Как крупная распределённая компания выстроила корпоративный портал в Битрикс24
Компания работает в сфере промышленной дистрибуции и имеет широкую географию присутствия: подразделения и сотрудники находятся в разных городах, а внутренние процессы охватывают как бизнес-направления, так и офисные функции. Такая структура требовала единого цифрового пространства, в котором сотрудники могли бы работать с заявками, согласованиями, внутренними сервисами и коммуникациями без привязки к конкретному офису или городу. Проект по внедрению корпоративного портала на базе Битрикс24 был реализован при участии команды Соль. Он получился масштабным и многослойным и затронул не только техническую реализацию, но и пользовательские сценарии, внутренние регламенты и подготовку сотрудников к работе в новой системе. Ключевой задачей стало поэтапное внедрение корпоративного портала с переносом основных процессов и созданием надёжной базы для дальнейшей автоматизации.
Исходная ситуация и цели проекта
До начала проекта компания использовала собственную внутреннюю систему, внешне напоминающую корпоративный сайт. В ней были реализованы структура компании, справочник сотрудников, новостная лента и часть внутренних процессов. Однако система плохо масштабировалась и требовала постоянного участия узких технических специалистов для доработок и поддержки.
Отдельной проблемой было отсутствие единой CRM-системы. Для работы с продажами использовались 1С, Excel-таблицы и локальные документы отдельных департаментов. Это усложняло контроль, снижало прозрачность и не позволяло выстроить единый подход к управлению продажами.
Основной целью внедрения стало создание корпоративного портала на базе Битрикс24, перенос ключевых внутренних процессов, автоматизация работы сотрудников и подготовка системы к использованию большим количеством пользователей.
Архитектура решения и подготовка к внедрению
Проект реализовывался на коробочной версии Битрикс24 с разделением на тестовый и боевой порталы. Дополнительно у заказчика уже существовала коробочная версия системы, из которой потребовалось перенести данные и настройки.
На старте была проведена комплексная оценка текущего состояния портала, после чего существующие данные были перенесены в новую архитектуру. Только после этого команда приступила к сбору требований и настройке процессов. Работы по CRM велись на тестовом портале, а задачи корпоративного портала настраивались сразу на боевом, который был закрыт для большинства пользователей и использовался для контролируемого тестирования.
Отдельное внимание уделялось работе с пользователями. В систему было импортировано более 700 сотрудников, для которых создавались дополнительные поля и регулярно обновлялись данные, так как структура компании активно менялась.
Автоматизация корпоративного портала
Центральной частью проекта стала автоматизация внутренних процессов. В Битрикс24 было реализовано более 15 бизнес-процессов, охватывающих ключевые направления работы компании.
Для сотрудников был внедрён Helpdesk, позволяющий оставлять заявки по IT-направлениям, работе с 1С, почтой и телефонией, а также отслеживать их статус в личном кабинете. Заявки автоматически превращаются в задачи, распределяются между ответственными и обрабатываются в потоках.
Были настроены HR-процессы, включая согласование отпусков, больничных, удалённой работы, командировок, выдачу справок и организацию рабочих мест. Отдельно проработаны сложные сценарии командировок с несколькими точками маршрута.
Дополнительно реализованы процессы для логистики, рекламы, АХО, регистрации входящей и исходящей корреспонденции, а также сценарии создания и удаления рабочих мест при приёме и увольнении сотрудников.
Как за 5 минут в день видеть все задачи и эффективность ваших сотрудников?
Забирай полезный гайд для собственников
ТУТ
Доработка интерфейса и пользовательских сценариев
Особое внимание в проекте было уделено удобству сотрудников. Для этого были выполнены кастомные доработки интерфейса без изменения ядра Битрикс24.
Для пользователей была создана отдельная страница запуска процессов, где сотрудник может выбрать нужный сценарий, сразу заполнить форму и запустить процесс без перехода между разделами портала. Это существенно упростило работу и снизило количество ошибок.
Для ряда процессов были реализованы зависимые списки, которые ограничивают выбор значений в зависимости от департамента или направления сотрудника. Такой подход помог унифицировать заявки и ускорить их обработку.
Также были доработаны элементы навигации, изменены названия пунктов меню и заложена логика их фиксации, чтобы ключевые инструменты всегда оставались доступными.
Отдельным решением стала разработка собственного компонента страницы отсутствий. В нём появились фильтры по подразделениям и городам, что особенно важно для компаний с распределённой структурой.
Подготовка CRM и работа с подразделениями
Параллельно с внедрением корпоративного портала велась работа по подготовке CRM-системы. Для нескольких бизнес-направлений были собраны требования, спроектированы и настроены MVP-воронки продаж.
Работа велась поэтапно: пока для одного направления уточнялись процессы, для другого уже настраивались воронки и бизнес-процессы. Наиболее активно в проект включилось одно из подразделений, для которого были реализованы дополнительные сценарии расчёта стоимости и подготовки коммерческих предложений.
В дальнейшем заказчик принял решение двигаться в сторону унификации воронок, так как процессы большинства департаментов оказались схожими.
Отдельным направлением стала работа с лабораторными процессами. Для этого подразделения было принято решение разрабатывать собственный компонент и переводить работу из Excel-таблиц в смарт-процессы Битрикс24.
Обучение и передача знаний
В рамках проекта было проведено углублённое обучение администраторов заказчика. На отдельных встречах подробно разбирались административные настройки Битрикс24, вопросы безопасности, обновления портала и резервного копирования. Для пользователей формируется база знаний с инструкциями по всем основным процессам корпоративного портала. В дальнейшем обучение будет проводиться поэтапно, начиная с фокус-групп и масштабируясь на всех сотрудников компании.
Результаты внедрения
В результате проекта заказчик получил практически полностью готовый корпоративный портал на базе Битрикс24. В компании появился единый инструмент для работы с заявками, внутренними процессами и коммуникациями, а также прозрачная система контроля и распределения задач.
Автоматизация позволила сократить ручные операции, структурировать данные и упростить взаимодействие между подразделениями. Система стала удобной точкой входа для сотрудников и надёжной основой для дальнейшего развития CRM и интеграции с 1С.
Хотите внедрить корпоративный портал в Битрикс24 под задачи вашей компании?
Команда Соль специализируется на внедрении и сопровождении Битрикс24 для компаний со сложной распределённой структурой и большим количеством внутренних процессов.
Оставьте заявку на консультацию — мы проанализируем ваши процессы, предложим архитектуру решения и подготовим поэтапный план внедрения с учётом масштабирования и развития системы.
