Первоначально Битрикс24 функционировал, как таск-менеджер с парой дополнительных функций. Разобраться элементарно, установить легко, привыкнуть еще легче.
Эволюционировал, и теперь программа запуска Битрикс24 ТКЗ.Задачи, кажется, чем-то нестандартным, а ведь это база - работа с задачами и проектами, и любовь к Битрикс24 с первого клика.
Недавно к нам обратились компания, с задачей запустить Битрикс24. Заказчик проводит крупные мероприятия в рынке электронных коммуникаций, помогает российскому стартапу во взаимодействии с государством, предоставляет членство организациям-партнерам.
Какие задачи предстояло решить:
- Проинформировать о возможностях Битрикс24, сценариях применения. Часть команды никогда не слышала про систему, а другая сталкивалась только в направлении CRM.
- Предстояло грамотно организовать внутреннюю работу коллектива. Нынешние рабочие спутники – это google-таблицы, всевозможные мессенджеры и любимая почтовая переписка.
- Перестать использовать различные таск-менеджеры, в нашем случае это Jira и Twilio, а научиться пользоваться задачами внутри групп и проектов Битрикс24
На старте мы описали регламент внутренних работ коллектива и стали его придерживаться, чтобы наладить порядок взаимодействия.
После вместе с командой разобрали основные инструменты Битрикс и базовые потребности в работе. Перенесли реальные рабочие ситуации на функционал.
Построили этапы работ с внешними проектами. Подключили корпоративные ящики к порталу, чтобы личная переписка наконец осталась за кадром. Рассмотрели какие инструменты и задачи можно реализовать в будущем.
Спланировали этапы проведения мероприятий (проектов). Выявили закономерность и создали проектные группы и проекты с необходимым набором инструментов.
Подготовка к проекту занимает большой промежуток времени, включает много задач и участников.
Выделили три значимых этапа по каждому проекту: подготовительный, проведение, закрывающий. Их можно рассматривать как три отдельных проекта, но поскольку они идут в рамках одного мероприятия, удобнее оказалось создать один проект под мероприятие. А этапы сделать верхними задачами с структурой подзадач.
Но еще поразмыслив, мы пришли к выводу, что для команды более применима история не с подзадачами, а со связанностью задач.
Например, задание "Подготовка буклетов" относится к определённому этапу мероприятия, но результат выполнения задачи относится к разным проектам.
Выносим это не подзадачей, а отдельной задачей. Чтобы не ставить в разные проекты одну и туже задачу, но сохранить возможность присутствия в каждом. Приняли решение работать со связанностью задач.
При открытии карточки задачи, сотрудник может увидеть к чему относится по связанности данная задача.
Для увеличения скорости работы менеджеров сформировали типовой шаблон проекта и задач по проекту, изучили работу с групповыми действиями по задачам.
Битрикс24 - гибкая система с большими развивающимися способностями. Планы клиента на развитие:
- заказчику может понадобиться CRM, при загрузке базы с мероприятий и хранения данных по клиентах.
- желание организации документооборота по типовым рабочим моментам.
- интересна потенциальная интеграция с 1С.
Если вы думаете, что Битрикс24 не для вас, возможно, вы ошибаетесь, есть множество инструментов и сценариев применения. Уверены мы найдём нужный вам!
