Как ставить задачи в Битрикс24 правильно

НАЗВАНИЕ ЗАДАЧИ

Важно выработать и принять единые правила названия задач в компании, чтобы все сотрудники ставили и получали задачи в едином формате и сразу понимали из названия задачи ее суть.

Название задачи состоит из двух частей:

1. Название клиента или проекта, чтобы участникам задачи было понятно о ком/чем речь

2. Что необходимо сделать (описание конечного результата) в повелительном наклонении

Пример:

---

Газпром. Подготовить отчет о выполненных за неделю работах

Или

Маркетинг. Разработать контент план на сентябрь-октябрь

---

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАДАЧИ

Необходимо максимально подробно описать суть задачи и заранее ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у исполнителя. Это поможет вовлечь сотрудника в работу с задачей и избежать ненужных итераций по ее обсуждению.

1. 1. Описание задачи. Предыстория возникновения задачи
   • Что необходимо сделать для выполнения задачи
   • Критерии определения выполнения задачи

2. Разбить задачу на пункты чек-листа (подзадачи) для понимания исполнителем последовательности выполнения задачи

3. Определить срок выполнения задачи и объяснить почему срок именно такой

4. Мотивация. Описать, почему важно выполнить эту задачу и какую пользу это принесет

5. Сообщить о ресурсах (очень важно!). Объяснить исполнителю какими ресурсами и полномочиями он обладает при выполнении этой задачи

6. Сообщить о последствиях невыполнения этой задачи

7. Запросить качественную обратную связь по пониманию этой задачи

8. Запросить подтверждение приемки этой задачи в работу

Пример:

---

МирВездеходов. Подготовить коммерческое предложение на поставку запчастей для нового клиента

1. Сергей, к нам обратился крупный интернет магазин запчастей для внедорожников и хочет рассмотреть вопрос закупки у нас кунгов для всех видов внедорожников. Клиент обратился по знакомству, поэтому кредит доверия достаточно высок и шансы на успех высоки.
   
   Необходимо подготовить КП на необходимые клиенту позиции со скидкой 10%, презентационные материалы и отправить все это клиенту.
   
   После подтверждения клиентом получения всех необходимых документов и материалов задачу можно закрывать

2. Что сделать:
   • Получить актуальные цены на требуемые позиции от логистов
   • Оформить КП в соответствии с принятым в компании шаблоном и учетом скидки 10%
   • Собрать необходимые промо материалы (презентация, видео, рекламные листовки)
   • Отправить клиенту на адрес info@example.ru
   • Получить подтверждение получения клиентом всех материалов

3. Выполнить задачу необходимо до 16 часов четверга 13.09. В 17 часов у клиента будет собрание, на котором будет принято решение о том, с каким поставщиком будут сотрудничать в дальнейшем

4. Прошу тебя уделить все внимание этой задаче, т.к. договор с этим клиентом будет очень выгоден для нас всех, позволит выполнить месячный и квартальный план продаж, что позволит хорошую квартальную премию!

5. При выполнении задачи в твоем распоряжение услуги Виктора из логистики (скажи ему, что это срочная просьба от меня), а также можешь обращаться ко мне по любым вопросам

6. Если не выполним эту задачу качественно и в срок, то потеряем очень крупного потенциального клиента и подведем людей, которые нас посоветовали, а следовательно, потеряем и канал продаж!

7. Подскажи, все ли понятно по выполнению этой задачи? Может что-то стоит объяснить подробнее или корректнее?

8. Если все понятно, то прошу подтвердить факт приема задачи в работу и обязательств по ее выполнению корректно и в срок.

---

ЗАПОЛНЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ЗАДАЧИ

Финальный, но от того не менее важный, аккорд - правильное заполнение реквизитов задачи!

1. Назначить ответственного (ответственный по задаче всегда один!)

2. Назначить соисполнителей (при наличии)

3. Назначить наблюдателей (при наличии)

4. Указать крайний срок (задач без крайних сроков быть не может!)

5. Указать привязку к проекту (при наличии)

6. Указать привязку к CRM (при наличии)

7. При необходимости указать базовую задачу, подзадачи и связанные задачи

Задача успешно создана! Желаем Вам эффективной работы!