НАЗВАНИЕ ЗАДАЧИ
Важно выработать и принять единые правила названия задач в компании, чтобы все сотрудники ставили и получали задачи в едином формате и сразу понимали из названия задачи ее суть.Название задачи состоит из двух частей:
-
Название клиента или проекта, чтобы участникам задачи было понятно о ком/чем речь
-
Что необходимо сделать (описание конечного результата) в повелительном наклонении
Пример:
Газпром. Подготовить отчет о выполненных за неделю работах
Или
Маркетинг. Разработать контент план на сентябрь-октябрь
ОФОРМЛЕНИЕ ЗАДАЧИ
Необходимо максимально подробно описать суть задачи и заранее ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у исполнителя. Это поможет вовлечь сотрудника в работу с задачей и избежать ненужных итераций по ее обсуждению.
-
1. Описание задачи. Предыстория возникновения задачи
• Что необходимо сделать для выполнения задачи
• Критерии определения выполнения задачи -
Разбить задачу на пункты чек-листа (подзадачи) для понимания исполнителем последовательности выполнения задачи
-
Определить срок выполнения задачи и объяснить почему срок именно такой
-
Мотивация. Описать, почему важно выполнить эту задачу и какую пользу это принесет
-
Сообщить о ресурсах (очень важно!). Объяснить исполнителю какими ресурсами и полномочиями он обладает при выполнении этой задачи
-
Сообщить о последствиях невыполнения этой задачи
-
Запросить качественную обратную связь по пониманию этой задачи
-
Запросить подтверждение приемки этой задачи в работу
Пример:
МирВездеходов. Подготовить коммерческое предложение на поставку запчастей для нового клиента
-
Сергей, к нам обратился крупный интернет магазин запчастей для внедорожников и хочет рассмотреть вопрос закупки у нас кунгов для всех видов внедорожников. Клиент обратился по знакомству, поэтому кредит доверия достаточно высок и шансы на успех высоки.
Необходимо подготовить КП на необходимые клиенту позиции со скидкой 10%, презентационные материалы и отправить все это клиенту.
После подтверждения клиентом получения всех необходимых документов и материалов задачу можно закрывать -
Что сделать:
• Получить актуальные цены на требуемые позиции от логистов
• Оформить КП в соответствии с принятым в компании шаблоном и учетом скидки 10%
• Собрать необходимые промо материалы (презентация, видео, рекламные листовки)
• Отправить клиенту на адрес info@example.ru
• Получить подтверждение получения клиентом всех материалов -
Выполнить задачу необходимо до 16 часов четверга 13.09. В 17 часов у клиента будет собрание, на котором будет принято решение о том, с каким поставщиком будут сотрудничать в дальнейшем
-
Прошу тебя уделить все внимание этой задаче, т.к. договор с этим клиентом будет очень выгоден для нас всех, позволит выполнить месячный и квартальный план продаж, что позволит хорошую квартальную премию!
-
При выполнении задачи в твоем распоряжение услуги Виктора из логистики (скажи ему, что это срочная просьба от меня), а также можешь обращаться ко мне по любым вопросам
-
Если не выполним эту задачу качественно и в срок, то потеряем очень крупного потенциального клиента и подведем людей, которые нас посоветовали, а следовательно, потеряем и канал продаж!
-
Подскажи, все ли понятно по выполнению этой задачи? Может что-то стоит объяснить подробнее или корректнее?
-
Если все понятно, то прошу подтвердить факт приема задачи в работу и обязательств по ее выполнению корректно и в срок.
ЗАПОЛНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ЗАДАЧИ
Финальный, но от того не менее важный, аккорд - правильное заполнение реквизитов задачи!
-
Назначить ответственного (ответственный по задаче всегда один!)
-
Назначить соисполнителей (при наличии)
-
Назначить наблюдателей (при наличии)
-
Указать крайний срок (задач без крайних сроков быть не может!)
-
Указать привязку к проекту (при наличии)
-
Указать привязку к CRM (при наличии)
-
При необходимости указать базовую задачу, подзадачи и связанные задачи
Задача успешно создана! Желаем Вам эффективной работы!