Как мы адаптировали «Битрикс24.Подпись» для кадрового ЭДО
Модуль «Битрикс24.Подпись» нужен для внешнего документооборота. Например, с ним можно создать документ и сразу отправить его на подпись поставщику или подрядчику. Но мы адаптировали модуль под себя — теперь его можно использовать и внутри компании.
Чтобы доработать и использовать «Битрикс24.Подпись» для кадрового ЭДО, нам потребовалось:
-
Провести подготовительную работу. Мы проанализировали все возможные сценарии документооборота в компании. Структурировали документы, которые заполняют сотрудники, например заявления, соглашения, служебные записки.
-
Создать для каждого работника карточку контрагента. Она существует отдельно от карточки сотрудника и не дублирует ее.
-
Заключить с каждым сотрудником соглашение о переходе на электронный документооборот. По закону такой документ нужно оформить на бумаге, подписать вручную и отправить работодателю.
Когда нужные бизнес-процессы и документы по ним были структурированы, согласия сотрудников в письменном виде получены и все работники оказались в базе в качестве контрагентов, мы смогли использовать «Битрикс24.Подпись» для согласования кадровых документов. С его помощью мы также создаем заявления, приказы, служебные записки прямо из сделки.
В нашем адаптированном варианте модуля документы в электронном виде подписывают с одной стороны — ООО «Соль» в лице руководителя, с другой — сотрудник в статусе контрагента.
В текущей версии «Битрикс24.Подпись» документ может быть согласован только двумя подписантами. Это нужно учитывать при планировании ознакомлений. Например, если у нас есть задача ознакомить отдел с новой инструкцией под подпись, то руководитель не сможет настроить маршрут подписания с несколькими участниками. Понадобится отправить электронный документ каждому сотруднику персонально.
Как у нас работает кадровый ЭДО с «Битрикс24.Подпись»
Расскажем, как мы используем электронную подпись от Битрикс24, на примере сотрудника, который собирается в отпуск. В согласовании также будут участвовать непосредственный руководитель работника и руководитель административного отдела. Для каждого из них процесс будет выглядеть так:
Сотрудник. Первым шагом сотрудник запускает бизнес-процесс согласования отпуска. Согласование производится руководителем административного отдела, который проверяет наличие запрашиваемого количества дней отпуска, и непосредственным руководителем сотрудника.
После того как отпуск согласован, процесс идет без участия сотрудника. Но за две недели до начала отпуска в корпоративном портале для него появится задача и уведомление — подписать заявление на отпуск.
Одновременно на почту ему придет сообщение с инструкциями, чтобы зафиналить процесс подписания. Для идентификации нужно будет ввести числовой код, он также придет в письме, и выбрать вид подписи — рукописная или сформированная из инициалов.
Руководитель административного отдела. За две недели до даты начала отпуска сотрудника корпоративный портал направит документ на подпись к руководителю административного отдела. В Битрикс24 для него появится соответствующая задача и уведомление. В сделке будет прикреплена форма заявления от сотрудника, которую уже согласовал непосредственный руководитель. После ознакомления руководитель нажмет кнопку «Подписать».
В это же время на почту ему придет письмо, чтобы завершить подписание. Процедура подписания такая же, как и у всех сотрудников: потребуется ввести числовой код из письма, выбрать вид подписи.
Когда ответственные подпишут документ, каждому из подписантов придет письмо. В нем будет файл документа с сертификатом подписи, который удостоверяет ее легитимность.
После подписания документ перейдет на следующую стадию бизнес-процесса в Битрикс24 — попадет в отдел кадров и бухгалтерию. На его основании будет сделан расчет отпускных. Все ответственные сотрудники будут подписывать документы электронной подписью по тому же сценарию.
На практике мы отметили, что на каждый из этапов — заполнение формы заявления, согласование, ввод числового кода и выбор подписи — у сотрудников уходит всего несколько минут. Команда тратит меньше времени на делопроизводство, успевает больше сделать по другим задачам.
Документы хранятся на диске корпоративного портала, их можно использовать как шаблоны и редактировать под специфику конкретного бизнес-процесса.
Как кадровый ЭДО с «Битрикс24.Подпись» помогает нашему бизнесу
Модуль помогает нашей команде оперативно согласовывать документы в условиях удаленки и распределенного формата. Чем он полезен для нас:
-
Можно формировать документы непосредственно в сделке. Сотрудникам не нужно заполнять их вручную, распечатывать, формировать PDF-файлы. Информация подтягивается из CRM, поэтому заполнение проходит в пару кликов, а риск допустить ошибку сводится к минимуму.
-
Документы, подписанные с «Битрикс24.Подпись», легитимны и имеют юридическую значимость. Их можно предоставлять на проверки в контролирующие органы наравне с бумажными.
-
Просто защитить документы компании от подлога и неправомерных изменений. Их нельзя редактировать, документы остаются в том виде, в котором были подписаны сторонами.
-
Есть удобная система уведомлений на корпоративном портале и в почте. Сотрудники знают, что им нужно подписать и в какие сроки.
-
Документы легко хранить на диске и всегда иметь к ним доступ онлайн. Также это помогает экономить ресурсы на ведении бумажного архива.
-
Можно использовать для коробочной и облачной версии. Но коробочную перед установкой нужно апдейтить до актуальной версии.
В процессе тестирования модуля «Битрикс24.Подпись», адаптированного для кадрового ЭДО, мы поняли, что он станет удобным решением для компаний, которые только хотят перейти на электронный документооборот. Модуль позволит на практике увидеть, какие задачи бизнеса проще решать с электронной подписью, и при этом обойтись без масштабных трат на программное обеспечение.
Если вы хотите больше узнать о том, как организовать внутренний ЭДО с «Битрикс24.Подпись» и наладить обмен документами с распределенной командой, заполните форму, и наши эксперты расскажут о модуле подробнее.
