Часто в своей деятельности мы сталкиваемся с ситуацией, когда у клиента возникает путаница между понятиями «задача» и «события». Например, сотрудник компании пытается планировать работу, создавая события в Календаре корпоративного портала Битрикс24, и потом не может её контролировать, потому что Календарь, как инструмент, для этого не предназначен.
Начнем с определений.
Задача – это главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании. Это невероятно популярный инструмент, с помощью которого огромное количество компаний организуют свой рабочий процесс.
Работа с задачами реализуется через раздел «Задачи и проекты». В данном разделе задачи можно создавать, редактировать и удалять, а также организовать просмотр всех задач с помощью канбана, списка или диаграммы Ганта.
События – это различные мероприятия (встречи, собрания, переговоры и пр.). В вашем Битрикс24 имеется Календарь компании, где вы можете планировать любые мероприятия, общие события для всей компании. Он находится в разделе «Календарь». На календарь уже установлено право на добавление новых событий для всех пользователей, таким образом любой сотрудник может запланировать мероприятие, касающееся всей компании.
А теперь про отличия.
Задачи позволяют рационально использовать рабочее время с помощью инструмента «Учет рабочего времени». Это важно, если вы хотите более эффективно контролировать деятельность ваших сотрудников, или если оплата в вашей компании вычисляется на основании часовой ставки.
Событие таким инструментом не обладает. Есть возможность указать только время проведения мероприятия (его начало и окончание), чтобы любой его участник мог учесть это при планировании своей работы.
В задаче также есть такой инструмент, как чек-лист. Чек-листы помогают организовать работу с большими и запутанными задачами. Вы разбиваете их на конкретные шаги выполнения, либо же просто добавляете напоминания, чтобы не забыть сделать что-то важное.
В событии же есть только описание, куда можно добавить файлы и видео, прикрепить ссылки и указать необходимую информацию о событии.
Важно также сказать про роботов в задачах - инструменте автоматизации рабочего процесса. Они значительно ускоряют работу компании, повышают эффективность сотрудников и организуют выполнение больших задач и проектов. Останавливаться на настройке роботов мы не будем, об этом вы можете прочитать в нашей статье «Инструкция по работе с канбаном «Мой план». Здесь важно то, что события нельзя автоматизировать с помощью роботов.
Ну и, конечно, отчетность по задачам. В разделе «Задачи и проекты» есть конструктор отчетов, в котором помимо стандартных, есть возможность создавать новые отчеты. В событиях никакой отчетности нет.
Также стоит отметить, что у задач есть возможность создавать шаблоны, которые значительно ускоряют процесс работы с регулярными задачами. И подзадачи, если возникают сложности в организации больших работ, особенно когда в них задействовано несколько человек.
События не имеют такой возможности.
Надеемся, что данная статья была для вас полезной!
