Кастомное приложение для отчётности в Битрикс24: кейс НКО
К нам обратилась некоммерческая организация, которая помогает людям с особенностями развития: проводит обучающие мероприятия, семинары и супервизии для специалистов и для родителей. Организация работает на гранты, поэтому по каждому мероприятию и каждому участнику обязана отчитываться перед грантодателями. Мероприятий за год проходят десятки, участников сотни, и раньше отчёт собирали вручную в Excel по всем сделкам. В этих таблицах было тяжело уникализировать участников, а сборка отчёта занимала много времени. Мы собрали для клиента систему учёта мероприятий в Битрикс24 и кастомное приложение для отчётности на вайбкоде, которое формирует нужную выгрузку за минуты.
Задача: учесть разные мероприятия и быстро отчитаться
Сложность была в том, что мероприятия у организации разных типов. Иногда сотрудников на переобучение отправляет целая компания (формат B2B), иногда люди приходят сами, например родители детей с особенностями (формат B2C), бывают и гибридные мероприятия. Каждого участника нужно учесть, провести по программе и в конце отчитаться перед грантодателем строго по его форме. Стандартными средствами всё это держать в одном месте не получалось.
Что настроили в Битрикс24
Сначала мы собрали саму систему учёта. Мероприятия реализованы как смарт-процессы, отдельно заведён реестр программ со своими параметрами, всё связано между собой. К мероприятию привязываются сделки из воронок B2B и B2C и участники, которых заносят через CRM-форму или загружают из Excel. По каждому участнику видно прогресс прохождения программы, а по завершении формируются сертификаты через генерацию документов. Поля разделены так, чтобы отличать B2B, B2C и гибридные мероприятия.
Рис. 1 «Приложение отчётности: сводка и таблица мероприятий с цветовой разметкой».
Приложение для отчётности на вайбкоде
Поверх учёта мы собрали кастомное приложение, которое закрывает главную задачу — отчётность. Оно показывает данные несколькими таблицами и умеет то, чего клиенту не хватало раньше:
- фильтры по дате начала и по периоду. Раньше при фильтре по месяцу мероприятие, которое шло с января по март, не попадало в февраль. Теперь видно все мероприятия, которые идут в выбранном промежутке в моменте;
- цветовое кодирование по типу мероприятия для удобного восприятия;
- кликабельные строки. Нажимаешь на число участников, и они появляются в таблице ниже; ссылки ведут на мероприятие, участника и его сделку;
- сортировку и фильтры по каждому столбцу: по фамилии, должности, организации;
- выгрузку в Excel строго по форме грантодателя, причём цветовая разметка в выгрузке сохраняется.
После экспорта клиенту почти ничего не нужно доделывать руками: файл уже собран по нужной форме.
Рис. 2 «Фильтры по столбцам и цветовое кодирование мероприятий»
Почему вайбкод, а не BI-конструктор
То же самое можно было бы собрать на BI-конструкторе, но это заняло бы гораздо больше времени и сил.
«Если бы вайбкода не было, мы делали бы это на BI-конструкторе. Но там нужно сильно больше действий: то же цветовое кодирование пришлось бы прописывать в CSS и отлаживать. Вайбкод позволяет сделать это за минуты, и гибкость фильтров получается заметно выше». — Александр Котельников, зам руководителя производства Соль
Рис. 3 «Выгрузка в Excel по нужной форме: цветовая разметка сохраняется»
«В BI-конструкторе я делал бы это несколько дней. На вайбкоде ушёл час, а то и меньше». — Александр Котельников, зам руководителя производства Соль
Результат
Клиент подтвердил, что решение это то, что им нужно, и пользуется им как рабочим инструментом. Отчёт для грантодателей теперь формируется из системы за минуты, по нужной форме, без ручной пересборки в Excel и без путаницы с уникализацией участников. Приложение мы дорабатываем итеративно под новые запросы: например, добавили отдельные вкладки под стажировки и мероприятия B2C. Если у клиента появятся новые пожелания, вносим и их.
Кому это пригодится
Кастомное приложение на вайбкоде выручает там, где стандартных отчётов и BI-конструктора не хватает под свою форму, а настройка в BI выходит долгой. Признак, что у вас та же задача: нужна гибкая выгрузка со своими фильтрами, цветовой разметкой и своей структурой, которую в готовых инструментах собрать сложно. Особенно это актуально для некоммерческих организаций, которые отчитываются перед грантодателями по строгой форме, и для компаний со сложной отчётностью под конкретного получателя.
Часто задаваемые вопросы
Чем кастомное приложение на вайбкоде лучше BI-конструктора?
Оно гибче и быстрее в сборке под нестандартную задачу. Цветовое кодирование, фильтры по каждому столбцу и выгрузку по своей форме на вайбкоде собирают за минуты, а в BI-конструкторе то же самое требует правки CSS и нескольких дней отладки.
Можно ли выгружать отчёт в Excel по своей форме?
Да. Приложение формирует Excel по форме получателя отчёта, и цветовая разметка в выгрузке сохраняется, поэтому доделывать файл руками почти не нужно.
Подходит ли это некоммерческим организациям?
Да. Кейс как раз про НКО, которая отчитывается перед грантодателями по каждому мероприятию и участнику.
Что такое вайбкод в Битрикс24?
Это способ дорабатывать Битрикс24 с помощью нейросети, описывая задачу обычными словами, без долгой ручной разработки. Так мы и собрали кастомное приложение для отчётности.
Итог
Когда стандартной отчётности не хватает, а BI-конструктор собирается долго, кастомное приложение на вайбкоде даёт гибкую выгрузку под вашу форму за часы, а не за дни. Мы собираем такие решения на базе Битрикс24: учёт, приложения, отчёты под конкретную задачу. Если ваша отчётность живёт в ручных Excel-таблицах: обсудите задачу с командой Соль.
