+7 (800) 350-80-14
Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
Соль. Внедрение CRM Битрикс24
Услуги
  • Внедрение
  • Техподдержка
  • Настройка Битрикс24
  • Уроки по настройке
  • Импортозамещение
Лицензии
Приложения
IT-услуги
Решения для бизнеса
  • IP-телефония Мобилон
  • Готовые решения СОТБИТ
  • КоллТрекинг CoMagic
  • Конструктор скриптов КоллХелпер
Блог
Вакансии
Ещё
    Соль. Внедрение CRM Битрикс24
    Услуги
    • Внедрение
    • Техподдержка
    • Настройка Битрикс24
    • Уроки по настройке
    • Импортозамещение
    Лицензии
    Приложения
    IT-услуги
    Решения для бизнеса
    • IP-телефония Мобилон
    • Готовые решения СОТБИТ
    • КоллТрекинг CoMagic
    • Конструктор скриптов КоллХелпер
    Блог
    Вакансии
    Ещё
      Соль. Внедрение CRM Битрикс24
      • Услуги
        • Назад
        • Услуги
        • Внедрение
        • Техподдержка
        • Настройка Битрикс24
        • Уроки по настройке
        • Импортозамещение
      • Лицензии
      • Приложения
      • IT-услуги
      • Решения для бизнеса
        • Назад
        • Решения для бизнеса
        • IP-телефония Мобилон
        • Готовые решения СОТБИТ
        • КоллТрекинг CoMagic
        • Конструктор скриптов КоллХелпер
      • Блог
      • Вакансии
      • Личный кабинет
      • +7 (800) 350-80-14
      Будьте на связи
      Санкт-Петербург, пер. 1-й Верхний, д. 12, лит. А, офис 202
      hello@saltpro.ru
      • Вконтакте
      • Telegram
      • YouTube
      • Яндекс.Дзен
      • Pinterest

      Планирование руководителя: Как навести порядок в задачах и устранить хаос

      27 сентября 2021 10:42
      // Инструкции и чек-листы
      Планирование руководителя:  Как навести порядок в задачах и устранить хаос

      «Сроки срываются, задачи теряются, работа по проектам тормозится и как следствие падает продуктивность. С такими проблемами я, как и большинство из вас жил долгие годы. Полгода назад, я задался целью — выстроить эффективную систему работы с задачами для себя и команды, которая действительно будет работать».

      В этой статье директор по развитию Соли – Василий Карпук, делится основными правилами планирования задач и проектов в компании.


      Я выстраивал всё на инструментах Битрикс24, ведь сапожник должен быть в сапогах, но подойдёт практически любой современный таск-трекер: Trello, Todoist, Weeek, Flow, Asana и пр. Очень важный момент! Я уже много лет — человек календаря, поэтому все события обязательно планирую там и это существенно упрощает работу. 

      Проблемы, с которыми столкнулся

      elisa-ventur-bmJAXAz6ads-unsplash.jpeg

      • Задачи были в Битрикс24, когда их количество переваливало психологическую отметку, я переставал туда смотреть и пытался сосредоточиться на задачах в напоминалках айфона, там быстро наступал бардак и я переходил в ежедневник, потом появлялись листики на столе, стикеры и пошло поехало;

      • Десятки запланированных плохо описанных задач, в которых трудно понять, что было сделано и что необходимо сделать, задачи без срока и давно просроченные задачи;

      • Отсутствовала система разделения задач по типам. Я брался за всё сразу и тратил много времени на переключение между ними;

      • Обратная связь. Ответы на вопросы, приём результатов, помощь в выполнении задачи — как правило, я обращал на это внимание или случайно, или после звонков и сообщений коллег, либо когда уже срок исполнения задачи истек, а связанный со мной проект остановился;

      • За выполнение задачи я брался тогда, когда она уже просрочена, а не потому, что она важна, полезна или её ждут. В результате многие задачи, необдуманно запланированные ранее, все же выполнялись, ресурсы тратились, но задача уходила «в стол», не принося пользы;

      • Авралы, горящие дедлайны, чувство что ты ничего не успеваешь, создавали эмоциональную нагрузку и повышали общий уровень тревожности.

      Думаю, что тут себя узнали многие. Хорошая новость — выход есть! Правда, он не волшебный, а требует дисциплины и умения инвестировать в планирование. 

      Как я решал проблемы

      С чистого листа!

      jeshoots-com-pUAM5hPaCRI-unsplash.jpeg

      Выделил вечер, разобрал все задачи, свёл в один инструмент — Битрикс24 и навёл в них порядок. Это сложно, так как надо расставить сроки, даже если они уже сгорели. Тут я поступил следующим образом:

      1. Запретил себе брать в работу новые задачи от себя и коллег в ближайшие две недели, исключением являлись задачи, без которых сотрудники не смогут выполнять свои обязанности;

      2. Выкинул за борт все неважные, плохо описанные задачи, перенёс сроки задач, к которым буду готов вернуться позже: ежемесячное, ежеквартальное или годовое планирование;

      3. Отобрал важные задачи, которые влияют на прогресс в других задачах и проектах. Отвёл на это неделю и выделил дополнительные часы на работу с ними вечером;

      4. Крупные задачи декомпозировал на подзадачи с актуальными сроками реализации;

      5. На второй неделе начал закрывать оставшиеся по приоритету хвосты.

      Планирование и обратная связь

      01.png

      Ключевой этап, который является главным фундаментом успеха моего эксперимента.

      Я выделил 1 час в день, чтобы научиться вдумчиво планировать расписание, оценивать задачи и понимать сколько из них, я смогу выполнить на самом деле за день. 

      Ежедневно я иду по задачам, в которых выполняю разные роли: наблюдатель, помощник, постановщик задачи и ответственный.

      Наблюдатель и помощник

      - Смотрю изменения, отвечаю на комментарии, ставлю подзадачи, если есть вопросы, на которые не могу ответить сразу.
      - Проверяю просроченные задачи и прошу ответственных актуализировать сроки исполнения.

      Постановщик

      - 
      Смотрю изменения по задаче, очень подробно отвечаю на вопросы, корректирую процесс выполнения и даю пояснения;.
      - Смотрю просроченные задачи, выясняю в чём причина и когда задача будет выполнена, после обсуждения актуализирую срок.

      Ответственный
      Важнейший этап планирования рабочего дня.

      - Проверяю изменения, комментарии и даю обратную связь;
      - Смотрю задачи, которые просрочил сам, анализирую причины, ставлю актуальные сроки;
      - Смотрю задачи на сегодня, планирую работу по ним. 

      Правила работы с задачами

      mitchell-hollander-8b1cWDyvT7Y-unsplash.jpeg

      1. Задачи-пятиминутки делаю сразу.
        Позвонить в налоговую, подписать документ, подтвердить оплату, как правило, задачи на пару минут откладываются на потом и тормозят смежные процессы;

      2. Клиентские задачи.
        Отдельно рассчитываю трудозатраты и планирую слот в календаре на работу с клиентами. Совет: не планируйте такой тип задач на послеобеденное время (13:00-14:00), туда лучше ставить что-то неспешное, например работу с документами или ответы на письма;

      3. Остальные задачи.
        Выбираю приоритетные, проставляю сроки реализации и бронирую время в календаре. Время на работу с задачей — это один слот в календаре. Без этого чуда не случится.

      А теперь несложная математика. Обычно время на выполнение задачи занимает от 30 минут до 2-х часов: 

      2 часа в день точно занимают клиентские задачи
      30 минут -1 час — планирование
      30 минут- 3 часа — внутренние встречи и совещания

      И оказалось, что сделать за день я могу не больше 4-5 задач, а не 20-30, как я думал раньше.

        4. Задачи, которые не вошли в рабочий день.

      Провести время с семьёй или с этими увлекательными задачами? Когда регулярно задумываешься над этим выбором, то начинаешь планировать лучше, а каждый новый проект оцениваешь крайне критично.

      Сейчас таких задач стало меньше, но периодически вылезают и неплохо отрезвляют. Те задачи, которые проиграли по увлекательности семье и футболу переносятся на завтра или другой актуальный срок. А завтра начинается новая игра в осознанность. 

      Таким образом, новая система позволила мне разгрести завал вечно просроченных задач, наладить процесс контроля за исполнительской дисциплиной, а главное, существенно ускорить выполнение связанных со мной проектов, благодаря регулярной обратной связи при взаимодействии с коллегами. 

      Главные тезисы

      calendplan.png

      • Выделите себе время на ежедневное планирование. Сначала с запасом, потом определите сколько вам нужно, в моём случае: 3 часа в конце месяца, 2 часа в понедельник и 25 минут ежедневно;

      • Одна задача = одному слоту в календаре. Так вы научитесь лучше оценивать задачи и правильно планировать свои силы;

      • Давайте коллегам развёрнутую обратную связь. Вы удивитесь, но это запустит волшебную шарманку, которая ускорит выполнение всех задач в компании и повысит уровень нормы и качества коммуникации внутри коллектива;

      • Ставьте задачи с максимально подробным описанием. Так и вы и коллеги будете понимать, что делать. Это сэкономит время и нервы всем, а результат будет быстрее и лучше. 5-10 минут на постановку задачи будут очень полезной инвестицией.

      • Все задачи в одном месте. Любое разделение их по источникам, инструментам, спискам — самообман.

      • Выходной день среди недели, срочное утренняя встреча с важным клиентом или ещё что-то подобное сломают вашу систему! Будьте готовы к этому, это нормально. И учитывайте, что после этого вам будет нужен увеличенный слот под планирование

      Бонус-трек о том, что у меня становится задачами

      deena-englard-iUg5wf98UyQ-unsplash.jpeg

      1. Почта. У письма в моём ящике может быть три состояния:
      - мгновенный ответ, если написание письма занимает менее 5 минут;
      - задача, если над ответом надо как следует подумать;
      - событие, если это встреча;

      2. Звонки. Долго пытался планировать их через календарь, но через задачи стало работать лучше;

      3. Вопросы от коллег в чатах, задачах или живых вопросах - уходят в задачи;

      4. Запланировать событие — это задача. Звучит глупо, но без такой фиксации часто теряю;

      5. Всё, что заканчивается словами «потом обсудим», «надо будет не забыть» и т. д.

      6. Всё, что я не буду делать прямо сейчас — задача.

      В следующей статье опишу пошаговый процесс планирования и работы с задачами в Битрикс24, с инструментами, фильтрами и тегами.  

      Больше полезных видео на нашем YouTube-канале
      Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой 30%
      Заказывайте техподдержку от специалистов Соли

      Поделиться
      Назад к списку
      Это интересно
      • Сайты и магазины Битрикс24. Альтернатива Wix, Shopify, WordPress, Drupal на российском рынке
        Сайты и магазины Битрикс24. Альтернатива Wix, Shopify, WordPress, Drupal на российском рынке
        19 мая 2022
      • Еmail-рассылки в Битрикс24. Альтернатива SendPulse, Mailchimp, GetResponse
        Еmail-рассылки в Битрикс24. Альтернатива SendPulse, Mailchimp, GetResponse
        12 мая 2022
      • Чаты Битрикс24. Замена мессенджерам Slack, WhatsApp, Telegram
        Чаты Битрикс24. Замена мессенджерам Slack, WhatsApp, Telegram
        5 мая 2022
      • Битрикс24.Диск. Российский аналог Dropbox, Google Диск, Onedrive
        Битрикс24.Диск. Российский аналог Dropbox, Google Диск, Onedrive
        28 апреля 2022
      • Чем заменить Skype, Zoom, Google Meets. Видеозвонки HD от Битрикс24
        Чем заменить Skype, Zoom, Google Meets. Видеозвонки HD от Битрикс24
        21 апреля 2022
      • Российский таск-менеджер от Битрикс24 – альтернатива Asana, Trello и JIRA
        Российский таск-менеджер от Битрикс24 – альтернатива Asana, Trello и JIRA
        7 апреля 2022
      • Приложение Стандартизация e-mail адресов
        Приложение Стандартизация e-mail адресов
        31 марта 2022
      • Приложение Автоматическое создание сделок по потерянным клиентам
        Приложение Автоматическое создание сделок по потерянным клиентам
        24 марта 2022
      • Приложение Визуализация дедлайна в задачах
        Приложение Визуализация дедлайна в задачах
        17 марта 2022
      • Приложение Стандартизация ФИО
        Приложение Стандартизация ФИО
        10 марта 2022
      • Интеграция календарей MS Exchange с Битрикс24
        Интеграция календарей MS Exchange с Битрикс24
        3 марта 2022
      • Бизнес-ассистент Лиза по бизнес-процессам Битрикс24
        Бизнес-ассистент Лиза по бизнес-процессам Битрикс24
        24 февраля 2022
      • Приложение Ссылка с описанием
        Приложение Ссылка с описанием
        17 февраля 2022
      • Приложение Отчёты по лидам
        Приложение Отчёты по лидам
        10 февраля 2022
      • Приложение Автозакрытие дел в CRM
        Приложение Автозакрытие дел в CRM
        3 февраля 2022
      • Настраиваем виджет для CRM-формы обратного звонка
        Настраиваем виджет для CRM-формы обратного звонка
        27 января 2022
      • Использование триггеров в CRM
        Использование триггеров в CRM
        20 января 2022
      • Определитель номеров для Битрикс24
        Определитель номеров для Битрикс24
        13 января 2022
      • Приложение Отчёт по динамике продаж
        Приложение Отчёт по динамике продаж
        30 декабря 2021
      • Приложение Быстрая привязка задачи к CRM
        Приложение Быстрая привязка задачи к CRM
        23 декабря 2021
      Категории
      • Инструкции и чек-листы113
      • Кейсы и наработки206
      Боковой баннер
      © 2022 «СОЛЬ»
      Услуги
      Внедрение
      Техподдержка
      Настройка Битрикс24
      Уроки
      Импортозамещение
      Связаться с нами
      Служба заботы
      Позвонить
      Написать на почту
      Подписаться
      youtube Вконтакте Яндекс.Дзен telegram
      1-й Верхний переулок, 12 лит А,
      офис 202
      8 (800) 350-80-14 hello@saltpro.ru