Сегодня хотим поделиться с вами работой по интеграции финансовой учетной системы Финолог с Битрикс24. Продолжаем упрощать свои внутренние рутинные процессы и делать работу еще более приятной и оперативной.
Итак, как вы уже поняли, нам довелось поработать над своими внутренними задачами, время позволяло, и мы взялись колдовать над интеграцией.
Какую основную задачу мы хотели решить?
В сервисе Финолог, интегрированном с банковскими счетами, ведем весь финансовый учет, разбиваем доходы по статьям, фиксируем поступления денежных средств.
Работы по сделкам ведем в Битрикс24. Клиентские счета, договоры, дополнительные соглашения также создаем и выставляем на портале.
Процесс можно описать так…
На портале, когда работа по сделке доходит до состояния «выставления счета клиенту», создается счет, генерируется печатная форма документа и отправляется клиенту. Есть сделка, по ней счет, но по одной сделке может быть выставлено несколько счетов, и нам нужно контролировать оплаты по каждому. После отправки счета клиенту, в случае его оплаты, в назначении платежа указывается номер счета из Битрикс24. Так как Финолог интегрирован со всеми нашими счетами и по расписанию забирает информацию о поступающих платежах, мы решили интегрироваться не с каждым банком по отдельности, а напрямую с Финологом, в котором уже есть вся информация о поступлениях по счетам.
Как мы это сделали? Написали приложение для облачного Битрикс24.
Приложение раз в минуту, обращается к Финологу и получает у него список всех денежных поступлений, за последний день.
Смотрит какие из поступлений в назначении платежа содержат номер счета. По номеру счета приложение сравнивает наличие счета в Битрикс24.
Если счет есть - статус счета меняется на «Оплачен». Сделка по которой выставлен счет меняет свой статус на тот, который соответствует оплате.
При изменении статуса оплаты счета, автоматически изменяется статус сделки, на основании которой выставлен счет. Ответственный получает уведомление об оплате. Приложение фиксирует информацию в своей БД по обработке счета и больше не учитывает его.
В следующий раз, когда происходит проверка поступления средств, в CRM информация повторно не заносится.
Но как мы понимаем, не бывает все просто и гладко. Есть нюансы с API Финолога, не все, что задокументировано отрабатывает корректно. По плану запускать анализ поступлений нужно было каждую минуту с последней проверки, а не за весь день. Несмотря на то, что в документации указано, что это возможно сделать, фактически реализовать это не удалось. Пришлось выкручиваться и привязываться к номеру счета в оплате. К счастью, даже десятки и сотни поступлений за сутки не создадут нагрузки заметной для сервера.
Предусмотрели так же вероятность ошибок со стороны клиентов. Если клиент оплатил счет, но забыл указать его номер в наименовании платежа, при распределении этого платежа в программе Финолог, наш менеджер может увидеть недочет и вручную указать номер. При запуске обмена данными, модуль увидит информацию, внесенную менеджером, и прикрепит оплату к счету на портале.
Чем помогла интеграция?
Мы оперативно получаем информацию в Битрикс24 о всех поступивших оплатах. Не ждем пока сотрудник просмотрит платежки и пойдет в портале запускать клиентские задачи в работу. Теперь прекрасно работает наша автоматизация по отправке уведомлений клиентам.
Если кратко, мы сделали в Битрикс автоматические цепочки уведомлений писем клиентам. Если мы отправили клиенту счет, а он подтвердил, что счет получен (менеджер лично созвонился и поставил отметку в битрикс). Запускается бизнес-процесс, который отправляет раз в два дня письмо клиенту с напоминание об оплате. После двух отправлений, автоматически ставится задача связаться с клиентом лично.
Поэтому, для нас важно, чтобы когда клиент оплатил счет, уведомление с напоминанием больше его не беспокоило.
Интеграция оказалась для нас долгожданной и полезной. Надеемся, решение подойдет и вам! Делимся с вами актуальной информацией и всегда держим в курсе технологий.Интересные и полезные решения для вашего бизнеса - это наша работа. Обращайтесь, всегда готовы вам помочь!
