Если задача формулируется как «на стадии X сделать Y», обычно достаточно робота. Для согласований с ветвлениями и возвратами нужен бизнес-процесс. Новую сущность со своей карточкой и стадиями удобнее вести в смарт-процессе. RPA подходит для внутренних последовательных процедур вне CRM, хотя специалисты Соль чаще выбирают смарт-процесс: его проще связать с CRM и другими инструментами портала.
Выбор начинается не со списка функций Битрикс24, а с описания объекта и маршрута. Нужно понять, что движется по процессу, где он стартует, кто участвует, какие условия меняют путь и чем подтверждается результат. Эта статья даёт рабочую схему выбора и показывает, когда штатных средств уже мало.
Короткий алгоритм выбора
Сначала ответьте на четыре вопроса. Их хватает, чтобы отсеять большинство неподходящих вариантов.
- Есть готовый объект в CRM, задачах или другом разделе Битрикс24, а действие запускается событием или стадией? Начните с робота.
- Нужен маршрут с несколькими участниками, согласованиями, ветками, циклами или возвратом на доработку? Рассмотрите бизнес-процесс.
- Нужно завести отдельный тип записей со своими полями, карточкой, правами и стадиями? Создайте смарт-процесс.
- Нужен последовательный внутренний процесс вне CRM, который удобно собрать по стадиям? Сравните RPA и смарт-процесс, затем проверьте ограничения тарифа и связи с другими сущностями.
После этого проверьте два ограничения: можно ли описать решение точными правилами и есть ли в Битрикс24 нужные действия. Если хотя бы один ответ отрицательный, выбор между четырьмя штатными инструментами задачу не закроет целиком.
Как описать задачу до выбора инструмента
Полезное описание занимает одну-две страницы и начинается с конкретного объекта. Не «автоматизировать договоры», а «провести карточку договора от заявки менеджера до подписанного файла и передачи в бухгалтерию». Затем укажите событие старта, обязательный результат и владельца процесса. Владелец отвечает на вопросы по правилам и принимает настройку на тестовых данных.
Маршрут лучше записать по шагам. Для каждого шага нужны исполнитель, входные данные, решение и следующий переход. Если есть согласование, зафиксируйте возможные ответы: согласовать, отклонить, вернуть на доработку. Отдельно опишите исключения: отпуск согласующего, отсутствие документа, превышение суммы, ошибка интеграции. Так становится видно, где хватит одного действия, а где появляется настоящий маршрут.
К описанию приложите реальный пример карточки или документа без лишних персональных данных. Для интеграции перечислите системы и поля, которые должны передаваться. Для уже работающего портала укажите, нужно ли переносить текущие сделки и как поступать с элементами, которые находятся в середине процесса. Эти детали влияют и на выбор инструмента, и на оценку часов.
Робот
Робот выполняет действие, когда элемент попадает на нужную стадию или наступает другое заданное событие. Он может создать задачу, отправить письмо или уведомление, изменить поле, передать данные дальше по сценарию. По документации Битрикс24 роботы работают в CRM, задачах, цифровых рабочих местах и ряде других разделов; набор действий зависит от места и тарифа.
Робот хорош там, где правило короткое и привязано к уже существующему объекту. Если для одного результата приходится строить длинную цепочку роботов с множеством условий, сопровождать её становится трудно. Тогда нужно сравнить этот вариант с бизнес-процессом.
Бизнес-процесс
Бизнес-процесс проводит документ или другой объект по маршруту. В нём можно назначать задания разным участникам, строить ветвления, ждать события, возвращать материал на доработку и учитывать структуру компании. Такой механизм нужен, когда результат зависит от нескольких решений, а путь заранее допускает разные варианты.
"Бизнес-процесс выбираем и тогда, когда задачу можно собрать роботами: им гибче управлять и проще поддерживать."
Александр Котельников, Заместитель руководителя отдела сопровождения в Соль.
Смарт-процесс
Смарт-процесс создаёт в Битрикс24 новый тип записей. У него есть собственные поля, карточка, стадии, права доступа, представления списка и канбана. К записи можно подключать роботов и связывать её с CRM, задачами и другими сущностями.
Так ведут рекламации, договоры, заявки на закупку, проекты подрядчиков и другие объекты, которым тесно внутри сделки или задачи. Признак выбора здесь не сложность маршрута, а потребность в отдельной сущности. После создания сущности её движение можно автоматизировать роботами или, при доступности на тарифе, бизнес-процессом.
RPA
В Битрикс24 RPA — отдельный инструмент для рутинных внутренних процессов. Процесс делится на стадии, а сотрудникам можно назначать задания. Официальная документация отдельно уточняет: RPA не работает с CRM; для лидов и сделок используются роботы или бизнес-процессы. Количество RPA-процессов зависит от тарифа.
«RPA — оба специалиста RPA не выбирают: после появления смарт-процессов в нём нет смысла, смарт-процесс гибче и умеет больше».
Александр Котельников, Заместитель руководителя отдела сопровождения в Соль.
Это практическая позиция специалистов Соль. Сам инструмент RPA существует и остаётся доступным в продукте.
| Инструмент | Когда выбирать | Что проверить | Пример |
|---|---|---|---|
| Робот | Одно или несколько действий по событию или стадии | Есть ли нужное действие; не разрастаётся ли цепочка условий | На стадии «Счёт отправлен» поставить задачу менеджеру через два дня |
| Бизнес-процесс | Согласования, ветвления, циклы, возвраты, несколько участников | Тариф; роли; замещения; правила завершения и возврата | Согласование договора юристом, руководителем и директором |
| Смарт-процесс | Нужна новая сущность со своей карточкой и стадиями | Поля; права; связи; границы жизненного цикла | Рекламация или проект подрядчика |
| RPA | Последовательная внутренняя процедура вне CRM | Связи с другими данными; лимит процессов; преимущество перед смарт-процессом | Внутренняя заявка, проходящая несколько стадий обработки |
Матрица задача инструмент
Таблица даёт стартовую гипотезу. Окончательный выбор зависит от деталей маршрута, тарифа и требуемых интеграций.
| Задача | Базовый выбор |
|---|---|
| Поставить задачу после перехода сделки на стадию | Робот |
| Напомнить менеджеру, если клиент не ответил | Робот |
| Согласовать договор и вернуть его автору при замечаниях | Бизнес-процесс |
| Согласовать счёт и передать данные в БИТ.Финанс | Бизнес-процесс + интеграция |
| Вести рекламации отдельно от сделок | Смарт-процесс |
| Контролировать проекты подрядчиков | Смарт-процесс |
| Создавать повторные обращения по расписанию | Смарт-процесс или робот |
| Провести внутреннюю заявку по стадиям вне CRM | RPA или смарт-процесс |
| Разобрать свободный текст обращения по смыслу | Нейросеть + штатный маршрут |
| Выполнить действие, которого нет в Битрикс24 | Приложение или код |
Где чаще всего ошибаются при самостоятельной настройке
Первая ошибка появляется ещё до настройки: процесс не описывают. В результате в карточке возникают лишние поля, у стадий нет понятного смысла, а разные сотрудники по-разному понимают момент завершения. Сначала зафиксируйте начало и конец процесса, участников, условия, документы и ответственного за приёмку.
Вторая ошибка — усложнение. Две понятные реакции на смену стадии превращаются в маршрут с несколькими ветками, хотя бизнес-условие остаётся простым. Здесь полезно вернуться к исходному вопросу: какое конкретное действие должно произойти и по какому событию.
Третья ошибка — функция выбрана по знакомому названию, а не по назначению. Например, отдельную сущность пытаются имитировать множеством полей сделки, а сложное согласование распределяют по десяткам роботов. Наконец, в старых порталах могут оставаться устаревшие действия. Перед доработкой стоит проверить актуальную документацию и доступные настройки в текущем интерфейсе.
Когда штатной автоматизации уже мало
Штатный инструмент подходит, если правила известны заранее, их можно записать однозначно и в Битрикс24 есть нужные действия. В такой схеме сотрудник или событие запускает маршрут, а система выполняет заранее определённые шаги.
Приложение или собственный код нужны, когда штатного действия нет, требуется нестандартный обмен с другой системой либо цепочка обходных настроек получается дороже в сопровождении, чем небольшая разработка. Для интеграции важно заранее определить направление обмена, состав данных, частоту, обработку ошибок и владельца второй системы. Подробнее о таком контуре Соль рассказывает на странице доработки Битрикс24.
Нейросеть уместна, когда нужно понять смысл письма, разговора или свободного текста: классифицировать обращение, извлечь факты, подготовить черновик ответа. После такого шага результат лучше передавать в обычный управляемый маршрут. Для задач этого типа у Соль есть отдельное направление Вайбкод в Битрикс24.
На каких тарифах Битрикс24 доступны инструменты автоматизации
На 20 октября 2026 года бизнес-процессы в облачном Битрикс24 доступны на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». При переходе на тариф без этой функции запущенные бизнес-процессы останавливаются, а новые запустить нельзя.
В актуальной таблице тарифов Битрикс24 лимит RPA-процессов указан так:
Набор роботов, смарт-процессов, цифровых рабочих мест и доступных действий также зависит от плана. Поэтому проверять нужно не название функции вообще, а конкретное действие, число сущностей и ограничения текущего портала.
Сводную логику выбора плана можно посмотреть в статье сравнение тарифов Битрикс24. Перед оплатой тариф всё равно стоит сверить с официальной таблицей: состав планов меняется.
Как проходит настройка в сопровождении
Клиент передаёт запрос в рабочем чате или на встрече. Руководитель проекта уточняет участников, начало и конец процесса. Если готового описания нет, команда составляет его вместе с клиентом на созвоне. После этого Соль оценивает задачу вилкой часов и сроком, а клиент согласует работу в рамках пакета сопровождения.
Специалист выбирает инструмент, настраивает маршрут и сначала проверяет его внутри команды. Затем ответственный со стороны клиента проходит процесс на тестовых данных. После приёмки настройку включают в работу, передают короткую инструкцию и при необходимости проводят обучение.
Для оценки понадобятся владелец процесса со стороны клиента, описание или время на совместный разбор, примеры документов, список участников и роли, а также административный доступ. Если есть интеграция, нужен доступ ко второй системе. Срок и трудозатраты зависят от ветвлений, параллельных согласований, замещений, документов, переноса данных и запуска на уже идущих сделках.
Александр Котельников отмечает: «Интеграции с другими системами (1С, БИТ.Финанс, сайт, почта) — обычно самая дорогая часть».
Если процесс уже описан и нужно определить подходящий инструмент, отправьте схему и один реальный пример в Соль через сопровождение Битрикс24. Команда проверит маршрут, тариф и границы штатной настройки перед оценкой.
Частые вопросы
Можно ли заменить бизнес-процесс цепочкой роботов?
Иногда да. Александр Котельников формулирует критерий так: «Бизнес-процесс выбираем и тогда, когда задачу можно собрать роботами: им гибче управлять и проще поддерживать». Для согласований, ветвлений, циклов и возвратов это аргумент в пользу единого бизнес-процесса.
Чем смарт-процесс отличается от бизнес-процесса?
Смарт-процесс создаёт новый тип записей со своими полями, карточкой и стадиями. Бизнес-процесс задаёт маршрут обработки объекта. Эти инструменты можно сочетать: создать сущность в смарт-процессе и автоматизировать её движение.
RPA в Битрикс24 больше не используется?
RPA есть в Битрикс24 и подходит для последовательных внутренних процедур вне CRM. Александр Котельников описывает выбор команды так: «RPA — оба специалиста RPA не выбирают: после появления смарт-процессов в нём нет смысла, смарт-процесс гибче и умеет больше». Это практическая позиция Соль, а не отсутствие RPA в продукте.
На каком тарифе доступны бизнес-процессы?
На 20 октября 2026 года бизнес-процессы доступны на облачных тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз». Перед запуском нужно проверить официальную таблицу тарифов и набор конкретных действий.
Когда нужен код, а когда нейросеть?
Код или приложение нужны, когда в штатных инструментах нет действия, интеграции или подходящего способа обработки данных. Нейросеть добавляют, когда система должна понять смысл текста, речи или разговора, после чего результат передают в управляемый маршрут.
Что выбрать в итоге
Робот закрывает действие по событию. Бизнес-процесс управляет сложным маршрутом. Смарт-процесс создаёт отдельную сущность. RPA проводит внутреннюю процедуру по стадиям вне CRM. Если задачу нельзя задать точными правилами или не хватает штатного действия, к схеме добавляют код, приложение или нейросеть.
Чтобы не собирать маршрут методом проб, передайте Соль описание процесса и примеры документов. В рамках сопровождения Битрикс24 специалисты предложат инструмент, оценят настройку вилкой часов и проведут тест вместе с ответственным со стороны клиента.
