Аудит Битрикс24 при смене подрядчика: этапы и почему необходимо

Как выбрать подрядчика по Битрикс24

При смене подрядчика может быть непонятно, где искать новых специалистов, как проверять их опыт и как заключать договор. Предлагаем инструкцию с советами, которые уберегут вас от ошибок при выборе интегратора. 

Шаг 1. Найдите кандидатов

Есть два варианта. Первый — когда вы знаете компании, которые пользуются CRM-системой и довольны подрядчиками. Вы можете попросить контакты специалистов у них. Второй — когда таких связей нет. В этом случае ориентируйтесь на список партнеров Битрикс24. Это перечень интеграторов, которых рекомендует сам вендор. 

У партнеров в списке рекомендованных вендоров разные статусы. У «Соли» самый высокий — золотой

Не стоит заключать договор с первой же компанией, которую вы увидели в списке Битрикс24. Вендор выбирает партнеров только по доступным данным, например по объему продаж. Внушительные цифры не всегда говорят о компетентности, поэтому перед заключением договора важно изучить кандидата и его кейсы.

Шаг 2. Обсудите детали работы

Проверьте, совпадают ли ваши ожидания по бюджету и срокам с предложением подрядчика. Обговорите формат сотрудничества — с оплатой за проект или за время работы. Также обратите внимание, насколько вам комфортно вести переговоры с кандидатом.

Шаг 3. Проверьте подрядчика

Полностью оценить подрядчика получится только после начала сотрудничества, но можно максимально обезопасить себя от неподходящего кандидата — если заранее проверить его знания, рабочую нагрузку и документы. Вот на какие темы стоит поговорить с интегратором.

Сертификаты. В первую очередь следует узнать, есть ли у кандидата подтвержденная сертификация от Битрикс24. Затем — спросить про обучение сотрудников. Битрикс24 проводит курсы и выдает выпускникам сертификаты с уникальным кодом. Этот документ подтверждает, что специалист разбирается в системе и имеет право заниматься ее доработкой.

У наших специалистов уже более 117 сертификатов от Битрикс24, и это значение постоянно растет

Загруженность. Поинтересуйтесь, как в компании распределяют количество задач между сотрудниками. Кандидат должен назвать четкие критерии. Например, мы в «Соли» измеряем объем трудозатрат команды: комфортный уровень — это три-четыре крупных или восемь небольших проектов на руководителя.

Риски. Спросите, какие потенциальные проблемы подрядчик видит на вашем проекте. Опытный кандидат сможет заранее подсветить явные риски. Например, когда заказчик переходит с редакции 1С, где уже запущен один проект, и параллельно хочет запустить работу по CRM-системе. В этом случае есть вероятность, что у его компании просто не хватит ресурсов, чтобы управлять двумя направлениями одновременно.

Договор. Просмотрите документ и проверьте юридические формулировки. Убедитесь, что вас устраивают все пункты. Уточните, сколько бумаг вам нужно будет подписать в дальнейшем. Некоторые компании предлагают заключать дополнительные договоры на каждом мелком этапе — это необязательно и может тормозить процесс.

Зачем нужен аудит при смене подрядчика

При смене врача новый специалист обычно не просто изучает медицинскую карточку пациента, но и назначает ему обследования. Это нужно, чтобы понять текущее состояние и выписать подходящее лечение. При смене подрядчика подобным обследованием является аудит Битрикс24. Объясняем, почему это важно и для интегратора, и для заказчика.

Зачем аудит подрядчику. Одна и та же доработка на чистом портале и в системе, которую активно трансформировали, займет разное время и может привести к разным результатам. В процессе аудита подрядчик знакомится с вашим Битрикс24: определяет, какие изменения вносил прошлый специалист и как они повлияли на систему. Это помогает понять, как работать с порталом в настоящем и как его можно улучшить. 

Зачем аудит заказчику. Это возможность сэкономить время и деньги, увидеть полную картину по работе Битрикс24 и сделать бизнес эффективнее. В результате услуги вы получите: 

• Четкие ориентиры по цене и срокам. Без предварительного анализа системы назвать точные цифры невозможно. Аудит позволяет заранее оценить условия сотрудничества, чтобы договор с подрядчиком стал взвешенным решением.

• Срез по текущей работе портала. Если у заказчика нет полной технической документации, то аудит — это возможность увидеть и зафиксировать на бумаге актуальные данные системы.

• Рекомендации по улучшению Битрикс24. Во время аудита подрядчик оценит портал и подскажет, что можно исправить, обновить и улучшить. 

• Проверка техники в коробочных решениях. Аудит — это контроль всех настроек и производительности системы. Специалисты устранят недочеты в технической части, что ускорит работу портала и компании в целом.

Аудит облачного решения в «Соли» занимает две недели, коробочного решения — три. Всё проходит дистанционно: сначала наши специалисты с вами созваниваются, после обсуждения проекта — запрашивают доступ к порталу и серверу. Затем мы проводим сам аудит, вот какие пункты входят в чек-лист:

• Соответствие заявленных функций реальным. Мы изучаем доступную техническую документацию и сравниваем с текущим функционалом портала.

• Корректность действующих настроек. Оцениваем, как они работают. Например, настройки автоматизации могут тормозить систему из-за слишком большого количества параллельных процессов. 

• Проверка безопасности. Ищем погрешности в защите. Иногда у уволенных сотрудников сохраняется доступ к данным компании, а в системе после доработок остаются служебные скрипты, через которые ее можно взломать. 

• Проверка интеграций. CRM-система может быть связана с мессенджерами, телефонами, учетными системами и документооборотом. Сбой в таких интеграциях приводит, например, к расхождению по числу заявок и сделок.

• Аудит использования инструментов. Анализируем, какие функции Битрикс24 в компании востребованы, а какие нет. Например, сотрудники не всегда используют «Базу знаний» и планы развития, хотя эти инструменты помогают автоматизировать и ускорить процесс адаптации новичков.

В «Базе знаний» новички смогут найти ответ на любой вопрос про CRM-систему или работу с клиентами

Если у вас коробочное решение, мы проводим расширенный аудит, куда также входят:

• Проверка производительности. Мы оцениваем, соответствует ли сервис требованиям, которые предъявляет Битрикс24. Например, анализируем скорость работы жестких дисков. При проблемах в этой части даже файлы в системе загружаются медленно.
• Поиск ошибок в работе портала. Смотрим, как открываются и обновляются разделы. Проверяем процессы на уровне ядра — ошибки могут привести, например, к перебоям с уведомлениями и отправкой почты.
  
• Аудит установленных модулей и приложений. Контролируем, какие программы есть и как они работают. Например, как проходит обмен данными в модуле для синхронизации Битрикс24 и базы 1С.
  
• Проверка бекапов. Мониторим, как работает резервное копирование, которое отвечает за восстановление данных в случае сбоя системы.

Что вы получите после аудита

Например, если мы заметим, что ваши сотрудники игнорируют «Базу знаний», то поможем обратить внимание команды на этот функционал. Поделимся видео, где покажем, как им пользоваться. Приведем примеры, как с помощью «Базы знаний» развить план адаптации сотрудников. 
Список рекомендаций с планом реализации. Дадим подробные советы, что и как нужно внедрить, чтобы улучшить систему. Распишем референс процесса по каждому этапу.

Список рекомендаций с планом реализации. Дадим подробные советы, что и как нужно внедрить, чтобы улучшить систему. Распишем референс процесса по каждому этапу.

План развития портала Битрикс24 со сроками и бюджетом. Сделаем подробную карту, где поэтапно расскажем, как будем работать с вашим порталом, сколько на это понадобится времени и средств.

Аудит — это способ облегчить и обезопасить процесс смены подрядчика. В результате услуги вы оцените подход интегратора к работе и узнаете прогнозы по срокам и стоимости сотрудничества. Также дополнительно проверите состояние портала и получите рекомендации, как повысить эффективность CRM Битрикс24 в вашей компании.