Инструменты-помощники Битрикс24 для найма и увольнения сотрудников

Найм и увольнение сотрудников в компании состоят из нескольких этапов и требуют участия многих специалистов: HR, работника кадрового отдела, системного администратора, бухгалтерии, а также руководителя. Вручную координировать процессы сложно. И даже если в компании есть регламенты, про них забывают или не соблюдают — в плотном рабочем графике легко что-то упустить.

Чтобы процедуры найма и увольнения персонала проходили быстрее и без ошибок, каждый из ответственных должен видеть свой перечень задач и сроки реализации. Битрикс24 помогает компании упорядочить и упростить эти процессы.

Найм сотрудников

Если нет регламента, который регулирует прием работников, компания может столкнуться с двумя сложностями:

• Хаотичный процесс оформления новичка. Пока HR, системный администратор, кадровик передают друг другу данные и документы нового сотрудника, оформление затягивается. В результате можно забыть составить договор, соглашение или сделать это с опозданием. Например, у сотрудника уже идет первый рабочий день, а трудовой договор с ним еще не подписали. Кадровику придется бросить текущие задачи и срочно заняться подготовкой документа. Это ведет к нерациональному использованию рабочего времени.

• Потеря лояльности к компании на этапе оформления или отказ от офера. Когда новичок видит, что процессы в компании не налажены, например долго не присылают документы для ознакомления или непонятно, где брать шаблоны заявлений, у него формируется негативное впечатление о компании. В таких условиях он может передумать и отказаться от офера. Бизнес рискует потерять нового сотрудника, хотя уже затратил ресурсы, в том числе время, на его поиск и найм.

Как в организации найма помогает Битрикс24

Битрикс24 помогает автоматизировать документооборот и координировать действия руководителя и специалистов при найме и оформлении нового работника.

Автоматизация документооборота. В корпоративном портале оформление новичка инициирует руководитель компании или отдела, в который нанимают сотрудника. Он запускает бизнес-процесс в Битрикс24, заполняет данные работника, указывает продолжительность испытательного срока.

На этом этапе к форме можно подгрузить job-офер и план развития работника.

• Job-офер. Документ позволит зафиксировать условия, на которых сотрудник принял предложение работодателя: должность, обязанности, график, зарплату, схему мотивации. Если понадобится, в будущем job-офер поможет разрешить спорные ситуации по обязанностям или условиям труда. Например, прояснить срок окончания испытательного срока или размер премии.

Битрикс24 сохраняет job-оферы всех сотрудников, и к документам можно вернуться в любой момент.

• План развития. Документ описывает последовательность шагов для адаптации сотрудника, мероприятий для повышения квалификации и профессионального роста в рамках должности. План развития помогает мотивировать сотрудников и увеличивать их эффективность.

Когда форма на нового сотрудника заполнена и к ней прикреплены нужные документы, Битрикс24 автоматически отправляет новичку письмо. В нем — чек-лист документов, которые понадобятся для оформления, и шаблоны для заполнения. Например, трудового договора, заявления о приеме. Сотрудник сможет ознакомиться с ними заранее и заполнить, чтобы оформление прошло быстрее.

Координирование действий сотрудников. Когда письмо отправлено, система последовательно распределяет задачи по специалистам, которые вовлечены в оформление новичка. Также для него начинается подготовка рабочего места.

К задачам Битрикс24 сформирует чек-листы с этапами выполнения и шаблонами необходимых документов. Например, системный администратор получит задачу зарегистрировать пользователя в корпоративном портале, настроить учетные записи. Когда она будет выполнена, свою задачу получит руководитель — добавить сотрудника в нужные корпоративные группы, встречи, проекты. Задачу и чек-лист получит кадровик: оформить договор, подписать скан, обменяться документами.

Каждый участник процесса найма точно знает, что и в какой срок нужно сделать. Также к моменту выхода на работу у нового сотрудника уже есть рабочее место с нужными инструментами. Он сможет быстрее погрузиться в рабочую атмосферу.

Когда сотрудник успешно оформлен, в Битрикс24 запускается отсчет испытательного срока. Руководитель получит два уведомления с разницей в два дня, когда период подойдет к концу.

Кейс наших клиентов. К нам обратилась крупная компания с запросом упорядочить процедуру найма. Порядок действий был прописан в регламенте, но из-за большого количества этапов сотрудники регулярно путались в задачах и нарушали сроки.

Что сделали мы: разработали единый процесс найма со множеством подпроцессов. Работы начинаются еще на этапе запуска вакансии. 

Процедура выглядит так:

1. Руководитель в системе обозначает требования к рабочему месту и оборудованию для нового сотрудника. 

2. IT-отдел и отдел маркетинга проверяют наличие мебели и ресурсов и подтверждают в Битрикс24.

3. Когда сотрудник найден, HR-специалист вносит его данные в бизнес-процесс. 

4. Система автоматически генерирует логин пользователя, отправляет данные о сотруднике в Active Directory, формирует задачи и чек-лист для сисадмина.

5. Битрикс24 расставляет задачи всем службам компании, которые участвуют в приеме сотрудника. 

6. Запускается обратный отсчет испытательного срока. 

7. Когда HR подтвердит в системе, что он пройден успешно, Битрикс24 автоматически расставляет задачи по нематериальной мотивации сотрудника.

Что получил клиент: грамотную организацию приема нового сотрудника. Процесс автоматизирован, ошибки сведены к минимуму, вовлеченные в процесс сотрудники знают последовательность своих шагов, найм персонала проходит быстрее. 

Увольнение сотрудников 

Процедура увольнения тоже предполагает участие разных специалистов. Если кто-то из них не выполнит свою часть задач, компания может столкнуться со сложностями. Например, если забыть удалить учетную запись уволенного сотрудника из CRM, на нее по ошибке могут распределять важные задачи. Для компании есть риск сорвать сроки по проектам и потерять ресурсы.

Также можно пропустить время подготовки документов, не соблюсти график расчетов с сотрудником, это может привести к штрафам.

Как в организации увольнения помогает Битрикс24

Корпоративный портал автоматизирует этапы делопроизводства, связанные с увольнением персонала, и помогает настроить совместную работу подразделений.

Автоматизация документооборота. Сотрудник, который решил уволиться, согласует свое решение с руководителем и получает в корпоративном портале шаблон заявления.

Руководитель запускает бизнес-процесс в Битрикс24. Заполняет форму, где указывает данные работника, дату последнего рабочего дня и реальную причину увольнения.

На этом этапе в Битрикс24 есть возможность создать и отправить сотруднику exit-опрос, чтобы выяснить его мнение об условиях труда в компании, климате в коллективе. Такая практика помогает работать с удержанием ценных кадров, предотвращать конфликтное увольнение и сохранять лояльность сотрудников.

Координирование действий сотрудников. Когда бизнес-процесс запущен, форма заполнена, руководителю приходят уведомления о новых задачах по увольнению, к каждой есть чек-лист. Например, к определенному времени нужно проверить, из всех ли каналов связи с клиентами и коллегами исключен сотрудник, распределить его рабочую нагрузку между другими специалистами отдела.

Важно, чтобы передача дел и распределение проектов происходило не автоматически, а вручную. Это поможет руководителю тщательно собрать информацию об участках работы, которыми занимался увольняемый, и точно оценить загруженность специалистов для правильного делегирования.

Следующим задачу получает работник кадровой службы. В системе для него автоматически сформируется чек-лист с нужными действиями. Например, получить заполненное заявление на увольнение от сотрудника, справку от руководителя об отсутствии задач в проектах, отдать распоряжение в бухгалтерию для финального расчета работника.

Затем к процессу подключается сисадмин. Он отключает учетные записи работника в корпоративном портале, на почте, АТС. Когда все задачи по всем вовлеченным подразделениям выполнены, приходит финальное уведомление о том, что сотрудник уволен.

Кейс наших клиентов. IT-компания с распределенным штатом сотрудников обратилась к нам с тремя задачами:

• автоматизировать процесс увольнения с учетом формата работы, когда команда взаимодействует только онлайн; 

• наладить передачу увольняющимся сотрудником информации по проекту;

• настроить автоматические уведомления об увольнении сотрудника для членов команды, в которой он работал.

Что сделали мы: в Битрикс24 мы настроили бизнес-процесс «Увольнение сотрудника». В полях формы работник отдела кадров вносил личные данные сотрудника, причину увольнения, проверял список проектов, в которых участвует сотрудник, и запускал бизнес-процесс в живой ленте портала.

Битрикс24 автоматически ставил задачи сотрудникам, которые по регламенту компании должны участвовать в оформлении увольнения. Они получали уведомления и чек-листы с ходом работ.

Также мы настроили:

• проверку на участие сотрудника в разных проектах;

• уведомления для руководителей с выгрузкой задач уволившегося.

Что получил клиент: автоматический бизнес-процесс в CRM Битрикс24 — теперь все руководители проектов получают уведомления об увольнении членов команды и могут вовремя принять дела, даже в условиях распределенного формата работы.

Битрикс24 структурирует процесс найма и увольнения сотрудников. Все участники понимают, что и в какой последовательности делать, есть напоминания и удобные чек-листы для контроля. Такая система позволяет экономить ресурсы компании, высвобождать время на другие важные задачи, поддерживать лояльность сотрудников.

Если вы хотите автоматизировать найм и увольнение в компании, переходите на страницу сопровождения от «Соли» и узнайте об услуге подробнее. Мы поможем упорядочить делопроизводство, настроить уведомления и отчетность на корпоративном портале с учетом специфики вашего бизнеса.

Об авторе

Резник Марина

CRM-аналитик компании «Соль». Специализируется на анализе данных в CRM и настройке инструментов для оценки эффективности маркетинговых кампаний и работы отделов продаж. Отслеживает ключевые показатели, выявляет точки роста и разрабатывает решения для повышения конверсии и удержания клиентов.