В нашу техническую поддержку постучался клиент с задачей доработать часто возникающий рабочий момент.
При выполнении заявок от клиентов, случается так, что требуемых позиций в заказе нет в наличии или их необходимо заказывать у поставщика.
Например, заказ клиента включает позиции, которые в принципе отсутствуют на складе (полюбившейся товар, который пользуется спросом и доверием), или заказ включает обменные позиции по рекламации клиента.
События могут разворачиваться в двух направлениях: в случае с рекламацией - считается, что деньги от клиента уже получены. В этом случае сотрудниками в 1С создается отдельный документ, который называется Заказ поставщику.
И второй вариант: Заказ поставщику по заказным позициям клиента, отсутствующим по определенным причинам. Здесь важным является контроль оплаты по заказу, чтобы заказ не потерялся и вовремя был затребован у поставщика.
В этом случае процесс идет в несколько этапов (задач):
Указывается информация о стоимости и дате поставки, которую предоставляет поставщик. Компания исполнитель уточняет у поставщика информацию, запускается бизнес-процесс по Заказу поставщика.
Благодаря интеграции в режиме реального времени по сделкам с 1С, если какой-то заказ оформляется в 1С клиента, то в Битриксе он появляется как Сделка.
Прописывается информация о заказе клиента из 1С, это фактически привязка к уже существующей сделке.
В форме запуска бизнес-процесса есть возможность выбрать Заказ 1С (фактически выбрав сделку) и указать дополнительные данные.
Запускаем. Процесс запрашивает у сотрудника информацию о том какую цену и срок поставки по данному товару предлагает поставщик.
Необходимо по данному заказу связаться с поставщиком, выяснить возможно ли произвести данный товар в требуемые сроки и выяснить его стоимость.
Эта информация предоставляется в рамках процесса и сразу после этого ставится задача на ответственного сотрудника о необходимости проинформировать заказчика, выставить ему счет и получить предоплату по заказу.
Выставляется счет, производится контроль оплаты.
После поступления денег - задача закрывается, а процесс ждет перевода Сделки в стадию «Ожидается обеспечение». Что соответствует этапу в 1С у заказа, когда не все позиции есть в наличии, но оплата по заказу уже поступила.
Соответственно, когда сделка в Битриксе переходит на этот статус, ставится задача «Получить счет поставщика», то есть обратится к поставщику и получить счет на оплату.
Деньги от клиента получены, статус заказа в 1С сменился, теперь мы должны заказать этот товар у поставщика.
После того как счет от поставщика получен и приложен к комментарию, задача также закрывается и ставится следующая задача оформить в 1С счет для поставщика по определенному заказу.
Создается отдельный документ в 1С. Счет уходит в оплату бухгалтерии и после получения оплаты поставщик производит поставку. А наш клиент получает долгожданный для клиента товар.
Чем процесс оказался полезен?
Проинформировал всех участников о том, что необходимо соблюдать определенную последовательность действий и внесения информации, чтобы избежать человеческого фактора. Ведь ранее страдала точность и скорость передачи информации между отделами, как следствие конечный заказчик мог отказываться от заказа, если вовремя не был проинформирован.
Ваши менеджеры тоже сталкиваются с такими проблемами?
Тогда настройка бизнес-процесса может быть полезна и вам. Обращайтесь – проконсультируем и поможем с реализацией.
Приглашаем ваc на экскурсию по идеально настроенной CRM-системе Битрикс24.
Вы увидите, как работают все самые необходимые ее функции для отдела продаж, и не только! Разберётесь, как можно настроить и автоматизировать другие бизнес-процессы на своем портале.
