В «Соль» в конце 2022 года обратилась компания, которая занимается производством электромобилей с 2021 года.
В компании была внедрена облачная версия Битрикс24. В «Соль» клиент обратился, когда менеджмент понял, что своими силами внедрить необходимые для бизнеса доработки не получается. Мы заключили договор на пакет «Сопровождения» 40 часов.В рамках работы по пакету «Сопровождение» мы провели установочную встречу с клиентом и выяснили, что на данный момент компанию волнуют проблемы, которые возникают в процессе согласования договоров:
-
Отсутствие единого и понятного каждому сотруднику алгоритма согласования договора. Все проводится вручную и каждый раз по новому маршруту.
-
Беспорядочное хранение согласованных договоров и листов согласования.
-
Комментарии согласующих хаотичны и могут противоречить друг другу, так как согласующие не видят историю согласования.
-
Длительный процесс согласования договора, который может затянуться на любом этапе.
-
«Зависание« договора на отсутствующих сотрудниках на длительное время.
В ходе двустороннего обсуждения процесса, мы совместно с клиентом подготовили ТЗ на создание бизнес-процесса «Согласование договоров» в Битрикс24.
- Все необходимые стартовые данные (контрагент, сумма, согласующие лица и т.д.) должны добавляться на одной странице.
- После запуска в работу договор должен уходить параллельно на всех согласующих лиц. Решение и комментарии каждого согласующего должны фиксироваться в карточке и быть видны всем.
- Договор не должен уходить отсутствующему на рабочем месте сотруднику. А в случае его отсутствия, договор должен «падать» на его заместителя.
- Документ для согласования должен редактироваться средствами редактора Битрикс24.Docs
- При отправке договора на «повторный круг», задание на согласование должно появляться только у тех согласующих лиц, которые ранее договор отклонили.
- При полном согласовании, должен автоматически формироваться лист согласования. В листе согласования должна отражаться вся необходимая информация о ходе согласования.
- Итоговый, согласованный документ и лист согласования должен быть доступен для скачивания в отдельной папке, название которой должно соответствовать номеру договора.
Как мы решили задачу:
Мы продемонстрировали заказчику различные инструменты для реализации задачи. Клиент выбрал инструмент Бизнес-процессы в Битрикс24.
В главное меню портала мы добавили ссылки для запуска нового согласования и просмотра списка согласований, с которым можно удобно работать по фильтру.
Процесс запуска договора на согласование выглядит следующим образом:
1. В главном меню нужно выбрать пункт «Согласовать договор».2. В открывшемся окне «Карточка согласования» заполнить все необходимые стартовые данные:
Если кликнуть на карточку выбранного сотрудника, можно проверить, есть ли у него оформленное отсутствие на ближайшие дни.
Проверка отсутствия сотрудника на рабочем месте.
После выполнения инициатором договора всех действий, запускается процесс согласования договора, который состоит из следующих этапов:
1. Проверка доступности согласующих лиц (если в графике отсутствий у сотрудника нет оформленного отсутствия).
2. Одновременная постановка заданий на согласование договора для всех согласующих лиц.
3. Обработка решения каждого согласующего лица (согласование, отклонение, фиксация комментариев).
4. Уведомление инициатора о каждом этапе согласования.
Подробное описание каждого этапа мы раскрыли в текстовых и видео-инструкциях, которые подготовили для сотрудников клиента.
Компания получила рабочий бизнес-процесс «Согласовать договора», логика которого проста и понятна. Все требования, которые были озвучены заказчиком мы учли в бизнес-процессе. Стадии согласования договора, его номер и т.д. теперь можно отслеживать с помощью различных фильтров.
Компания-заказчик продлила договор по услуге «Сопровождение» еще на 40 часов, и скоро мы расскажем вам о новом решении, которое мы для нее подготовили.
