Что мы понимаем под «управлением проектами»? Если кратко, то это путь из задач и действий, который приведет нас к конечной цели в обозначенные сроки.
Нашей целью стал запуск CRM Битрикс24 в инжиниринговой организации в рамках тренинго-консалтингового запуска. Основными задачами явились: ознакомление сотрудников с системой и подбор оптимального функционала для текущей деятельности.
Ранее заказчик не сталкивался с CRM и использовал в основном в Excel-таблицы, бумажные поручения и классические планеры. Не было никакого представления об информационных системах, их инструментах, методах и сценариях использования.
На второй встрече мы пришли к пониманию, что CRM как инструмент заказчику не интересна. Продажи как таковые отсутствуют, а основной упор стоит сделать на помощь в ведении уже существующих проектов и командной работе.
Проекты длительные и в основном типовые, однако, для каждого клиента компания практикует индивидуальный подход с учетом пожеланий, специфики его бизнеса и других факторов. Из различий можно выделить сроки проекта и крайние сроки по внутренним задачам.
- Решили создать следующую модель проекта: При старте нового проекта проектный менеджер берет «болванку»-шаблон на портале, и на его основании начиняет его всем необходимым, согласно запросам заказчика. Заменяются необходимые данные, крайние сроки, ответственные за проект остаются неизменны.
- Рассмотрели и настроили процесс согласования документов, а именно счета на оплату оборудования. Запускается бизнес-процесс к нему прикладывают скан счета, после этого коммерческий и генеральный директоры его согласуют. Проставляется задача бухгалтеру, что счет можно оплатить. Счет оплачен? Да. Задача закрыта. Уведомление со статусом «Счет оплачен» получено запустившим процесс.
- Научили работе над проектом в мобильном приложении. Это была головная боль сотрудников: важно зафиксировать все то, о чем вы договорились с клиентом на объекте - полезно при закрытии сделки/проекта. Как это сделать если вы не на рабочем месте? Разобрали в мобильном приложении.
Вначале блок CRM был не интересен клиенту и не планировалось его использование. Но в процессе понимания нераскрытого потенциала и возможностей Битрикс24 были намечены дальнейшие шаги запуска блока CRM в рамках поддержки проекта:
- организовать контроль количества обращений (ремонтных заявок);
- оценить экономическую эффективность каждого отдельного проекта и проконтролировать затраты по каждой сделке;
- отслеживать стоимость, ход выполнения каждой ремонтной заявки.
После того как мы собрали комфортную систему для коллектива, на заключительной встрече было проведено обучение. Еще раз прогнали как работать с задачами, как отчитываться о результатах, как работать в мобильном приложении.
Технологические процессы заказчика очень похожи друг на друга. Это позволяет переносить опыт, полученный при реализации из одного проекта в последующие. При этом каждый раз качество и уровень выполнения поставленной задачи становится все выше и выше.
Надеемся Битрикс24 сыграет немаловажную роль в поддержании и улучшении качества услуг на высоте, а мы обязуемся находить оптимальные решения для ваших задач, будь то старт Битрикс24 или решение текущих задач вашего проекта.
