Импорт данных в списки коробочного Битрикс24

В функционале Битрикс24 есть инструмент под названием Списки. В нём вы можете хранить абсолютно любую информацию, необходимую для работы и не только. Но что делать, если ранее вы уже завели себе excel-файл, в котором имеется огромное количество записей, а вы хотите всю эту информацию видеть в едином рабочем пространстве – на вашем портале?

Владельцем приложения «Импорт данных в списки коробочного Битрикс24» является компания IT-Solution. Для консультации, а также технической поддержки рекомендуем перейти на официальный сайт компании.

Штатный функционал Битрикс24 не позволяет импортировать данные в списки, в связи с чем было разработано приложение «Импорт в списки из CSV», которое позволяет переносить данные из excel-файлов в списки вашего Битрикс24.

Приложение доступно как в облачном, так и в коробочном Битрикс24, только по активной подписке на Маркет.

Для того, чтобы установить данное приложение, перейдите в раздел Маркет (для облака) или Приложения (для коробки) и введите в поисковую строку «Импорт в списки из CSV».

Далее необходимо подтвердить своё согласие с лицензионным соглашением и политикой конфиденциальности и нажать «Установить».

Помимо согласий, приложение запрашивает доступ к спискам и группам:

Если с доступом к списками вопросов нет, то для чего приложению нужны группы? Все потому, что группы также могут иметь в своем составе списки.

Затем приложение появляется в установленных, и вы можете настроить права доступа на его использование для конкретных сотрудников или целых отделов:

Также после установки приложение появится в левом меню вашего портала:

Интерфейс приложения выглядит следующим образом:

Первоначально выберите тип списка: Списки, Процессы или Списки групп. При выборе Списки групп вам сначала предлагается выбрать нужную группу, а уже после конкретный список. В Иных случаях вам нужно лишь выбрать определенный список.

Далее появляется поле для загрузки файла:

Загружаемый файл обязательно должен быть формата CSV, кодировка данных в файле – UTF-8:

Примечание: Если Excel не даёт возможности сохранить файл с кодировкой UTF-8, то необходимо сохранить файл в формате Текст Юникод *.txt кодировка Юникод UTF-8.

Приложение корректно загружает данные в поля следующих типов:

• Название, Сортировка, Строка, Число и другие строковые и текстовые поля; 

• Список;

• Привязка к сотруднику. В CSV указывается ID сотрудника;
• Привязка к пользователю. В CSV указывается ID пользователя;
• Привязка к элементам CRM. В CSV указываются ID элементов вида: 

После того, как мы загружаем файл, необходимо сопоставить поля файла с полями списка в Битрикс24:

Примечание: значение (если оно множественное) списочного поля в импортируемом файле перечисляется через запятую. Чтобы импорт данного типа поля прошёл успешно, необходимо полное соответствие значений в графе Значение в csv со значениями в csv файле (1).

Если вы сделали какое-нибудь из полей в списке обязательным, то в импортируемом файле должны быть заполнены значения соответствующего поля, иначе импорт остановится, как только приложение дойдет до пустого значения в файле, будет выведена ошибка:

Если у вас для списка, в который вы хотите загрузить данные, настроен бизнес-процесс, отрабатывающий на изменение/создание, то он запустится. В связи с этим убедитесь в том, нужен ли запуск бизнес-процесса, если же нет – отключите его на время импорта.

После нажатия кнопки «Загрузить» происходит загрузка данных в список Битрикс24.

Кроме того, что вы можете загрузить новые данные в ваш список, приложение также позволяет обновлять уже имеющиеся данные. Для этого необходимо выбрать уникальное поле (2) и далее приложение будет проверять совпадение на уникальность и вместо создания новой записи, наша разработка будет изменять имеющуюся информацию в списке согласно обновлённым данным из файла.

Рекомендации по содержанию импортируемого файла: Если вы хотите импортировать файл с большим количеством записей, то следует разбить файл на несколько частей, чтобы в каждой было не более 1000 записей. Битрикс24 накладывает ограничение на число запросов в единицу времени с портала. Если список большой, то и запросов много. Поэтому возможны ситуации, когда операция прерывается.

Преимущество данного приложения. Оно спроектировано таким образом, что данные из файла отправляются напрямую в Битрикс24, не проходя через промежуточные сервера. Это позволяет полностью устранить возможность утечки сведений.

Благодаря данному приложению можно экономить значительную часть времени на перенос данных в ваш Битрикс24 и проводить его с пользой!

По всем возникающим вопросом вы всегда можете обратиться к  технической поддержке, или посмотреть подробное видео.