Но вопрос «Это сотрудник некомпетентен, задача невыполнимая или дело во мне?», мы думаем, волнует вас не меньше.
На основе своего огромного опыта работы с бизнесом мы убедились, что главные причины неисполнения или некорректного исполнения задач, кроются в том, что задачи были поставлены некорректно.
И это я знаю на личном опыте, на опыте сотен наших клиентов, моих друзей, коллег, с которыми мы часто обсуждаем то, как правильно делегировать, ставить задачи и прочее. На самом деле, как очень любят поступать руководители? Молодые, опытные, неважно. Задачу можно поставить на словах, где-то в голосовом сообщении или написать коротко:«Cделай это». Это все не работает. У правильной постановки задачи есть набор определенных атрибутов, который обязательно должен в ней присутствовать.
Василий Карпук — генеральный директор компании «Соль», директор по маркетингу.
Главные атрибуты правильно поставленной задачи:
Фиксация задачи письменно
Не важно, где ставите задачу: в Битрикс24 или электронном письме, в мессенджере или таск-менеджере. Выбирайте тот инструмент, который вам удобен. Важно зафиксировать факт постановки задачи. Даже если вы «наговорите ее голосом», при транскрибации в текст задача должна быть понятна и однозначна, не должно быть разночтений. Вы должны иметь возможность от чего-то оттолкнуться, когда будете спрашивать исполнение задачи с сотрудника. А если задачу передали в устной форме, то вероятность того, что она будет исполнена стремится к 0.
Формулировка задачи
Описание задачи должно отвечать на вопрос «Что нужно сделать?» и содержать обязательный призыв к действию. Другие формулировки мозг не воспринимает как задачу, как сообщение или новость — да, но не задачу. Поставленная некорректно задача может оказаться не в приоритете и просто потеряется в списке других дел.
В описании задачи должно быть четко и последовательно указано то, что необходимо сделать и какой результат это дело принесет. Описание важности конечного результата один из ключевых моментов. Сотрудник должен понимать зачем он тратит свое время на ее реализацию. И, кроме того, факт того, что руководитель проговаривает важность задачи, показывает подчиненному, что его уважают и ценят его время.
Пример двух формулировок задачи:
- Необходимо отправить это приглашение (список людей) и проконтролировать то, что его получили и дождаться ответа. Список тех, кто не придет, подготовить и повторно обзвонить уже по телефону.
- Необходимо отправить это приглашение (список людей) и проконтролировать то, что его получили и дождаться ответа. Список тех, кто не придет, подготовить и повторно обзвонить уже по телефону. Нам важно присутствие всех этих людей, на презентации нашего нового продукта. Это блогеры, представители СМИ и влиятельные люди города. От их присутствия полностью зависит успех маркетинговой акции.
Согласитесь, что выполняя вторую задачу, сотрудник будет ощущать важность своей работы и, скорее всего, выполнит задачу более вовремя и качественно.
Указание сроков исполнения задачи
Вы должны четко описать крайние сроки, к какому периоду задача должна быть реализована и почему. Не забывайте, зафиксируйте это обязательно. Объясните сотруднику, почему вы указали именно этот срок и последствия неисполнения вовремя.
Указание ресурсов, которыми обладает сотрудник для реализации задачи
У сотрудника должны быть ресурсы для исполнения задачи или вы должны указать ему на «место», где он может почерпнуть ресурс, когда он понадобится.
Например:
«В случае вопросов пиши мне», «С пунктом 4 тебе поможет Иванов И.» или «Сходи в бухгалтерию и скажи им, что я выдал тебе полномочия» — это и есть наделение ресурсами, которые помогут в исполнении задачи.
Указание последствий неисполнения задачи
Сообщите сотруднику о последствиях, которые ждут и его, и компанию в случае невыполнения задачи. Тогда сотрудник сможет оценить все последствия которые наступят для него или бизнеса.
Например:
Если коммерческое предложение не будет готово до 25-го числа, то клиент от нас уйдет, мы не выполним квартальный план, а и ты потеряешь свою премию.
Структурирование сложных задач
Если задача большая, рекомендуем разбить ее на подпункты. Каждый подпункт должен быть отдельной задачей со всеми указанными выше атрибутами. Иногда задача требует указания последовательности действий, например алгоритм:
- В кабинете №5 получишь разрешение.
- С разрешением идти к Светлане Ивановне, она поставит печать.
- С документом идешь на склад Иванычу.
- Иваныч отгрузит материал на объект».
Такой алгоритм, конечно, чаще всего необходим, если сотрудник новичок или делает такую задачу первый раз и впоследствии ему уже не понадобится такой четкий алгоритм.
Передать ответственность за задачу сотруднику
Вы можете разжевать задачу максимально четко и понятно, но сотрудник может ее не исполнить. Почему это происходит? Потому, что он ее пропустил, не заметил, прочитал поверхностно и не оценил своих сил и ресурсов, не оценил поставленные сроки и т.д. Очень важно убедиться, что сотрудник прочитал все описание задачи, оценил свои ресурсы, согласился или попросил перенести сроки задачи. Если ему недостаточно ресурсов, он должен об этом сообщить и запросить помощи.
И следующий, важный этап — сотрудник должен ПОДТВЕРДИТЬ, что задача принята в работу. То есть, нужно зафиксировать факт ее принятия в инструменте, где поставлена задача, например:
«Да, мне все ясно, вопросов нет»
«Я все увидел и понял, со сроками согласен и готов к выполнению»
Этот механизм очень прост и используется в органах исполнительной и законодательной власти столетиями.
Например:
Ответственность у гражданина наступает после того, как он расписался в том, что принял документ и согласился с его условиями.
Дисциплинарные меры могут применяться только после того, как «расписавшись» в принятии задачи сотрудник ее все равно не исполнил. И вот здесь уже возникают вопросы к его компетенции. Но это уже совсем другая история.
Если ваша задача будет поставлена с соблюдением всех перечисленных атрибутов, то шансы на ее качественно и своевременное исполнение стремятся к 100%.
Если вы пользуетесь Битрикс 24, то рекомендуем вам посмотреть обучающий материал о том, как ставить задачи в Битрикс24 (уроки 7 и 8).
А если у вас еще нет Битрикс24 или вы в поиске своей идеальной CRM напишите нам по форме ниже, мы проконсультируем вас и подберем удобный тариф.
