим системам учёта и взаимодействия, принятым у работодателя.
Между тем с согласия или ведома работодателя и именно в интересах своего работодателя дистанционный работник вправе использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. Такая возможность создаёт для работодателя множество рисков, связанных с отслеживанием и установлением момента перехода прав на создаваемые результаты интеллектуальной деятельности, с фиксацией рабочего времени, которое было использовано дистанционным работником и так далее.
Но если работник может использовать принадлежащие ему средства производства, то при этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих работнику или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием.
Как и в вышеописанных случаях порядок, сроки и размеры компенсации определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Безусловной ошибкой будет включить сумму такой компенсации в размер заработной платы, поскольку правовая природа этих выплат различна – это значит, что в соглашении или локальном акте должны быть отдельно указаны сумма заработной платы и сумма компенсации или порядок её определения.
5. Дополнительные гарантии работодателя
Трудовой кодекс содержит не так уж много оснований для прекращения трудового договора по инициативе работодателя, но поскольку дистанционная работа в силу своей специфики не позволяет работодателю контролировать работника постоянно, а исполнение трудовой функции является гарантом сохранения трудовых отношений, предполагается, что работник должен быть на связи с работодателем, должен реагировать на запросы и пр. Так что помимо обычных оснований, трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут по инициативе работодателя, если утерян контакт с работником.
Что именно предписано Трудовым кодексом?
Закон прямо говорит о том, что трудовой договор может быть расторгнут в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя.
Более длительный (но не менее короткий) срок может быть установлен трудовым договором, коллективным договором, локальным актом работодателя или дополнительным соглашением к трудовому договору.
В условиях, когда правила взаимодействия работников с работодателем являются частью принятых бизнес-процессов, например, если работник должен пользоваться корпоративным порталом, соблюдать сроки выполнения задач и в соответствующем акте или трудовом договоре, или, например, должностной инструкции, указано, что необходимые действия (например, принятие задачи в работу, направление комментария, выполнение задачи и отчёт) должны выполняться в определённые сроки, то сотрудник, осуществляющий работу дистанционно, может быть уволен именно по этому основанию. Разумеется, создание возможности для работодателя увольнять сотрудников по такому основанию требует детальной проработки локальных документов и трудового договора.
_______________________
Дистанционная работа – удобный и современный способ взаимодействия работодателя и работника, но, как и любой инструмент он требует настройки под конкретные нужды бизнеса, под внутренние бизнес-процессы, зато после проведения организационных мероприятий, связанных с налаживанием этой системы, бизнес сможет использовать все возможности дистанционной работы, извлекая выгоды и давая новое топливо своему бизнесу.
