Часто для оплаты счетов поставщикам компании (счета на поставку оборудования, расходных материалов и пр.) необходимо осуществить много действий:
- согласовать необходимость платежа, сумму и другие параметры счета;
- указать распределение суммы между ЦФО (центрами финансовой ответственности) в рамках компании;
- отразить данный счет в программе финансового учета.
Как правило, согласование счетов происходит в электронной почте, понятен список согласующих лиц, отправляется письмо с копией на всех, где каждый согласующий пишет свой комментарий на всех участников переписки. Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот добавляют чрезмерное количество участников к переписке. В процессе согласования пересылается множество комментариев от каждого участника обсуждения. Много ресурсов уходит на подведение итогов и внесение правок.
Наша команда разработала приложение для облачного Битрикс24, в удобном интерфейсе которого пользователь создает заявку, указывая все необходимые параметры:
- состав ЦФО (произведена интеграция с 1С);
- список контрагентов-поставщиков (произведена интеграция с 1С), поиск контрагента возможен как по ИНН, так и по наименованию;
- состав и дата счета, важность и прочие параметры.
После создания заявки запускается бизнес-процесс её согласования, который автоматически выбирает ответственных лиц и алгоритм согласования в зависимости от указанных параметров. После прохождения согласования все данные о заявке автоматически отправляются в финансовую систему на базе 1С (БИТ.Финанс).
В результате согласование и учет всех заявок происходит в едином инструменте. Упрощена процедура создания заявки. Процесс согласования стал прозрачным и понятным для всех участников. Занесение информации в БИТ.Финанс происходит автоматически, исключая человеческий фактор и возможность ошибок.
Данная разработка будет полезна для компаний со сложной финансовой структурой, использующих специализированные продукты финансового учета.
