Как наладить коммуникации в компании с Битрикс24. ТОП-5 процессов

Администрирование чатов

Когда сотрудники общаются в разных мессенджерах, бизнес сталкивается сразу с несколькими проблемами:

• приходится каждый раз вручную добавлять в чаты новых сотрудников;

• новичкам сложно понять, к кому обратиться, так как нет привязки чатов к структуре компании;

• сотрудников забывают удалить из корпоративных чатов после увольнения, поэтому они продолжают получать внутреннюю информацию.

В Битрикс24 все чаты собраны в одном меню. Есть несколько типов диалогов:

• Личный чат для переписки между двумя сотрудниками.

• Открытые чаты, доступные всем. В них обсуждают общие вопросы компании.

• Закрытые чаты, доступные по приглашению. В них решают рабочие вопросы по конкретной теме, проекту, сделке. 

Управление чатами автоматизировано. Новые сотрудники автоматически добавляются в них, уволенные — исключаются, при этом история коммуникации сохраняется на портале.

В закрытый чат проекта попадают все сотрудники, которые над ним работают. Там ведется обсуждение, сохраняются данные по сделке, прикрепленные файлы и документы. Не нужно мониторить десяток разных чатов и искать информацию о клиенте, она всегда доступна в пару кликов.

Вручную менять состав участников чатов тоже можно. Например, в групповой чат проекта можно подключить конкретного специалиста для консультации.

Чаты Битрикс24 доступны в веб-версии, десктопном и мобильном приложениях.

Контроль задач и хранение информации

Когда в компании взаимодействуют несколько подразделений, сложнее контролировать этапы выполнения поставленной задачи. В отделах нет единого места хранения информации: часть данных может оказаться в рабочем компьютере сотрудника, часть — в личном, а часть — на бумаге. Когда быстро найти нужный документ нет возможности, задача выполняется некорректно или срываются сроки.

Инструменты Битрикс24 помогают решить эти проблемы:

• В разделе «Задачи и проекты» можно не только поставить задачу, но и проконтролировать ход ее выполнения, проверить результаты. В Битрикс24 выполнение задачи легко разбить на промежуточные этапы, на каждом назначить исполнителя и дедлайн. Для контроля удобно использовать чек-листы. Если что-то пойдет не так, система предупредит о том, что время заканчивается, а задача не выполнена.

• Все задачи, намеченные в рамках проекта, можно добавить в специальный блок — бэклог. Участники команды в любой момент могут посмотреть в него, вспомнить, что обсуждали, найти новые идеи.

• На диске менеджеры могут систематизировать и хранить документы в одном месте — не придется тратить время на их поиски. А чтобы поделиться документами с коллегой из смежного подразделения, можно предоставить к ним доступ.

Совместное планирование

В Битрикс24 есть календарь, с которым просто планировать расписание задач и мероприятий, как своих, так и совместных. Календарь показывает, кто и когда из сотрудников свободен, а кто занят. Можно не бояться забыть о встрече, не придется долго выбирать с коллегами время для мероприятия. Через раздел календаря «Занятость переговорных» можно забронировать для мероприятия нужную переговорную или конференц-зал. 

Календарь также помогает руководителю распределять поручения без согласования с сотрудниками. Если требуется участие конкретного специалиста, его можно отметить в системе и «позвать» на консультацию. В календаре сотрудника встреча появится заранее, система пришлет ему напоминания. 

НR-процессы

Адресные сообщения и новости. Когда сотрудников в компании много, им со всех сторон приходят информация и новости, часто не имеющие отношения к их работе. В Битрикс24 можно направлять информацию адресно, чтобы каждый получал только нужное. Теперь HR будет удобнее сделать рассылку для конкретной группы пользователей, а не отправлять сообщение в общий чат.

Группы могут создаваться по отделам, проектам или интересам. Например, группа руководителей отделов для обсуждения рабочих моментов или группа автомобилистов для общения коллег-единомышленников. Как и в соцсетях, сотрудник подписывается только на нужные или интересные ему группы и видит в ленте их новости, а не все подряд.

Быстрый доступ к нужной информации. Обычно в компаниях HR отвечает на десятки вопросов от сотрудников, которые больше не знают, к кому обратиться. Это отнимает время и отвлекает от других задач. В Битрикс24 видно, кто за что ответственный и к кому обращаться с вопросами, поэтому такие консультации от HR не нужны.

Онбординг. Битрикс помогает адаптировать новичков. На портале есть база знаний со справочными материалами и тестами для самопроверки. Можно составить план развития нового сотрудника. Туда ему поступят задачи, чтобы пройти адаптацию и полностью погрузиться в работу.

Сбор обратной связи и идей

Компании собирают комментарии и обратную связь, чтобы узнать мнение сотрудников или придумать креативную идею. 

В Битрикс24 можно устраивать опросы. Они экономят время и позволяют быстро собрать большой объем данных. Темы опросов могут быть разными: от рабочих моментов до выбора места для корпоратива. 

Также Битрикс24 предлагает собирать идеи и предложения от сотрудников с помощью сервиса «Есть идея?». Он доступен владельцам коробочных лицензий на тарифах «Интернет-магазин + CRM», «Корпоративный портал» и облачной «Энтерпрайз». 

Любой сотрудник может предложить улучшения в компании — в сервисе он заполняет описание, дает заголовок и выбирает категорию своей идеи. Руководитель подразделения может давать обратную связь по каждому обращению, чтобы перспективные идеи не потерялись в общей коммуникации.

Сотрудники лучше всех знают свои рабочие процессы. Они видят, как их можно оптимизировать и улучшить. С Битрикс24 идеи не просто звучат между делом в чате, а реализуются или как минимум получают отклик.

Коротко о главном: как Битрикс24 помогает оптимизировать внутреннюю коммуникацию

• Автоматизирует управление чатами. Не нужно вручную добавлять новых сотрудников и удалять тех, кто уволился. Есть чаты с разными уровнями доступа. Открытые — доступны для всех, закрытые — по приглашению, для обсуждения конкретной темы или проекта.

• Снимает коммуникативную нагрузку с HR. Рекрутерам не придется отвечать на вопросы из других областей — в Битрикс24 можно настроить структуру компании, в которой видно отношения между отделами и роли в них сотрудников. Новички и опытные сотрудники сами понимают, кому адресовать вопросы.

• Облегчает планирование рабочих дел и встреч благодаря встроенному календарю. Позволяет анализировать загруженность коллег и распределять задачи без согласования.

• Помогает собирать обратную связь, исследовать мнения с помощью опросов и собирать идеи для развития.

Инструменты Битрикс24 упрощают внутреннюю коммуникацию и помогают улучшить другие бизнес-процессы. Приходите на бесплатную онлайн-презентацию, чтобы узнать больше о возможностях Битрикс24 для управления продажами, работы с персоналом и создания клиентоориентированного сервиса в компании.

Об авторе

Резник Марина

CRM-аналитик компании «Соль». Специализируется на анализе данных в CRM и настройке инструментов для оценки эффективности маркетинговых кампаний и работы отделов продаж. Отслеживает ключевые показатели, выявляет точки роста и разрабатывает решения для повышения конверсии и удержания клиентов.