Облачный или коробочный Битрикс24: выбираем с умом

Разбираемся, как анализировать потребности компании, чтобы выбрать между коробкой и облаком и потом не жалеть.

Когда выбор очевиден?

Чтобы быстро определить, покупать облако или коробку, нужно проанализировать несколько аспектов:

Бюджет на автоматизацию. Коробочная версия Битрикс24 дороже облачной. Чтобы пользоваться коробкой, компании из 50 человек нужно:

• купить или арендовать сервер — новый стоит около 300 000 - 500 000 рублей, аренда начинается от 10 000 рублей в месяц;

• нанять системного администратора — зарплата штатного сотрудника начинается от 50 000 рублей плюс налоги, сисадмины на аутсорсе получают примерно 10 000 - 15 000 рублей в месяц;

• заплатить за годовую лицензию 139 000 рублей.

То есть за год владения коробочным Битриксом бизнес заплатит минимум 379 000 рублей: 120 000 рублей за аренду сервера, минимум 120 000 рублей за гонорар админа на аутсорсе и 139 000 рублей за лицензию.

Чтобы пользоваться облаком, компании такого же размера достаточно заплатить 67 104 рубля за годовую подписку. Покупать сервер и нанимать сисадмина не нужно.

Облако дешевле, потому что это сервис с подписной моделью. Функции в нем такие же, как и в коробочной версии, если сравнивать равнозначные тарифы, — например, в облаке есть онлайн-офис, CRM-система, совместная работа над проектами, цифровизация бизнес-процессов. Этих возможностей хватит, чтобы автоматизировать работу отдела продаж и обмен документами между подразделениями.

Годовой бюджет на владение до 300 000 рублей → облако.

Годовой бюджет на владение от 300 000 рублей → коробка.

Требования к безопасности и хранению данных. Если знаете, что компании нужно хранить всю информацию на собственном сервере или запретить доступ к системе из других стран, выбирайте коробку. В облачной версии настроить такие параметры доступа нельзя: данные будут храниться на серверах Битрикс24, а не внутри компании.

Нет жестких требований к хранению информации и настройкам доступа → облако.

Нужно хранить данные на собственном сервере и запрещать доступ определенным группам сотрудников → коробка.

Необходимые функции Битрикс24 и дополнительные возможности. Если на старте вы понимаете, что для комфортной работы потребуются дополнительные модули, например для автоматизации учета рабочего времени, выбирайте коробочную версию. У нее больше возможностей для создания интеграций со сторонними решениями, например с 1C или самописными программами.

Готовы пользоваться Битрикс24 как сервисом с готовыми функциями → облако.

Потребуется дописать модули или интегрировать Битрикс24 с другими решениями → коробка.

Личный кабинет клиента для оформления заказов. Это актуально для B2B-компаний, которые поставляют товары или услуги и бизнес-модель которых не предусматривает работу через интернет-магазин. Если нужен полноценный закрытый личный кабинет, в котором клиент сможет быстро оформить заказ и получить документы, выбирайте коробочную версию.

Работаете в B2C или B2B, но клиентам не нужен личный кабинет → облако.

Работаете в B2B, клиентам нужен личный кабинет для быстрых заказов → коробка

Если хотите подробнее познакомить

Шаг 1. Вычлените все задачи, для решения которых планируете внедрять Битрикс24

Найдите проблемы, из-за которых эффективность работы падает. Проанализируйте, сколько заявок теряет отдел продаж, на каких этапах бизнес-процесса возникают заминки, из-за чего сотрудники конфликтуют друг с другом. После этого расскажите руководителям о возможности внедрения CRM и соберите пожелания о работе системы в их подразделениях. Разберем на примере.

Компания «Рассвет» разрабатывает корпоративный мерч. В ней работает 120 человек. Цель компании — увеличить объем продаж. Вот что мешает ей это сделать:

Если собрать все проблемы компании и сформулировать задачи для Битрикс24, получится такой список:

• автоматизировать отдел продаж, чтобы сотрудники не теряли лиды;

• свести все коммуникации в одно пространство и сделать их прозрачными;

• автоматизировать документооборот;

• интегрировать Битрикс24 с 1С, чтобы сотрудникам не приходилось использовать сразу несколько сервисов для работы, — это значит, что на Битрикс24 нужно перенести не только счета клиентам, номенклатуру для закупки производственных материалов, но и, например, управление логистикой.

Шаг 2. Определите, какие задачи нужно закрыть в первую очередь

Проанализируйте собранные потребности и проблемы и найдите те, что мешают компании больше всего. На этом этапе станет понятно, какая версия больше подходит бизнесу в данный момент.

Для компании «Рассвет» приоритетны автоматизация продаж и документооборота и объединение всех коммуникаций по проектам в одном месте. Они принесут больше результата: клиенты перестанут уходить, сервис улучшится, прибыль вырастет.

Полная интеграция с 1С необязательна: в Битрикс24 можно управлять счетами и подтягивать нужную номенклатуру. Когда компания перейдет на него, сотрудникам не придется заходить в другие мессенджеры и почту: все коммуникации будут в одном месте.

Так как сотрудникам больше не придется переключаться между разными мессенджерами, у них появится время на проверку информации о логистике в 1С. От этого уровень сервиса не пострадает. Значит, переносить управление логистикой в Битрикс24 необязательно.

Вывод. В первую очередь нужно автоматизировать отдел продаж: перевести документооборот и все коммуникации в Битрикс24. Полная или расширенная интеграция с 1С — второстепенная задача.

Шаг 3. Оцените трудозатраты

Коробочный Битрикс24 будет забирать у системного администратора много времени. Когда сотрудник загружен на сто процентов, он не может быстро исправить систему, если произойдет сбой или возникнут проблемы с обновлением. В таком случае работа в компании может застопориться на несколько дней.

Если понимаете, что сисадмин не потянет такой крупный проект и компания не готова нанимать дополнительного человека ему в помощь, то лучше выбрать облако.

Вот как это будет в компании «Рассвет» из примера.

У компании есть собственный сервер, с ним работает системный администратор. Он загружен на 90%, то есть полноценно обслуживать коробочный Битрикс24 не сможет. Чтобы коробка стабильно работала, в первые месяцы использования потребуется нанять человека для ее обслуживания.

Шаг 4. Проанализируйте потребность в безопасности

Определите, нужно ли компании, чтобы отдельные группы сотрудников не могли зайти с телефона или определенного IP-адреса. Например, если вы работаете с коммерческой тайной клиентов и хотите быть уверенными, что сотрудники подключаются только со своих ноутбуков.

Если потребности в сложных настройках безопасности нет и она не появится в ближайшем будущем, можно начинать с облачной версии. Базовые потребности в безопасности она обеспечит — злоумышленники не взломают облако и не выкрадут информацию о сотрудниках, клиентах или сделках.

Вот как с этим работает «Рассвет».

Законодательство не требует от компании хранить данные на собственном сервере: сотрудники не работают с коммерческой тайной клиента. Планов переходить в госсектор нет. Значит, «Рассвету» не нужны особые настройки безопасности — облачной версии будет достаточно.

Шаг 5. Оцените соотношение «затраты — комфорт»

Проанализируйте свои потребности в комфорте и определите, готовы ли вы за него переплатить. Например, вам больше подходит коробка, но вы не хотите возиться с собственным сервером. Облако при этом можно доработать, но это будет дороже из-за технических особенностей. Готовы ли вы в такой ситуации увеличить бюджет?

Разберем, как это работает, и сравним стоимость двух решений на примере компании «Рассвет».

Расширенную интеграцию с 1С можно реализовать на коробочной версии Битрикс24. Она обойдется в 139 000 рублей в год за лицензию. За доработку интеграции нужно будет заплатить примерно 100 000 рублей. Год работы второго сисадмина в штате будут стоить около миллиона. При этом облако будет стоить 134 304 рубля в год. Получается, что облачная версия больше подходит «Рассвету» по всем пунктам.

Если в вашей ситуации коробка и облако оказываются примерно одинаковыми по деньгам и трудозатратам, определиться помогут дополнительные вопросы.

Нужны ли гибкие настройки резервного копирования? В облаке резервные копии данных автоматически создаются каждый день, но но восстановить можно только информацию, которую сохранили не больше недели назад. Если вы хотите более тонкие настройки, например отдельно копировать базу данных, отдельно — весь сервер, но с разными интервалами по времени, — лучше выбрать коробку.

Хватит резервного копирования, которое есть в облачном тарифе, → облако.

Нужны тонкие настройки резервного копирования → коробка.

Сколько сторонних приложений потребуется для комфортной работы? 

Облачный маркет+

Коробочный маркетплейс

У облачной и коробочной версии есть свои маркеты приложений — дополнительных инструментов, которые расширяют возможности Битрикс24. Например, они помогут перенести данные из другой CRM-системы или сделать собственных чат-ботов. Перед выбором изучите ассортимент для облака и для коробки. Если потребуются те приложения, которые есть только для коробочной версии, обратите внимание на нее. С облаком эти приложения работать не будут.

Приоритетов по приложениям нет, хватит облачных → облако.

Для работы обязательно нужны приложения, которые есть только у коробочной версии, → коробка.

Нет запасного сервера, не сможете быстро восстановить работу → облако.

Есть запасное оборудование → коробка.

Коротко: что выбрать — облако или коробку?

Определять, облачный или коробочный Битрикс24 использовать, лучше вместе с интегратором. Например, мы на старте подробно опрашиваем клиента, анализируем потребности бизнеса и ТЗ, если оно есть, и предлагаем то решение, которое поможет компании достичь своих целей.

На старте проекта мы рассказываем, как в Битрикс24 реализованы функции, которые нужны компании, и можно ли их заменить другими решениями. Мы помогаем клиентам разобраться в возможностях Битрикс24 и понять, как он закроет потребности бизнеса. В дальнейшем это позволяет планировать бюджет и делать результат внедрения предсказуемым.