Автоматизация бизнес-процессов Битрикс24

1. Жизненный цикл сотрудника в компании

Жизненный цикл сотрудника — это последовательность этапов, которую проходит работник от первого контакта с компанией до увольнения.

Можно выделить такую цепочку: поиск и отбор сотрудника → прием и оформление → адаптация новичка → развитие, удержание → увольнение или переход на новый цикл в другой должности.

На каждом этапе жизненного цикла сотрудника у HR-специалиста могут возникнуть сложности. Расскажем, как инструменты Битрикс24 помогают их решить.

Поиск и отбор сотрудника

Например, в отдел продаж нужен новый менеджер. Рекрутеру приходится каждый раз формулировать текст вакансий для объявлений на сайтах по поиску персонала, а потом вручную обрабатывать ответы соискателей. Если отклик большой, есть риск потерять перспективного кандидата или забыть пригласить его на собеседование.

С Битрикс24 рекрутер заполняет в системе шаблон заявки на вакансию. Это помогает четко сформулировать требования к кандидату перед размещением на сервисах в интернете. В Битрикс24 удобно обрабатывать резюме, общаться с соискателями и предлагать руководителю кандидатуры для первичного отбора. Все переписки и созвоны сохраняются на портале, и даже спустя время вы сможете найти в своей базе интересного вам кандидата.

Прием и онбординг

Оформление и адаптация новичка часто не систематизированы. Нет четкой схемы действий для сотрудника: что изучать, какие документы подписывать, в какие сроки, кто ответственный. В больших компаниях или на удаленке новичку сложнее влиться в коллектив, непонятно, кому задавать вопросы.

Битрикс24 позволяет автоматизировать процесс приема и онбординга. В системе новичку падает первая задача и чек-лист, чтобы самостоятельно изучить структуру компании, подписать документы, ознакомиться с регламентами и сдать экзамены. Коллеги увидят уведомление о новом сотруднике в ленте новостей на корпоративном портале, а рабочее общение завяжется в общем чате компании.

Развитие и удержание

В обязанностях сотрудников часто много рутины, это снижает мотивацию и приводит к ошибкам. Неравномерное распределение нагрузки, когда переработки сменяются недостатком задач, мешает продуктивной работе команды. Некачественная коммуникация между подразделениями приводит к потере данных, нарушению дедлайнов. Когда у сотрудников нет перспектив карьерного роста, наступает выгорание. Эти проблемы снижают лояльность к компании и увеличивают текучку кадров.

В Битрикс24 есть разные инструменты, чтобы поддерживать мотивацию и помогать сотрудникам развиваться: 

• Модули обучения и экзамены помогают актуализировать знания и повышать уровень компетенции.
• Автоматизация процессов минимизирует рутину.
• Вовлеченность сотрудников в жизнь компании с помощью корпоративного портала повышает их интерес.
• Правильное планирование нагрузки с помощью календаря поддерживает work-life balance.

Возможности автоматизации Битрикс24 помогают сделать адаптацию и развитие сотрудника предсказуемым, понятным и комфортным процессом. За счет этого жизненный цикл любого специалиста в компании увеличивается, лояльность сотрудника растет.

2. Создание и управление регламентами

Битрикс24 помогает создавать, структурировать и хранить регламенты компании — базу знаний, инструкции, правила, положения.

Можно автоматизировать изменения в регламентах:

• Периодические изменения. Настройки позволяют ставить сотрудникам задачи для регулярной проверки актуальности регламентов. Например, раз в квартал проверять положение об охране труда.

• Ситуативные изменения. Работник может сообщить системе об ошибке в регламенте. Битрикс24 отправит информацию ответственному лицу для внесения правок.

Битрикс24 позволяет поддерживать регламенты компании в актуальном состоянии, помогает сотрудникам всегда иметь доступ к полезной информации. Например, если в инструкциях, которые регулируют работу отдела продаж, произойдут изменения, ответственный за изменения может уведомить других сотрудников подразделения в ленте новостей или поставить им задачу ознакомиться с новой информацией.

3. Внутренний документооборот

С Битрикс24 удобно организовать документооборот на диске. Сотрудникам не придется тратить время на поиски и систематизацию документов. А чтобы обеспечить безопасность, можно настроить ограничение доступа.

На портале доступна функция совместного редактирования документов. Например, сотрудники могут вместе работать над проектом презентации, и все изменения в документе будут фиксироваться в режиме реального времени. Документы всегда доступны в онлайн-режиме.

Бывает, что компании не нужна автоматизация всех бизнес-процессов. Достаточно наладить с помощью Битрикс24 конкретное, наиболее рутинное действие. Например, в компании с традиционным делопроизводством довести до исполнителя важное распоряжение директора и получить отметку об ознакомлении — это целая история. В процессе участвуют секретари, замы, руководители и рядовые сотрудники, которым информация передается по цепочке. При решении этой задачи используется много ресурсов, расходуется бумага, тратится рабочее время.

Битрикс24 позволяет согласовывать документы в электронном виде с соблюдением иерархии и без бумажных копий. Бегать по кабинетам не придется: достаточно запустить бизнес-процесс на обработку файла, и система соберет у коллег нужные согласования.

4. Контроль за исполнением задач

Из-за большой загруженности руководителю сложно контролировать все направления работы компании. Проблемы, с которыми часто сталкивается топ-менеджмент:

• Задачи ставятся некорректно или теряются.

• Сложно осуществлять промежуточный контроль за их исполнением.

• Нет инструментов для анализа эффективности рабочего времени.

• Чтобы назначить сотрудникам задачи, нужно индивидуально согласовывать время.

Какие инструменты Битрикс24 помогают решить проблемы:

Битрикс24 позволяет автоматизировать постановку задач, взаимодействие между сотрудниками и подразделениями, контроль за результатами.

Задачи и проекты

Позволяет ставить сотрудникам задачи, подробно прописывать путь выполнения, прикреплять файлы, формировать чек-листы. Назначать ответственных сотрудников для поэтапного контроля за результатами и сроками исполнения.

Когда задач становится особенно много, выручает система фокусировки внимания. Она выбирает наиболее важные, в зависимости от роли сотрудника, задачи и поднимает их вверх списка. Так приоритетные задачи всегда оказываются на виду.

Учет рабочего времени. Помогает руководителю следить за рабочим временем сотрудников, соотносить нагрузку и потраченное время.

Календарь

Инструмент для совместного планирования, с которым руководитель видит свободные слоты сотрудников и может распределять задачи без предварительного согласования.

5. Продажи

Работа отдела продаж состоит из привлечения потенциальных покупателей, работы с клиентской базой, проведения сделок, поддержания взаимоотношений с клиентами, организации повторных продаж и многого другого.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются сотрудники:

• Рутинные процессы отнимают много времени, поэтому снижается качество решения более важных задач. В большом объеме информации теряется фокус внимания.

• Нет прозрачного алгоритма продаж, которым было бы легко управлять.

Битрикс24 помогает выстроить и упростить работу отдела продаж с помощью CRM:

• Обрабатывать и распределять поступающие лиды между сотрудниками.

• Подключить к CRM корпоративные телефонные номера, мессенджеры и почту, чтобы менеджеры не пропускали обращений клиентов.

• Контролировать статусы заявки и ход сделки на любом этапе.

• Настроить уведомления о запланированных звонках и встречах с клиентами.

• Генерировать документы, которые менеджеры заполняют чаще всего — счета, договоры, акты.

• Сделать автоматическую рассылку для повторных продаж.

• Настроить аналитику для оценки эффективности рекламных каналов.

• Подготовить отчеты для руководителей.

CRM позволяет контролировать все бизнес-процессы отдела продаж, влиять на их эффективность и управлять персоналом.

6. Закупки

Обычно процесс закупки включает в себя несколько этапов:

1. поиск поставщика;

2. получение предложений от нескольких поставщиков, выбор лучшего варианта;

3. согласование цены;

4. заключение договора;

5. оформление заказа;

6. получение и оприходование товара;

7. работа с возвратами и рекламациями.

Битрикс позволяет автоматизировать часть процессов и обеспечить контроль за всеми стадиями закупки. По каждому этапу назначается ответственный сотрудник. Он включается в работу, когда подходит его очередь. Например, менеджер заключает договор и оформляет заказ, а работник склада получает и приходует его. Такой подход помогает отслеживать эффективность каждого сотрудника и бизнес-процессов.

7. Управление оргструктурой компании

Организационная структура показывает, какие в компании есть подразделения и как они взаимодействуют друг с другом, задает роли сотрудников. Администратор Битрикс24 может редактировать структуру компании на портале: добавлять и удалять отделы, приглашать в них сотрудников, назначать руководителей.

Многие инструменты Битрикс24 связаны с организационной структурой. Например, структура используется с целью:

• Распределения прав доступа, чтобы сотрудники видели только нужную им информацию.

• Передачи отчетов. Вертикаль отчетности настраивается под задачи подразделения.

• Постановки задач. Руководитель видит на портале сотрудников своего отдела и может регулировать их нагрузку.

• Адресного информирования, когда нужно сделать объявление сотрудникам одного отдела или должности.

Бизнес-процессы компании нужно автоматизировать — это сделает их прозрачными, управляемыми и эффективными.

Битрикс24 — гибкая платформа с большим набором инструментов и ориентиром на потребности конкретного бизнеса. Приходите на бесплатную онлайн-презентацию, чтобы узнать больше о возможностях Битрикс24 для цифровизации процессов, управления продажами и улучшения клиентского сервиса.

Об авторе

Котельников Александр

Заместитель руководителя отдела сопровождения в «Соль». Эксперт по внедрению Битрикс24 и построению BI-отчётов, руководитель проектов. Специализируется на адаптации CRM под задачи клиентов, автоматизации процессов и создании аналитических систем для повышения эффективности бизнеса.