О клиенте
Клиент работает в сфере, где через внутреннее согласование ежедневно проходит большой поток входящих счетов на оплату. В Битрикс24 у компании выстроен отдельный процесс «заявка на оплату»: сотрудник создаёт заявку, прикладывает к ней документ и отправляет её по цепочке согласования. Сами документы приходят в разном виде — PDF-счёт от поставщика, скан или фотография реквизитов компании, которой нужно перечислить оплату. Единого формата нет, и до недавнего времени разбирать каждый такой файл приходилось вручную.
Задача
С идеей клиент пришёл сам: подобные приложения он нашёл в Битрикс24.Маркет и захотел проверить их в деле — похожий механизм давно знаком по банковским сервисам, где загруженный счёт автоматически превращается в платёжку. Нашей задачей было собрать из этих инструментов рабочий процесс под реальный документооборот компании.
Распознать счёт мало — нужно извлечь из него конкретные факты и корректно разложить их по полям. Из каждого документа требовалось получить номер и дату счёта, ИНН и КПП, ставку и сумму НДС, общую сумму, основание и назначение платежа, а также предмет счёта: товар или услугу.
Самым непростым оказался разбор товарных позиций. Табличную часть счёта в одних случаях следует трактовать как товар, в других — нет, и эта логика подчиняется множеству нюансов. Дополнительная трудность была в самих изображениях: качество сканов и фотографий сильно различается, поэтому решение должно одинаково уверенно работать и с аккуратным PDF, и со снятым на телефон реквизитом.
Что мы сделали
1. Распознавание документа
Первое приложение из Маркета принимает вложение в формате PDF или JPEG и распознаёт всё, что есть на изображении. Его задача — превратить картинку или скан в текстовый слой, с которым уже можно работать дальше. Никаких внешних систем для этого не требуется: распознавание происходит силами самого приложения.
Скриншот 1. Пользователь прикладывает счёт в формате PDF или изображение, после чего запускается автоматическое распознавание документа.
2. Извлечение фактов через ИИ
Второе приложение на базе ИИ-модели берёт распознанный текст и по заданному промпту вытаскивает нужные значения, аккуратно раскладывая их по полям заявки. У приложения есть большой бесплатный лимит запросов, которого хватает с серьёзным запасом, поэтому базовая обработка не требует подключения платных сервисов.
3. Перенос бизнес-логики в промпт
Всю содержательную логику мы вынесли в запрос к модели: какие поля заполнять и по каким правилам определять товар. С извлечением простых фактов модель справлялась хорошо, а вот разбор назначения платежа и товарных позиций потребовал серии экспериментов и точной формулировки промпта. Именно эта отладка и превратила набор приложений в предсказуемо работающий процесс.
4. Безопасная передача файла
Приложение забирает документ напрямую из указанного поля заявки через activity бизнес-процесса. Публичные ссылки при этом не создаются, а файл не покидает привычный контур работы. Учли и ограничение приложения: если в поле загружено несколько вложений, в обработку берётся первый из них.
Как за 5 минут в день видеть все задачи и эффективность ваших сотрудников?
Забирай полезный гайд для собственников
ТУТ
Выбор инструментов
Решение собрано именно на этих приложениях по прямому запросу клиента, и для своей задачи связка работает. При этом аналогичную обработку сегодня можно построить и на встроенных ИИ-моделях Битрикс24 Вайбкод: они не имеют ограничений по лимитам и оставляют данные внутри портала, что для работы с платёжными документами выглядит даже надёжнее. Такой вариант мы держим в виду как следующий шаг развития процесса.
Скриншот 2. ИИ автоматически извлёк реквизиты из загруженного счёта и заполнил поля заявки на оплату в Битрикс24.
Результат
После внедрения сотрудник избавлен от ручного переноса данных. Теперь достаточно приложить к заявке файл и нажать пару кнопок: процесс сам распознаёт документ и заполняет все нужные поля — от номера счёта и даты до ставки НДС, назначения платежа и предмета оплаты. Решение одинаково принимает и PDF, и фотографию, и скан, поэтому формат вложения перестал быть проблемой.
Поскольку обработка идёт в рамках бесплатного лимита приложения, дополнительных расходов на распознавание не возникает, а запаса запросов хватает надолго. В результате рутинная операция, которая раньше отнимала внимание и провоцировала ошибки, превратилась в несколько кликов, а заявки на оплату стали заполняться быстрее и точнее.
Нужна автоматизация процессов в Битрикс24?
Если вы хотите так же избавить сотрудников от ручного ввода и навести порядок в процессах Битрикс24, специалисты Соль помогут подобрать решение под ваши документы и задачи. Мы проведём консультацию, покажем настроенную CRM на онлайн-экскурсии и предложим конкретные шаги по автоматизации.
Напишите нам, и вместе обсудим, что можно улучшить именно в вашем процессе.
Часто задаваемые вопросы
Какие документы умеет распознавать решение?
PDF-счета, сканы и фотографии реквизитов. Приложение распознаёт текст на изображении и передаёт его на разбор ИИ. Главное условие — читаемое качество исходного файла.
Данные при распознавании уходят на сторонние серверы?
В описанном решении файл забирается напрямую из поля заявки, без публичных ссылок. Если важно, чтобы данные полностью оставались внутри портала, обработку можно перенести на встроенные ИИ-модели Битрикс24 Вайбкод.
Нужно ли платить за распознавание?
Приложение из Маркета работает на бесплатном лимите запросов, которого хватает с запасом на повседневный поток счетов. Платные сервисы для базовой задачи подключать не требуется.
