Смарт-процесс подбора персонала в Битрикс24

К нам обратился собственник ИТ- компании, который устал от беспорядка и неэффективной работы в области подбора персонала. Основные требования к искомой системе управления подбором была следующей:

• Фиксация и накопление информации о всех кандидатах;
• Формирование "бэклога" из кандидатов, которые не подошли в силу слабых компетенций, но перспективных;
• Описание и систематизация процесса работы с резюме и кандидатами;
• Удобство работы с системой для не подготовленного сотрудника;
• Возможность визуализации и получения статистических и аналитических данных.

Не долго сомневаясь, для решения данной задачи мы предложили "свежий" функционал Битрикс24 - Смарт-процессы.

Смарт-процесс представляет собой сущность CRM, имеющую свои настройки, стадии и пользовательские поля, направления, отдельные от других сущностей (сделок, лидов).
Мы выделили два направления для работы с подбором:

1. Направление «Общее», в котором совместно с заказчиком определили следующие стадии:
   
• Нашли кандидата
• Отправили приглашение
• Получили отклик
• Отправили тестовое задание
• Пригласили на первое собеседование
• Пригласили на финальное собеседование
• Сделали предложение
• Вышел на работу (успешная стадия)
• Не приняли (провальная стадия)
2. Направление «В резерв», предназначенное для накопления резюме, которые сейчас не актуальны, но интересны в будущем. Для него стадии больше нужны для определения типа резюме, чем для определения этапа работы с соискателем:
• Общие
• Мало опыта
• Требует высокую зп
• Коммуникация не удалась
• Рассмотреть (успешная стадия)
• Отказ (провальная стадия)

Благодаря тому, что смарт-процессы имеют возможность создания отдельного раздела на портале, для добавления нового кандидата в главном меню (слева) необходимо выбрать раздел «Подбор персонала» (пункт доступен при наличии прав на доступ к смарт-процессу). В открывшемся разделе выбрать направление «Общее» и нажать «Добавить».




Да. Пока что кандидаты в список автоматически не попадают. Но этот недостаток не стал критичным для нашего клиента, потому что внесение информации максимально упрощено и не занимает много времени.



В открывшейся карточке кандидата необходимо заполнить следующие поля:

• Имя (текстовое поле)
• Фамилия (текстовое поле)
• Телефон (текстовое поле)
• E-mail (текстовое поле)
• Должность (списочное поле)
• Пожелания к ЗП (поле типа «Деньги»)
• Резюме (поле типа «Файл»)

При создании карточки, название элемента автоматически меняется на название вида: #Должность#: #Имя# #Фамилия#. Данный функционал реализован при помощи бизнес-процессов, что позволяет легко менять шаблон названия, если это со временем будет необходимо.

После проведения встреч и движения карточки кандидата по этапам собеседований, итоги встречи в виде текста могут быть зафиксированы в поле "Итог встречи (мнение о кандидате)". Что позволяет накапливать информацию и анализировать её спустя время.

Для просмотра списка кандидатов доступно два представления - список и канбан.
В представлении канбан вид краткой карточки кандидата на создание и редактирование может быть настроен отдельно в каждом направлении:





При завершении работы с кандидатом ответственный менеджер должен перенести карточку кандидата в одну из завершающих стадий. При этом, если выбирается провальная стадия «Не приняли», менеджер указывает одно из значений обязательного поля «Причина отказа», после чего карточка кандидата автоматически попадает в направление «В резерв» на стадию, соответствующую указанной причине:

• Если выбраны причины отказа «не ответил на приглашение», «отказался выполнять тестовое задание», «не пришёл на собеседование», карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Коммуникация не удалась»;
• Если выбрана причина отказа «не справился с тестовым заданием», карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Мало опыта»;
• Если выбраны иные причины, карточка кандидата попадает «В резерв» на стадию «Общие».

В воронке «В резерве» передвижение кандидата на успешную стадию «Рассмотреть» он автоматически попадает снова в воронку «Общая» для организации нового этапа взаимодействия.
Таким образом, мы накапливаем данные о толковых соискателях, давая клиенту возможность в конкурентном перегретом рынке вакансий оптимизировать затраты на поиск людей.

Права доступа - так же очень важный нюанс раздела. Они настраиваются в CRM в разделе Настройки -> Права -> Права доступа аналогично правам доступа к другим сущностям CRM.



При добавлении нового направления смарт-процесса по умолчанию все имеющиеся роли в CRM получают к нему полный доступ. 

Мы закрыли доступ к «Подбору персонала» для всех ролей CRM, кроме Администраторов. В нашем примере подбором персонала и проведением соискателей по воронке будет заниматься сотрудник именно с такими правами в CRM. Но, в принципе, нам никто не мешал выделить отдельную роль.

В итоге, клиент остался очень доволен результатом. Без доработок и кастомизаций мы элегантно решили все задачи, с бонусом в виде удобного интерфейса и наглядной визуализации. Первое время клиент попросил не добавлять никакой автоматизации, не смотря на поток фантазии, который нас захлестнул. Но мы договорились, что спустя время, когда процесс будет окончательно обкатан, он обязательно вернётся к нам, чтобы избавиться от повторяющихся действий, добавить автоматических заданий и напоминаний. Но это будет уже совсем другая история.

Работайте с профессионалами, а за техническим решением для поиска кандидатов обязательно обращайтесь к нам!