Задача формирования культуры хранения данных состоит не только в том, чтобы люди ощущали комфорт при взаимодействии с ними, но и в том, чтобы они в них легко ориентировались.
Рабочие файлы давно перестали быть персональными, доступ к ним должен быть у каждого сотрудника. А многие из нас, по-прежнему, используют их где-то у себя на личном компьютере. Постепенно «смазывая» картину корпоративных норм.
Не стоит забывать, что культура совместной работы с документами является неотъемлемой частью взаимодействия в коллективе и решает три основных вопроса:
- Единые правила хранения и предоставления доступа к данным, которые упростят учет и доступность файлов.
- Устранение проблем разрозненных хранилищ, которые препятствуют совместной работе.
- Грамотное управление данными хранилища, приводящее его в формат базы знаний как для старых, так и для новых сотрудников.
В нашем случае основные проблемы, с которыми столкнулся клиент, были озвучены следующие:
- одновременная работа с двумя дублирующими инструментами
- собственным файловым хранилищем и Битрикс24.Диск;
- невозможность использования файлов внешнего хранилища в инструментах Битрикс24.
- отсутствие инструмента для единовременного перемещения всех файлов на Битрикс24.Диск.
До нашего решения загрузка файлов в Битрикс24.Диск из файлового хранилища происходила вручную, по мере необходимости.
А эта необходимость возникала в самый неожиданный момент и сотрудник вместо того, чтобы быстро найти и прикрепить файл, вынужден был сначала его найти в локальном файловом хранилище, потом загрузить в Битрикс24.Диск и только после этого прикрепить к нужному документу (задаче, сделке, письму и так далее).
Что у нас получилось?
Мы написали модуль, который устанавливается на сервер с порталом, и способен обычную файловую структуру из файлов и папок преобразовать в формат, требуемый для хранения в Битрикс24. Диск.
В итоге, клиент временно монтирует локальное файловое хранилище к северу портала, мы запускаем обработку, и уже через несколько часов все файлы перенесены в портал один к одному, как это было на локальном файловом архиве.
После этого файловое хранилище можно отключать, все файлы теперь расположены в Битрикс24. Остается лишь запустить переиндексацию содержимого файлов модулем поиска, чтобы у сотрудников была возможность искать не только по заголовкам файлов, но и по их содержимому.
Отдавайте решение своих задач экспертам. Мы всегда рады поломать голову над вашими идеями и реализовать их доступными и удобными для вас путями!
