Часто в компаниях сотрудникам выдаются товарно-материальные ценности (ТМЦ), необходимые для работы - это ноутбуки, мобильные телефоны, планшеты, проекторы и пр. Важно вести учет кому, что и когда выдано.
И не так давно клиент обратился с вопросом о грамотной организации учета ТМЦ, в том числе автоматизации этого
процесса.
С радостью делимся решением этой задачи!
Первоначально процесс учета ТМЦ у клиента выглядел следующим образом: сотрудники подавали бумажные заявления руководителю для получения необходимых ТМЦ, а руководитель вел учет выдачи в таблице Excel.
Что было реализовано?
Сначала автоматизирован процесс работы с ТМЦ в Битрикс24, далее настроена интеграция между 1С:Бухгалтерия и Битрикс24, в конце совместили автоматизацию и интеграцию.
Теперь клиент ведет учет ТМЦ в 1С:Бухгалтерия, откуда в Битрикс24 происходит регулярная выгрузка информации о выданных ТМЦ с привязкой к сотруднику. У каждого сотрудника в карточке на Корпоративном портале Битрикс24 добавлен раздел, в котором отображаются полученные ТМЦ. Сотрудник видит только те ТМЦ, которые получил сам. Соответственно руководитель отдела - по подчиненным, для него также доступна информация о выданных подчиненным ТМЦ в табличной форме.
Автоматизированный бизнес-процесс подачи заявки на выдачу ТМЦ включает в себя согласование выдачи, заказ недостающих
ТМЦ, передачу информации в бухгалтерию, создание документа "Заявка на выдачу ТМЦ", в котором сотрудник расписывается
при получении ТМЦ.
В результате учет ТМЦ структурирован, выдача ТМЦ приведена в юридическое поле, а сотрудники проинформированы о закрепленных за ними ТМЦ. Бизнес-процесс работы с ТМЦ регламентирован, описан и автоматизирован, потому понятен и прост в использовании.
Это решение полезно для каждой компании, где сотрудникам выдают ТМЦ.
