Для руководителя важно знать о том, как выполняют свои обязанности подчиненные. В Битрикс24 есть инструмент, позволяющий контролировать деятельность коллег, который называется Рабочие отчеты
В облачной версии Б24 инструмент доступен только на тарифе Компания
В первую очередь убедитесь, что у вас в разделе Настройки, подраздел Сервисы включен нужный инструмент:
Перейдите в раздел Время и отчеты > Рабочие отчеты:
Для того, чтобы настроить, кто и когда будет составлять отчеты, нажмите Настройка. Появятся значки шестеренок напротив сотрудников и отделов. Выберете нужные сущности и перейдите к настройкам предоставления отчетов:
Выберете отчетный период, за который вы хотите собирать отчеты. Они могут быть следующими:
-
День – в дополнении необходимо настроить точное время, когда система будет требовать заполнения отчета;
-
Неделя – также устанавливаются день недели и время;
-
Месяц – выбираете день месяца и время;
-
Отчет не требуется – на случай, если для отдела произведена настройка отчетов, но конкретный сотрудник из него освобожден от составления отчета;
-
(наследовать настройки отдела) – если вы настраиваете отчет для сотрудника и выбираете этот пункт, сотруднику будет необходимо предоставить отчет согласно настройке отчета для отдела.
Как отправить рабочий отчет?
После того, как вы настроите отчетный период, в установленное время ответственным сотрудникам будет приходить следующая форма для заполнения:
У пользователя есть возможность отложить сдачу отчета на час, после чего система снова выведет окно для заполнения. Сотрудник может подгрузить к отчету любое количество нужных файлов и выбрать из списка задач те, которые необходимо отобразить. После внесения всей необходимой информации нужно нажать «Отправить руководителю».
После отправки сотрудником отчета, руководитель в разделе Рабочие отчеты может его открыть напротив нужного сотрудника и дня. Для более удобного поиска нужных отчетов воспользуйтесь встроенным фильтром, который позволяет найти нужную отчетность по дате, сотруднику или отделу:
Отчет для руководителя выглядит следующим образом:
Руководитель должен поставить оценку отчету для того, чтобы подтвердить его. После подтверждения отчета сотрудник больше не сможет его отредактировать. Возможность отредактировать также есть и у самого руководителя. В случае, если требуется откорректировать отчет, можно написать комментарий к нему с просьбой это сделать. У сотрудника всплывет уведомление и не упустит замечания руководителя.
В случае, когда сотрудник определен в организационной структуре портала в нескольких подразделениях, он имеет разных руководителей, тогда сотрудник также заполняет отчет, но он отображается сразу в двух подразделениях, где он определен:
Как сотруднику зафиксировать рабочий день?
Для этого необходимо открыть вкладу со временем и нажать кнопку «Начать рабочий день»:
В конце смены необходимо закрыть смену, нажав кнопку «Завершить рабочий день»:
Как закрыть рабочий день с другим временем?
Для этого есть кнопка «Завершить с другим временем»:
В открывшемся окне внесите корректное значение и завершите рабочий день:
Благодаря использованию данных инструментов Б24, руководство может производить сбор отчетности в установленное время среди сотрудников без участия первых, процесс происходит автоматически, что позволяет топ-менеджменту направить свободное время на выполнение других обязанностей.
