Планирование никогда не бывает точным, но есть ряд преимуществ, за которые его стоит полюбить: упрощает и дисциплинирует рабочий процесс, увеличивает эффективность, развивает пунктуальность и как следствие упорядочивает дела.
Когда в твоем штате более 300 сотрудников, практически невозможно за каждым уследить. Чтобы «организм» всегда функционировал исправно и как можно реже возникали непредвиденные ситуации, нужно все планировать.Сегодня речь пойдет про автоматизацию бизнес - процесса по подтверждению отпуска в крупной проектной компании.
Обычно, у сотрудников спрашивают их пожелания и составляют предварительный график, а затем корректируют его так, чтобы устраивало обе стороны. Но бывают такие ситуации, когда запланированный отпуск не актуален, сотрудник хочет его передвинуть, или вовсе отказаться.
Скрипт проверяет есть ли у сотрудников в ближайшие две недели запланированные отпуска.
Если отпуск стоит в плане, то скрипт отправляет сотруднику запрос на подтверждение. Если сотрудник подтверждает отправку в отпуск, то автоматически проставляется задача бухгалтеру рассчитать отпускные сотрудника. И информирует его руководителя о том, что сотрудник будет отсутствовать в определенный срок.
Если сотрудник опровергает даты планируемого отпуска, система предлагает отпуск перенести и указать дату нового старта.
Продолжительность отпуска автоматически переносится.
Возможность сокращения длительности отпуска отсутствует, новый период отпуска должен быть идентичен запланированному ранее.
Сотрудник выбирает новые даты, процесс проверяет наличие других отпусков сотрудника в выбранные даты. Если отпусков нет - запускается новый процесс согласования отпуска, как и при обычном варианте планирования. При этом все участники процесса получают информацию о том, что это перенос.
В случае согласия руководства отпуск благополучно переносится.
По окончанию бизнес-процесса сотрудник получает сгенерированное заявление в печатном виде с подписями и датой согласования принимающих решение.
На какие рабочие моменты положительно повлияла доработка:
- корректное отражение периодов в графике отсутствия сотрудников;
- для отдела бухгалтерии: актуальная единая база отпусков, с возможностью просмотра напрямую на портале. Помощь в планирование бюджета отпускных;
- соблюдение и учет интересов как сотрудников, так и работодателя;
- грамотное распределение рабочей силы с учетом сроков по клиентским проектам, поможет избежать простоев.
Если в вашей компании сотрудники используют методику планирования «пальцем в небо». А потом возникает вопрос с переносом запланированных отпусков, наше решение избавит вас от последствий необдуманного выбора.
Позволит существенно снизить риски срыва сроков выполнения работ, где задействован сотрудник, уменьшит вероятность ошибок в дальнейшем планировании.
Постепенно дисциплинирует сотрудников и уберет недопонимании между сторонами.
