Мессенджер Битрикс24 и настройка уведомлений: как общаться и не тонуть в информационном шуме
В этом видеоуроке разбираем, как устроен центр уведомлений Битрикс24, какие уведомления стоит отключить, а какие — оставить. Смотрите, как правильно работать с чатами, использовать статусы, создавать групповые чаты с автоматическим управлением участниками и интегрировать мессенджер с задачами, CRM и календарём.
| Длительность видео: 08:22 | 3 урок из 10 |
Чаты и уведомления — инструменты, с которыми сотрудники работают каждый день, независимо от того, используют они веб-версию, десктопное или мобильное приложение. Но без правильной настройки уведомления превращаются в поток шума, а чаты — в хаотичную переписку без привязки к задачам. Разбираем, как выстроить работу с мессенджером и центром уведомлений так, чтобы ничего не пропустить и не отвлекаться на лишнее. Пошаговую настройку смотрите в видеоуроке выше, а здесь — обзор возможностей и советы по применению.
Центр уведомлений: сценарий работы, который экономит время
Центр уведомлений Битрикс24 собирает в одном месте все события портала: сообщения от коллег, приглашения в группы и на встречи, информацию о лайках, бизнес-процессах, задачах и других событиях CRM. Уведомлений может быть очень много, и без системного подхода к их обработке легко пропустить что-то важное.
Рекомендуемый сценарий работы прост: зашли в центр уведомлений — прочитали — выполнили нужное действие — удалили обработанное уведомление. Цель — держать центр уведомлений пустым. Всё, что осталось, — это уведомления, к которым вы вернётесь позже (например, комментарий к задаче, которую выполните чуть позднее).
Важно: в предыдущем уроке мы рекомендовали отключить автоматическое прочтение уведомлений. Вот почему это критично: если уведомления автоматически отмечаются как прочитанные при простом открытии центра, вы теряете контроль над тем, что уже обработали. Пометить уведомление прочитанным вручную можно двойным кликом — это занимает секунду, но сохраняет порядок.
Дополнительно в центре уведомлений есть кнопка массового прочтения всех непрочитанных уведомлений и фильтр по типам — полезно, когда нужно быстро найти конкретное уведомление среди десятков других.
Настройка уведомлений: как отсечь лишнее
Битрикс24 присылает уведомления по множеству каналов: в веб-версию и десктопное приложение, push-уведомления на телефон и на электронную почту. Если оставить всё по умолчанию, почтовый ящик быстро заполнится дублями, а телефон будет вибрировать без остановки.
Настройки уведомлений доступны из раздела «Чаты и звонки», а также из профиля пользователя. Они представлены в виде таблицы, где галочками отмечается, куда именно вы хотите получать каждый тип уведомления: веб-версия и десктоп, push, электронная почта.
Рекомендации по каждому разделу
Чаты и звонки. Уведомления в веб-версии и десктопе включены по умолчанию и не отключаются. Push-уведомления — оставить. Уведомления на почту — отключить.
Лайки. Можно отключить все галочки — это информационный шум, который не требует от вас действий.
Упоминания. Оставить для веб-версии и десктопа. Для упоминаний имеет смысл включить и push — чтобы не пропустить, когда коллега обращается лично к вам.
Email-маркетинг. Если вы не используете этот инструмент — отключить все.
Новости. Убрать все уведомления на электронную почту. Новости удобнее просматривать в самом портале.
Календарь. Убрать почтовые уведомления. Оставить для веб-версии и десктопа по каждому пункту. Для приглашений и напоминаний — добавить push, чтобы не пропустить встречу.
Почта. Можно снять все галочки. В левом меню портала есть красный счётчик новых писем — вы точно не пропустите входящее.
Рейтинги и лайки. Достаточно оставить уведомления для десктопа и веб-версии.
Бизнес-процессы. Убрать только почтовые уведомления.
Диск. Оставить только для веб-версии и десктопа.
CRM. Оставить все уведомления для веб-версии и десктопа. Push-уведомления — по желанию.
Фотогалерея. Можно отключить полностью.
Учёт рабочего времени. Оставить только для десктопа и веб-версии.
Социальная сеть. Отключить всё, кроме обязательных уведомлений.
Интранет. Оставить push-уведомления — это важно.
Открытые линии, опросы и голосования. Уведомления только для десктопа и веб-версии.
Вики. Можно отключить полностью.
Задачи. Оставить все уведомления, кроме почтовых. Задачи — один из ключевых инструментов, и пропускать уведомления по ним нельзя.
Совет: главный принцип — убрать все почтовые уведомления (кроме тех, где это критично для вашего процесса). Информация уже есть в портале, дублировать её на почту — значит создавать шум. Все изменения в настройках сохраняются автоматически.
Статусы пользователя в чате: управление доступностью
Битрикс24 позволяет сообщить коллегам о вашей готовности к общению через статус в чате. После последнего обновления доступны два статуса:- Онлайн — вы в сети и готовы к общению.
- Не беспокоить — вы в сети, но заняты. Всплывающие сообщения и звуковые уведомления отключаются.
Совет: даже при статусе «Не беспокоить» вы получите уведомление, если коллега отправит сообщение с вашим упоминанием. Это позволяет сконцентрироваться на текущей задаче, но не пропустить действительно срочное обращение. Типичный пример: руководитель ставит статус «Не беспокоить» во время подготовки отчёта, но остаётся доступен для прямых обращений от команды.
Функционал чатов: от личных сообщений до обсуждения сделок
Типы чатов
В Битрикс24 доступны три формата общения:
- Чат один на один — для быстрого обмена сообщениями с конкретным коллегой.
- Групповой чат — для обсуждения проектов, задач и общих вопросов.
- Видеоконференция — для онлайн-встреч и совещаний.
Боковая панель (сайдбар)
В чатах появилась боковая панель, которая группирует всю связанную информацию: список участников, настройки чата, тип чата, файлы, задачи, встречи и ссылки. В разделе «Избранное» хранятся сохранённые сообщения, а из любого сообщения можно создать задачу или событие в календаре — прямо из чата, без переключения.
Интеграция чатов с задачами, CRM и календарём
Ключевое преимущество чатов Битрикс24 перед сторонними мессенджерами — встроенность в рабочую инфраструктуру компании. Чаты интегрированы с другими инструментами портала:
- Можно создать чат на основе задачи, чтобы обсудить её с коллегами.
- Можно обсудить событие из календаря в привязанном чате.
- Можно обсудить сделку или лид в CRM — контекст разговора привязан к конкретному бизнес-объекту.
Управление участниками групповых чатов: автоматизация вместо ручной работы
Одна из типичных проблем в командных мессенджерах — управление составом участников. Пришёл новый сотрудник — его нужно добавить во все нужные чаты. Уволился — убрать из всех чатов. При десятках групповых чатов это превращается в рутину.
Битрикс24 решает эту задачу через подразделения. В групповой чат можно добавить не отдельного сотрудника, а целое подразделение. Дальше система работает автоматически:
- Нового сотрудника добавили в подразделение — он автоматически появился во всех чатах этого подразделения.
- Сотрудник уволился и был исключён из подразделения — он автоматически удалён из всех соответствующих чатов.
Совет: при создании групповых чатов добавляйте подразделения, а не отдельных сотрудников. Это избавит от необходимости вручную управлять составом при каждом кадровом изменении.
Итог урока
- Центр уведомлений эффективен, когда вы обрабатываете и удаляете уведомления, а не накапливаете их.
- Настройка уведомлений — обязательный шаг: уберите почтовые дубли и оставьте только каналы, которые реально используете.
- Статус «Не беспокоить» отключает отвлекающие уведомления, но сохраняет доступность для прямых упоминаний.
- Чаты Битрикс24 интегрированы с задачами, CRM и календарём — каждое обсуждение привязано к бизнес-контексту.
- Добавляйте в групповые чаты подразделения, а не отдельных сотрудников — управление участниками будет происходить автоматически.
FAQ
Как правильно работать с центром уведомлений в Битрикс24?
Оптимальный сценарий — читать уведомления, выполнять требуемые действия и удалять обработанные. Цель — держать центр уведомлений пустым. Уведомления, к которым вернётесь позже, можно оставить непрочитанными.
Какие уведомления Битрикс24 стоит отключить?
В первую очередь — почтовые уведомления по большинству разделов. Информация уже доступна в портале, дублирование на почту создаёт шум. Также можно отключить уведомления по лайкам, фотогалерее и вики.
Что происходит при статусе «Не беспокоить» в чате Битрикс24?
Всплывающие сообщения и звуковые уведомления отключаются, но если коллега отправит сообщение с вашим упоминанием, вы всё равно получите уведомление. Это позволяет сконцентрироваться, оставаясь доступным для срочных обращений.
Можно ли автоматически добавлять новых сотрудников в групповые чаты Битрикс24?
Да. Если в групповой чат добавлено подразделение, то каждый новый сотрудник этого подразделения автоматически попадает в чат. При увольнении — автоматически исключается.
Чем чаты Битрикс24 лучше Telegram или WhatsApp для рабочей коммуникации?
Чаты Битрикс24 интегрированы с задачами, CRM и календарём. Обсуждение привязано к конкретному бизнес-объекту — сделке, задаче, событию. В сторонних мессенджерах рабочая переписка теряется в общем потоке без привязки к контексту.
Настроить уведомления и начать использовать чаты можно самостоятельно — видеоурок выше поможет разобраться. Но когда нужно выстроить систему коммуникаций для всей команды, настроить структуру подразделений и интегрировать чаты с CRM и бизнес-процессами — задача становится комплексной.
Специалисты компании Соль помогут настроить Битрикс24 под процессы вашего бизнеса. Оставьте заявку на бесплатную консультацию.
Оставить заявку
Задавайте нам вопросы по настройке или внедрению Битрикс24.
Будем рады ответить и помочь вам!
