Изменения в структуре компании и проблемы с правами доступа

30 сентября 2021 9:01

// Инструкции и чек-листы

Рассматриваем ситуации с возникающими проблемами в правах доступа в Битрикс24 при изменениях в структуре организации.

Всё течёт, всё меняется, и организационная структура предприятия не исключение. Добавляются новые подразделения, должности, круги обязанностей и задач.

Применительно к Битрикс24 вносить изменения в структуру компании и настраивать права доступа к различным инструментам портала могут только администраторы портала и некоторые пользователи, кто будет наделён правом на редактирование прав доступа в конкретном разделе.

Битрикс24 имеет весьма гибкое управление доступом пользователей и практически каждый рабочий инструмент портала имеет свою систему настройки прав доступа. Безусловно, это большой плюс, поскольку можно настроить каждому из пользователей определенные возможности на портале, но могут возникнуть ситуации, когда из-за произведённых настроек при изменении в структуре компании происходят проблемы с правами доступа.

Рассмотрим такие ситуации:

Ситуация 1: На портале было настроено право доступа в CRM следующим образом - для всех сотрудников подразделения «Отдел маркетинга и рекламы» присвоена роль «Маркетологи и рекламщики»:

В компании решили прекратить работу данного подразделения и на портале Битрикс24 удалить его из структуры компании:

После этого в настроенном ранее праве доступа в CRM пропадает удаленное из структуры компании подразделение «Отдел маркетинга и рекламы», остаётся только роль CRM:

Необходимо выбрать из пользователей или подразделений, кто теперь будет наделён правами доступа, которые имела удалённая структурная единица (роль «Маркетологи и рекламщики»).

Это делается в связи с тем, что у настроенного права доступа может быть определён такой список возможностей в CRM, которого нет ни у одной из существующих ролей.

В таком случае никто из пользователей (кроме администраторов и интеграторов портала) не будет иметь возможности выполнить действие в CRM, которое могло выполняться только удалённым подразделением.

Ситуация 2:

В подразделении сменился руководитель, сотрудник перешёл из одного отдела в другой, или сотрудник стал принадлежать сразу к нескольким подразделениям – в такие моменты могут возникнуть проблемы с правами доступа к сущностям CRM.

Для того, чтобы избежать проблем с правами доступа, необходимо сделать пересохранение тех сущностей CRM, которые были созданы до момента "перестановок" в компании.

Как сделать так, чтобы не вносить изменения в элементы CRM?

Для начала потребуется отфильтровать каждую из сущностей CRM по Дате создания. Рассмотрим порядок действий на примере контактов.

Сортируем список наших контактов по полю Дата создания таким образом, чтобы найти самый старый контакт. В нашем случае - это контакт созданный 13.09.2021:

Далее произведём фильтрацию контактов по полю Дата создания. Открываем фильтр и находим нужное нам поле, выбираем тип Диапозон.

Первая дата – дата создания самого первого контакта, вторая дата – дата, в которую были произведены изменения в структуре компании. После этого можно производить фильтрацию.

Примечание: если в фильтре нет поля Дата создания, то добавьте его, нажав соответствующую кнопку:

В полученном списке контактов необходимо выделить каждый из элементов (это можно сделать разом, поставив галку в выделенной области, но будьте внимательны, если в вашем списке несколько страниц элементов CRM, то будут выделены только выведенные значения), после чего нажать кнопку «Редактировать».

Примечание: рекомендуем выделять разом не более 500-700 элементов, чем больше элементов будут подвергаться воздействию, тем дольше будет происходить загрузка информации и повысится шанс появления ошибки.

Далее нужно нажать кнопку «Сохранить», ничего не меняя в контактах:

Такие действия необходимо проделать со всеми сущностями CRM, чтобы выполнить пересохранение элементов и обезопасить сотрудников от проблем с правами доступа.

Помимо прав доступа в CRM, необходимо проверять также и другие разделы портала, чтобы избежать проблем:

Роботизация бизнеса (RPA);