Недавно к нам постучались ребята, которые занимаются крупными проектами: электрификацией земельных участков, строительством и проектированием объектов.
Клиент самостоятельно пытался подобрать для себя систему по ведению внутренних задач и проектов, но положительного результата не достиг.
Успел попробовать Microsoft Project. Устраивало все, кроме недоразумений в работе с ноутбуков на операционной системе IOS.
Решили искать замену и нашли Trello. Но тут возникали вопросы со связанностью задач и выездным сотрудникам на объекте попросту было неудобно перевозить ПО и искать доступ в интернет.
Пришли к выводу – необходима система с адекватным мобильным приложением. Так нашли Битрикс24 и нашу команду.
Следующий недуг - чаты. Многообразие используемых сотрудниками чатов не давало прийти к единому решению, в каком же из них будут актуальные данные и оперативные решения. Руководство собралось ввести единый чат для рабочих вопросов , и он должен был быть в Битрикс24.
В рамках Тренинго-консалтингового запуска CRM Битрикс24 были разобраны реальные сценарии работ с файлами, группами и проектами. Настроены списки проектов, создан эталон карточки проекта: удалены лишние настройки, поправлены автозадачи на новых пользователей.
Визуальное представление важно для клиента, поэтому мы отредактировали левое меню, оставив только самые необходимые разделы. Настроили лаконичный список задач, убрав лишнее, оставив название и проект.
Раздел «мой Диск» - спорная история для заказчика. Решили оставить только общий диск и все самое важное перенести туда. Поскольку другие информационные системы в коллективе не прижились, данные размещали в облачном хранилище mail.диска. Где папка - это проект, подпапка - это задачи с необходимыми файлами проектной документации.
В общий диск Битрикс24 перекочевала привычная структура папок. Файлов много (вложенность папок до 5-ти), чтобы избежать ручного копирования, настроили синхронизацию диска.mail с общим диском Битрикс24. Ввели в курс дела, как работать с файлами на локальном компьютере и как битрикс «подтягивает» изменения на портал.
Приступили к работе с мобильным приложением: настроили нижнее меню, детально разобрали представление задач с файлами со смартфона.
В заключении приучили сотрудников к единому каналу внутренней переписки и разработали инструкцию помощнику-руководителя.
Excel-файл задач для выгрузки. "Название задачи" и проект к которому она относится.
Пошаговые действия по загрузке excel-файла от руководителя с перечнем задач. Помощник загружает файл на портал, задачи сами проставляются в нужные проекты. Далее сотрудник распределяет задачи по подчиненным.
Ваши сотрудники тоже сталкиваются с такими проблемами? Обращайтесь – проконсультируем и поможем с реализацией ваших задач.
