Рекомендуем присмотреться к реализации задачи не только в направлении выдачи справок 2-НДФЛ. Похожие процессы можно создать для любых видов справок документов и регламентов.
Лишние руки никому не помешают, поэтому если отделы и подразделения вашей компании территориально разбросаны по стране. Такой процесс вам в помощь.
Несложно пару раз сбегать в бухгалтерию за нужной справкой, но если вы попадаете на конец закрытия периода, то вы либо не найдете свободного в отделе бухгалтера, либо столкнетесь с «напряженными настроениями, что вы не вовремя».
А если ваш бухгалтер работает удаленно? Быстренько получить нужную справку может быть проблематично, особенно с нашей «любовью» откладывать все на потом…
Случай нашего клиента, который обратился к нам за реализацией бизнес-процесса по выдачи справки 2-НДФЛ своим сотрудникам. И мы в рамках технической поддержки проекта, разработали бизнес-процесс в Битрикс24.
Как запросить этот документ и куда для этого обратиться? Теперь сотрудникам даже не нужно думать, кто этим вопросом занимается.
На рабочем месте, прямо с портала сотрудник запускает процесс запроса, выбрав наименование «запрос на получение справки 2НДФЛ», указав период и вид документа.
Далее автоматически ставится задача бухгалтеру, чтобы тот подготовил справку 2-НДФЛ. В составе задачи бухгалтер видит данные:
- ФИО (сотрудника, инициирующего процесс),
- период (за какой период интересует информация),
- вид представления (печатная или электронная форма справки).
После завершения задания бухгалтером, офис-менеджеру ставится задача отправить печатную форму 2-НДФЛ. В задаче отображаются данные: по какому сотруднику нужна справка и ссылку на главную задачу бухгалтера. Офис-менеджер организует отправку корреспонденции.
Если запрос поступил на электронную форму документа, процесс становится еще проще.
Ставится задача бухгалтеру подготовить и отправить электронный вариант справки. После того как бухгалтер отправил по электронный почте сформированную форму документа, инициатору запроса приходит уведомление в портал о том, что справка отправлена.
Сотрудник проверяет почту, процесс спрашивает получена справка или нет.
Если все получено, то процесс заканчивается.
Если нет - процесс спрашивает, актуально или нет получать новую копию. Если запросить новую копию, то бухгалтеру снова ставится задача сделать справку.
Структурированная форма запроса справки с автоматической постановкой задач ответственным и обратной связью инициаторам – несложное, но удобное решение для рутинных задач. Добавлен порядок, внесена ясность.
А если у вас все же остались вопросы или заинтересовало решение, обязательно обращайтесь к нам!
