Планирование руководителя: Как навести порядок в задачах и устранить хаос

Я выстраивал всё на инструментах Битрикс24, ведь сапожник должен быть в сапогах, но подойдёт практически любой современный таск-трекер: Trello, Todoist, Weeek, Flow, Asana и пр. Очень важный момент! Я уже много лет — человек календаря, поэтому все события обязательно планирую там и это существенно упрощает работу. 

Проблемы, с которыми столкнулся

• Задачи были в Битрикс24, когда их количество переваливало психологическую отметку, я переставал туда смотреть и пытался сосредоточиться на задачах в напоминалках айфона, там быстро наступал бардак и я переходил в ежедневник, потом появлялись листики на столе, стикеры и пошло поехало;

• Десятки запланированных плохо описанных задач, в которых трудно понять, что было сделано и что необходимо сделать, задачи без срока и давно просроченные задачи;

• Отсутствовала система разделения задач по типам. Я брался за всё сразу и тратил много времени на переключение между ними;

• Обратная связь. Ответы на вопросы, приём результатов, помощь в выполнении задачи — как правило, я обращал на это внимание или случайно, или после звонков и сообщений коллег, либо когда уже срок исполнения задачи истек, а связанный со мной проект остановился;

• За выполнение задачи я брался тогда, когда она уже просрочена, а не потому, что она важна, полезна или её ждут. В результате многие задачи, необдуманно запланированные ранее, все же выполнялись, ресурсы тратились, но задача уходила «в стол», не принося пользы;

• Авралы, горящие дедлайны, чувство что ты ничего не успеваешь, создавали эмоциональную нагрузку и повышали общий уровень тревожности.

Думаю, что тут себя узнали многие. Хорошая новость — выход есть! Правда, он не волшебный, а требует дисциплины и умения инвестировать в планирование. 

Как я решал проблемы

Выделил вечер, разобрал все задачи, свёл в один инструмент — Битрикс24 и навёл в них порядок. Это сложно, так как надо расставить сроки, даже если они уже сгорели. Тут я поступил следующим образом:

1. Запретил себе брать в работу новые задачи от себя и коллег в ближайшие две недели, исключением являлись задачи, без которых сотрудники не смогут выполнять свои обязанности;
   

2. Выкинул за борт все неважные, плохо описанные задачи, перенёс сроки задач, к которым буду готов вернуться позже: ежемесячное, ежеквартальное или годовое планирование;
   

3. Отобрал важные задачи, которые влияют на прогресс в других задачах и проектах. Отвёл на это неделю и выделил дополнительные часы на работу с ними вечером;
   

4. Крупные задачи декомпозировал на подзадачи с актуальными сроками реализации;
   

5. На второй неделе начал закрывать оставшиеся по приоритету хвосты.

Планирование и обратная связь

Ключевой этап, который является главным фундаментом успеха моего эксперимента.

Я выделил 1 час в день, чтобы научиться вдумчиво планировать расписание, оценивать задачи и понимать сколько из них, я смогу выполнить на самом деле за день. 

Ежедневно я иду по задачам, в которых выполняю разные роли: наблюдатель, помощник, постановщик задачи и ответственный.

Наблюдатель и помощник

- Смотрю изменения, отвечаю на комментарии, ставлю подзадачи, если есть вопросы, на которые не могу ответить сразу.
- Проверяю просроченные задачи и прошу ответственных актуализировать сроки исполнения.

Постановщик

- Смотрю изменения по задаче, очень подробно отвечаю на вопросы, корректирую процесс выполнения и даю пояснения;.
- Смотрю просроченные задачи, выясняю в чём причина и когда задача будет выполнена, после обсуждения актуализирую срок.

Ответственный
Важнейший этап планирования рабочего дня.

- Проверяю изменения, комментарии и даю обратную связь;
- Смотрю задачи, которые просрочил сам, анализирую причины, ставлю актуальные сроки;
- Смотрю задачи на сегодня, планирую работу по ним. 

Правила работы с задачами

1. Задачи-пятиминутки делаю сразу.
   Позвонить в налоговую, подписать документ, подтвердить оплату, как правило, задачи на пару минут откладываются на потом и тормозят смежные процессы;
   

2. Клиентские задачи.
   Отдельно рассчитываю трудозатраты и планирую слот в календаре на работу с клиентами. Совет: не планируйте такой тип задач на послеобеденное время (13:00-14:00), туда лучше ставить что-то неспешное, например работу с документами или ответы на письма;
   

3. Остальные задачи.
   Выбираю приоритетные, проставляю сроки реализации и бронирую время в календаре. Время на работу с задачей — это один слот в календаре. Без этого чуда не случится.
   

И оказалось, что сделать за день я могу не больше 4-5 задач, а не 20-30, как я думал раньше.

  4. Задачи, которые не вошли в рабочий день.

Провести время с семьёй или с этими увлекательными задачами? Когда регулярно задумываешься над этим выбором, то начинаешь планировать лучше, а каждый новый проект оцениваешь крайне критично.

Сейчас таких задач стало меньше, но периодически вылезают и неплохо отрезвляют. Те задачи, которые проиграли по увлекательности семье и футболу переносятся на завтра или другой актуальный срок. А завтра начинается новая игра в осознанность. 

Таким образом, новая система позволила мне разгрести завал вечно просроченных задач, наладить процесс контроля за исполнительской дисциплиной, а главное, существенно ускорить выполнение связанных со мной проектов, благодаря регулярной обратной связи при взаимодействии с коллегами. 

Главные тезисы

• Выделите себе время на ежедневное планирование. Сначала с запасом, потом определите сколько вам нужно, в моём случае: 3 часа в конце месяца, 2 часа в понедельник и 25 минут ежедневно;
  

• Одна задача = одному слоту в календаре. Так вы научитесь лучше оценивать задачи и правильно планировать свои силы;
  

• Давайте коллегам развёрнутую обратную связь. Вы удивитесь, но это запустит волшебную шарманку, которая ускорит выполнение всех задач в компании и повысит уровень нормы и качества коммуникации внутри коллектива;
  

• Ставьте задачи с максимально подробным описанием. Так и вы и коллеги будете понимать, что делать. Это сэкономит время и нервы всем, а результат будет быстрее и лучше. 5-10 минут на постановку задачи будут очень полезной инвестицией.
  

• Все задачи в одном месте. Любое разделение их по источникам, инструментам, спискам — самообман.
  

• Выходной день среди недели, срочное утренняя встреча с важным клиентом или ещё что-то подобное сломают вашу систему! Будьте готовы к этому, это нормально. И учитывайте, что после этого вам будет нужен увеличенный слот под планирование

Бонус-трек о том, что у меня становится задачами

1. Почта. У письма в моём ящике может быть три состояния:
- мгновенный ответ, если написание письма занимает менее 5 минут;
- задача, если над ответом надо как следует подумать;
- событие, если это встреча;

2. Звонки. Долго пытался планировать их через календарь, но через задачи стало работать лучше;

3. Вопросы от коллег в чатах, задачах или живых вопросах - уходят в задачи;

4. Запланировать событие — это задача. Звучит глупо, но без такой фиксации часто теряю;

5. Всё, что заканчивается словами «потом обсудим», «надо будет не забыть» и т. д.

6. Всё, что я не буду делать прямо сейчас — задача.

В следующей статье опишу пошаговый процесс планирования и работы с задачами в Битрикс24, с инструментами, фильтрами и тегами.