С наступлением пандемии многие организации были вынуждены "выживать". Спасла организация службы доставки своей продукции и переход на дистанционный формат работы.
Клиент обратился к нам с проблемами работы курьерской службы, и мы грамотно организовали процесс в Битрикс24.
Заказчик занимается продажей пищевых продуктов дистанционно, через сайт. Все созданные заказы попадали на портал Битрикс24 в виде Лидов, что приводило к путанице так как данный раздел CRM не предусматривает такое использование.
Также перед клиентами стояла цель автоматизировать список заказов для доставки в виде специализированной таблицы.
До Битрикс24 подобная таблица "собиралась руками", а информация для доставки передавалась курьеру через WhatsApp, что занимало время и не давало никакой обратной связи о результате получения товара покупателем.
Что сделали мы:
В сделках создали отдельное направление - работа курьерской службы. Когда заказ оформляется на сайте, он попадает на портал в виде Сделки.
В Сделку автоматически передаются значения номера заказа, суммы заказа, контактные данные, тип доставки, дата доставки, в комментарии отображается информация о заказе:
А также адрес доставки:
Поле Адрес (от клиента) передается автоматически с сайта. Поле Адрес для логиста заполняется после связи с клиентом и подтверждения информации о заказе.
Как только сделка переводится на стадию Формирование логистики, курьеру автоматически ставится задача:
В ней отображается вся необходимая информация для осуществления доставки курьером.
Все задачи формируются в специально созданной группе Логистика для порядка и быстрого поиска нужной задачи по заказу.
Доставляя заказы, курьер использует мобильное приложение Битрикс24. Работа со списком задач проста и удобна: обратная связь коллегам поступает посредством закрытия задач, в случае успешной доставки. При необходимости курьер прикладывает в комментарии фотографии, подтверждающие доставку товара.
Если возникают какие-то проблемы по заказу, курьер может написать комментарий к задаче и получить обратную связь от коллег.
Также у сотрудников есть возможность контроля по списку задач: какие заказы уже доставлены, а какие требуют внимания и связи с курьером для выяснения причин, по которым заказ не был доставлен.
Дополнительно был создан список заказов в группе Логистика для логирования всех заказов, чтобы участники процесса могли получить все сведения в случае необходимости.
Поскольку курьеру необходимо ограничить видимость информации, связанной с деньгами, данные в список не выводится.
В списке имеется столбец Статус доставки, который автоматически изменяется в зависимости от состояния задачи – когда задача закрывается, статус меняется на Выполнено, если задача не закрыта – В работе.
После закрытия задачи сделка переводится на стадию Подтверждение доставки.
Результат: система автоматически выполняет рутинные действия, которые ранее выполнялись сотрудниками в ручном режиме, процесс становится более контролируемым и прозрачным, поскольку упрощается отслеживание работы курьера и не нужно дожидаться от него сообщения об успешной доставке заказа в мессенджере.
Всем кто использует собственную службу доставки и ее работу необходимо автоматизировать - смело обращайтесь к нам за реализацией ваших задач.
