Когда компания оплачивает работу с подрядчиком, у бухгалтера появляется стандартный набор вопросов: какой документ придёт, где его взять, почему в счёте нет печати, как настроить электронный обмен и к кому идти, если документ потерялся. Мы собрали ответы на них в одном месте, чтобы бухгалтеру клиента Соль не пришлось выяснять это по частям у менеджера.
Памятка описывает порядок именно в Соль, а у других подрядчиков набор документов может отличаться, поэтому сравнивать одно с другим не стоит.
Какие документы вы получаете от Соль
За выполненные работы и оказанные услуги Соль выдаёт один закрывающий документ: универсальный передаточный документ со статусом «1». Он подписан квалифицированной электронной подписью и приходит через оператора электронного документооборота. Отдельного акта и отдельной счёт-фактуры нет, УПД заменяет оба. Это касается всего, что делает сама Соль, от внедрения и настройки до доработки, сопровождения, обучения и консультаций. Лицензии Битрикс24 в этот перечень не входят. Лицензию клиент покупает у вендора напрямую, Соль в этой сделке выступает интегратором. Поэтому закрывающие документы на лицензии выпускает вендор и выдаёт их по своему порядку. Если нужен документ на лицензию, спросите своего аккаунт-менеджера в Соль, он подскажет, где его взять. Порядок вендора описан в разделе для бухгалтера на его сайте.
Если оплата была за работу команды Соль, ждите УПД от Соль, а если за лицензию, документ придёт от вендора.
Что такое УПД со статусом «1» и чем он отличается от акта
Универсальный передаточный документ объединяет два документа, которые раньше приходили по отдельности: первичный учётный документ (для услуг это акт выполненных работ, для товаров товарная накладная) и счёт-фактуру. Один файл закрывает оба этих документа сразу, отдельных бумаг ждать не нужно.
Статус в шапке УПД показывает, в какой роли он используется:
- Статус «1»: документ работает и как первичный учётный документ, и как счёт-фактура. По нему принимают расходы и заявляют вычет НДС.
- Статус «2»: только первичный учётный документ, без функции счёт-фактуры.
Соль выставляет УПД со статусом «1». Значит, на основании одного документа вы отражаете расходы в учёте и принимаете НДС к вычету, если ваша компания на общей системе. Отдельную счёт-фактуру ждать не нужно, её не будет.
Если ваша учётная программа при загрузке из ЭДО спрашивает, чем считать входящий документ, выбирайте вариант, при котором он проводится и как акт, и как счёт-фактура. В 1С это тип «УПД» при создании документа поступления.
Почему на счёте нет печати и подписи, и это законно
Счёт на оплату не относится к первичным учётным документам. Это предложение оплатить, в нём есть реквизиты, сумма и назначение платежа, и этого достаточно, чтобы провести оплату. Печать и подпись на счёте не обязательны, счёт без них действителен. Расходы вы подтверждаете не счётом, а закрывающим документом, то есть УПД.
Иногда вместо обычного счёта приходит счёт-оферта, и это отдельный случай. Внешне он похож на обычный счёт, но внутри могут быть прописаны условия оплаты, порядок оказания услуг и то, что считается акцептом. Оплата такого счёта означает согласие с этими условиями. Если вам пришёл счёт-оферта, прочитайте условия до оплаты, а если что-то непонятно, спросите менеджера.
Электронная подпись: почему УПД без синей печати имеет полную силу
УПД от Соль подписан квалифицированной электронной подписью, сокращённо КЭП. Это высший класс электронной подписи в России, сертификат выдаёт аккредитованный удостоверяющий центр, а документ с такой подписью по закону равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручно и заверенному печатью. Налоговая принимает такие документы, никакой дополнительной бумажной версии не требуется.
Подлинность подписи проверяет оператор ЭДО в момент передачи, и если сертификат недействителен или документ изменён после подписания, оператор его не пропустит. Поэтому, получив УПД через Диадок или СБИС, вы можете быть уверены, что документ подписан именно Соль и не менялся.
Как получить документы через ЭДО
Соль работает через двух операторов электронного документооборота, и достаточно быть подключённым к любому из них.
- Контур.Диадок
Идентификатор участника ЭДО: `2BM-7814714857-781401001-201808091253445086968` - СБИС (Тензор)
Идентификатор участника ЭДО: `2BE5e8f929961974064b71468a9deec0ae3`
ИНН Соль для поиска контрагента в любом из сервисов: 7814714857.
Если вы в Диадоке или СБИС. Найдите Соль в разделе контрагентов по ИНН или идентификатору и отправьте приглашение к обмену. После того как мы примем его, документы будут приходить в ваш ящик автоматически. Входящий УПД нужно подписать со своей стороны. Подпись только Соль означает лишь то, что мы выполнили работы и закрыли их со своей стороны; подпись заказчика подтверждает, что работы приняты, и после неё документ отражается в вашем учёте. Подписывать может любое уполномоченное лицо: руководитель, бухгалтер или сотрудник по доверенности. Кто, что и когда подписал, видно в самой электронной подписи.
Если вы у другого оператора. Например, у Такскома или Астрала. Между операторами работает роуминг, настройте его на своей стороне на любой из двух идентификаторов Соль выше. Порядок настройки роуминга у каждого оператора свой, обычно это заявка через интерфейс вашего сервиса ЭДО. Если роуминг не поднимается, напишите в бухгалтерию Соль, адрес в конце статьи, вместе разберёмся.
Если ЭДО у вас нет. Есть два варианта, и важно понимать разницу между ними.
- Скан документа с подписью и печатью. Бухгалтерия Соль отправит его на почту по запросу. Скан удобен, чтобы быстро посмотреть суммы и реквизиты, но для бухгалтерии он не является подтверждающим документом: ни у вас, ни у нас он не имеет юридического и учётного веса, только информационный.
- Бумажный оригинал почтой. Соль отправит его Почтой России на адрес, который вы укажете. Это полноценный закрывающий документ, но идёт он столько, сколько идёт почта.
Наш почтовый адрес для корреспонденции: 192238, Санкт-Петербург, а/я 15, ООО Соль.
Если у вас несколько подрядчиков, подключение к ЭДО решает вопрос с документами один раз: документ приходит в день выставления, не теряется и не требует пересылки.
Где искать полученные документы
Закрывающие документы за работы и услуги Соль лежат в личном кабинете клиента на lk.saltpro.ru, в разделе документов. Там их можно посмотреть и скачать. Если доступа в кабинет у вашей компании ещё нет, попросите его у аккаунт-менеджера.
Документы, полученные через ЭДО, остаются также в вашем ящике у оператора: в Диадоке или СБИС. Это основное место хранения с точки зрения учёта, оператор хранит документы вместе с подписями.
Документы на лицензии, как мы писали выше, приходят от вендора и в личном кабинете Соль не отображаются.
Что делать, если документ потерялся или его отклонили по ошибке
Такое бывает, когда документ попал в ящик не того сотрудника, его отклонили, перепутав с другим, или он ушёл на старый идентификатор после смены оператора. Напишите нам на hello@saltpro.ru или своему аккаунт-менеджеру, письмо дойдёт до бухгалтерии. Укажите, о каком документе речь: период, сумму или номер счёта, по которому платили. Документ выпустят и отправят вам повторно.
Если вы отклонили УПД в ЭДО по ошибке, тоже напишите: отклонённый документ у оператора не «воскрешается», его выпускают заново.
Облачные и коробочные лицензии Битрикс24
Бухгалтеры спрашивают, отличаются ли документы для облака и коробки. Для Соль разницы нет, потому что лицензии обоих типов клиент покупает у вендора напрямую, и документы на них выдаёт вендор. Что именно приходит за облако, а что за коробку, описано в разделе для бухгалтера на сайте Битрикс24, ссылка выше. За работы Соль по настройке, доработке и сопровождению документ один и тот же в обоих случаях: УПД со статусом «1».
Часто задаваемые вопросы
Какой документ я получу за работы Соль?
Универсальный передаточный документ со статусом «1», подписанный квалифицированной электронной подписью. Он заменяет акт и счёт-фактуру.
Придёт ли отдельный акт?
Нет. УПД со статусом «1» уже выполняет функцию акта. Отдельный акт и отдельная счёт-фактура не выставляются.
Почему на счёте нет печати?
Счёт не является первичным учётным документом, это предложение оплатить. Печать и подпись на нём не обязательны, счёт без них действителен.
Что такое счёт-оферта и чем он отличается от счёта?
В счёте-оферте кроме суммы и реквизитов прописаны условия: сроки оплаты, порядок оказания услуг. Оплата означает согласие с ними. Прочитайте условия до оплаты.
Через какого оператора ЭДО работает Соль?
Через Контур.Диадок и СБИС. Идентификаторы указаны в статье. С другими операторами обмен идёт через роуминг.
Можно ли получить документы без ЭДО?
Да: скан на почту для информации или бумажный оригинал Почтой России. Учётную силу имеет только оригинал, скан подтверждающим документом не считается.
Где лежат мои документы?
В личном кабинете клиента на lk.saltpro.ru в разделе документов и в вашем ящике у оператора ЭДО.
Куда писать по вопросам документов?
На общий адрес Соль hello@saltpro.ru или своему аккаунт-менеджеру, письмо дойдёт до бухгалтерии.
Что проверить в УПД при получении
Когда УПД от Соль пришёл в ваш ящик, перед подписанием извещения о получении полезно пройтись по нескольким пунктам. Такая проверка занимает минуту и избавляет от лишней переписки потом.
Статус документа. В шапке должна стоять «1». Если стоит «2», значит документ выпущен без функции счёт-фактуры, напишите нам, перевыпустим.
Реквизиты вашей компании. Название, ИНН, КПП, адрес. Ошибка в реквизитах покупателя мешает вычету, документ проще перевыпустить сразу.
Период и содержание. Наименование работ или услуг и период должны совпадать с тем, что вы оплачивали по счёту. Если в одном месяце было несколько оплат, сверьте суммы по каждой.
Подпись. Оператор показывает, кем и когда подписан документ, и действителен ли сертификат. Если у подписи статус «недействительна», не принимайте документ, сообщите нам. Если всё сходится, подпишите документ своей электронной подписью и проведите его в учёте. Если что-то не сходится, отклоните его с комментарием, что именно не так, или напишите нам, и мы перевыпустим документ.
Чек-лист для первого закрытия
Если вы бухгалтер компании, которая только начала работать с Соль, вот что стоит сделать до первого закрывающего документа:
- Проверить, подключена ли ваша компания к Диадоку или СБИС. Если да, отправить приглашение Соль по ИНН 7814714857.
- Если вы у другого оператора, подать заявку на роуминг с одним из идентификаторов Соль.
- Если ЭДО нет совсем, сообщить менеджеру, каким способом вам нужны документы: скан для информации, оригинал почтой или и то и другое, и на какой адрес.
- Попросить у аккаунт-менеджера доступ в личный кабинет lk.saltpro.ru, чтобы видеть документы по услугам в одном месте.
- Уточнить у менеджера, где брать документы на лицензии, если вы покупаете их через Соль.
После этого закрытие месяца сводится к двум действиям: подписать входящий УПД в ЭДО и провести его в учёте.
Куда обратиться по вопросам документов
По любым вопросам о закрывающих документах, ЭДО, роуминге, повторной отправке пишите нам на hello@saltpro.ru. Письмо попадёт в бухгалтерию. Или передайте вопрос через своего аккаунт-менеджера, он доведёт его до бухгалтерии.
Если вы только начинаете работу с Соль, подключите обмен через Диадок или СБИС до первого закрытия: тогда первый же УПД придёт в ваш ящик в день выставления, и вопросов с документами не возникнет.
