Работа с фильтрами в CRM Битрикс24: поиск, сортировка и свои выборки

Ниже — разбор того, как быстро находить нужные данные в CRM Битрикс24: контакты, компании, сделки, документы. Поиск и фильтры — это не «настройка ради настройки», а инструменты, которые экономят менеджеру и руководителю реальное рабочее время.

Два уровня поиска в Битрикс24

В CRM Битрикс24 есть два разных инструмента поиска, и важно понимать, чем они отличаются — иначе вы будете постоянно «не находить» то, что точно есть в системе.

Глобальный поиск по порталу

Это поиск, который ищет по всему порталу сразу: контакты, компании, лиды, сделки.

• Плюсы: быстрый, а при выборе результата вы сразу попадаете в карточку нужного элемента.
• Минус: работает только по точному названию. Не помните, как именно записан контакт или компания — глобальный поиск, скорее всего, не поможет.

Глобальный поиск удобен, когда у вас в голове есть конкретное название и нужен один клик до карточки. Для всего остального — другой инструмент.

Поисковик внутри раздела CRM

В каждом разделе CRM (Лиды, Сделки, Контакты, Компании) есть свой собственный поисковик. И именно с ним стоит работать в большинстве сценариев.

Логика простая: вы заходите в нужный раздел (например, «Компании»), вводите название (например, «Ромашка»), открываете карточку — и видите всё, что к этой компании привязано: задачи, сделки, дела, встречи, комментарии, документы. Внутри карточки можно отфильтровать выдачу по типу записей: коммуникации, комментарии и ожидания, документы, задачи и так далее.

Совет: приучите менеджеров искать не через глобальный поиск, а через поисковик в разделе. Это снимает 90% ситуаций «у нас нет этой компании в системе» — на самом деле она есть, просто записана чуть иначе.

Как искать документы и сделки в карточке компании

Карточка компании — это, по сути, ваша единая «папка» по клиенту. Из неё удобно работать как с документами, так и со связанными сделками.

Документы по шаблону в сделке

Если в сделке создавались документы по шаблону (КП, договор, счёт), искать их по всему порталу не нужно. В карточке сделки есть кнопка «Документы» — она открывает список всех сгенерированных по сделке документов. Можно посмотреть их прямо в правой части карточки или развернуть полный список.

Сделки, связанные с компанией

Все сделки, привязанные к компании, вынесены в отдельную вкладку в горизонтальном меню её карточки. Это удобно: вы видите историю продаж по клиенту в одном месте.

Важно: на момент записи урока в этой вкладке нет фильтрации по направлениям (воронкам) — нельзя одним кликом показать только сделки конкретной воронки. Но есть рабочий обходной путь: через настройки списка (шестерёнка) можно включить отображение названия воронки для каждой сделки — поставить галочку напротив слова «воронка». Аналогично настраивается отображение счетов и других документов компании. Получается не полноценный фильтр, но визуально вы сразу видите, какая сделка к какой воронке относится.

Фильтры в Битрикс24: главный инструмент работы со списками

Фильтр в Битрикс24 — это, пожалуй, самый недооценённый инструмент CRM. Многие пользователи годами работают со списком лидов или сделок в режиме «прокручиваю и ищу глазами», хотя нужная выборка собирается за пару кликов.

Как устроены фильтры

Главное, что нужно понять: фильтровать можно практически по любому полю элемента. У сделки десятки полей — сумма, стадия, ответственный, источник, дата создания, наличие дел и так далее. Любое из них можно использовать как условие отбора. Достаточно выбрать поле и указать значение.

В каждом разделе CRM также есть предустановленные фильтры — их за вас уже настроили. Самый показательный пример — в лидах одним кликом можно показать только «мои» лиды (то есть те, где ответственный — вы).

Поля как у объекта: один интерфейс — разные данные

Логика фильтрации одинакова во всех разделах: в лидах, сделках, контактах, компаниях и задачах работа с фильтрами устроена одним и тем же способом. Меняется только набор полей, по которым можно фильтровать — у сделки это сумма и воронка, у задачи — срок и ответственный, у компании — отрасль и реквизиты. Один раз освоили механику — пользуетесь во всех разделах.

Свои фильтры: создание, сохранение и закрепление

Предустановленных фильтров хватает не всегда. Самое полезное в Битрикс24 — то, что вы можете создать любой свой фильтр и сохранить его на постоянное использование.

Как создаётся пользовательский фильтр

Логика короткая: задаёте нужные условия в полях → нажимаете «Сохранить фильтр» → даёте ему понятное название. Готово — фильтр в один клик доступен в этом разделе. Внутри списка полей тоже работает поисковик: нужное поле можно найти по названию, а не пролистывать весь перечень.

Боевой сценарий: лиды без запланированных дел

Самый частый и самый ценный для бизнеса фильтр — лиды (или сделки) без запланированных дел. Логика такая:

• открываете раздел «Лиды»;
• в фильтре выбираете поле «Дела» и задаёте значение «Нет дел»;
• сохраняете фильтр с названием, например, «Лиды без дел».

Теперь одним кликом вы видите всех «брошенных» лидов — тех, по которым нет следующего шага. И тут же можете запланировать им дела. Тот же приём работает в сделках: «сделки без дел» — это, как правило, сделки, по которым работа фактически остановилась.

Совет: этот фильтр должен быть у каждого менеджера и у РОПа. Менеджер использует его как ежедневный чек-лист «по кому я ещё ничего не запланировал», РОП — как индикатор того, кто из команды забывает закрывать активности.

Закрепление фильтра: чтобы применялся автоматически

Если фильтр нужен вам каждый день, его можно закрепить — и при открытии раздела он будет применяться сам, без лишних кликов. Для этого в настройках фильтра (иконка шестерёнки) выбираете нужный фильтр и фиксируете его булавкой.

Связность элементов: ищите не там, где запомнили, а там, где удобно

Важная идея, на которой держится логика Битрикс24: все элементы связаны между собой. Лид связан со сделкой, сделка — с контактом и компанией, задача — с проектом и сделкой, документы — с карточками клиентов.

На практике это значит две вещи:

• если информация связана с клиентом — её можно найти из CRM (карточка контакта, компании, сделки или лида);
• если информация связана с проектом — её можно найти из раздела «Задачи».

И в том, и в другом случае фильтры устроены по одной и той же логике. Поэтому правило простое: ищите там, где данные ведутся, а не там, где вы их в первый раз увидели.

Итог урока

После этого урока вы:

• понимаете разницу между глобальным поиском и поисковиком в разделе CRM — и знаете, когда какой инструмент использовать;
• умеете быстро находить документы и связанные сделки в карточке компании;
• разбираетесь, как устроены фильтры в Битрикс24 и почему фильтровать можно практически по любому полю;
• знаете, как создать собственный фильтр, сохранить его и закрепить, чтобы он применялся автоматически;
• держите в голове рабочий сценарий «лиды и сделки без дел» — главный фильтр для контроля активности менеджеров.