Правильный процесс документооборота - залог успешного взаимодействия подразделений компании и формирования достоверной отчетности.
Заказчик обратился к нам с вопросом организации документооборота в Битрикс24:
Процесс состоял из ручной расстановки задач, с вовлечение сотрудников различных подразделений. Возникали трудности в отслеживании результатов поэтапно по документам, и выявлении причин замедления работ.
Что сделали мы?
Придумали реализовать процесс на Сделках под названием "Документооборот".
Почему на сделках?
- Наглядные стадии сделки (этапы согласований документов);
- Удобно пользоваться фильтрацией;
- Есть возможность увидеть статистику по контрагентам;
- Существует потенциальная интеграция с 1С.
При формировании Cделки происходит её автонумерация по определенному алгоритму.
Сделка создана - запускается бизнес-процесс, который обращается к специализированному нумератору, где хранится информация о следующем порядковом номере. Номер подставляется в название Сделки.
В момент перевода Сделки на этап "Согласование договора" необходимо в окне сделки запустить одноименный бизнес-процесс "Согласование договора".
Всплывает форма, в которую необходимо внести данные по конкретному документу:
После чего запускается бизнес - процесс.
Предусмотрена проверка системой. Если бизнес-процесс выбран неправильно, он останавливается и инициатору приходит уведомление.
Согласование проходит 5 этапов:
1. Согласование руководителем – руководителю ставится задание, в виде уведомления со ссылкой на форму для выполнения задачи.
Три варианта развития событий:
- согласовать - переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
- отправить на доработку - отправляется уведомление пользователю запустившему бизнес-процесс, с комментарием. Бизнес-процесс завершается и сделка возвращается на этап назад;
- отклонить - отправляется уведомление с комментарием пользователю, запустившему бизнес-процесс, сделка переходит в стадию "Отклонено", бизнес-процесс завершается;
После того, как договор согласован руководителем, он переходит на согласование следующему сотруднику.
2. Согласование специалиста закупки.
Аналогичным образом ставится задание. Два варианта:
- согласовать - согласование документа переходит к следующему участнику бизнес-процесса;
- согласовать с замечанием - формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить). При этом в двух случаях процесс не останавливается и согласование переходит к следующей роли.
3. Согласование бухгалтера – полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование специалиста закупки.
4. Согласование юристом – аналогично согласованию руководителя, но в случае выбора отправки на доработку, формируется задача на ответственного по сделке с комментарием, что необходимо исправить. Как только задача закрывается, сделка повторно проходит согласование с юристом.
5. Согласование финансовым директором - полностью повторяется набор действий, как и на этапе согласование юристом.
Документ согласован - сделка автоматически переводится на стадию "Заведение скана от контрагента". Поступает задача ответственному за заведение скана.
Когда сотрудник закрывает задачу, сделка переходит на этап "Подписание договора у генерального директора" . Подписание документа производится очно.
Документ подписан - сделка переходит на стадию "Получение оригинала от контрагента". Ставится задача ответственному на получение оригинала.
На стадии "Передача в архив" ставится задача бухгалтеру о проверке и переносе документа в архив (Стадия "Архив").
Создан контроль согласования документооборота с автоматической расстановкой задач между сотрудниками в максимально короткие сроки. Берите решение себе на заметку и стучитесь к нам - мы будем рады помочь вам с реализацией задуманного!
