Ранее мы публиковали, как создавать и работать с канбаном "Мой план" (см. Инструкция по работе с канбаном "Мой план").
Сегодня предлагаем вам еще один вариант его создания - с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Сначала о том, что это такое.
Матрица Эйзенхауэра — это один из самых популярных инструментов тайм-менеджмента, который используется множеством людей по всему миру: от обычных работников по найму и менеджеров среднего звена до руководителей крупных фирм и известных на весь мир корпораций. Основоположником этой матрицы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.
Смысл матрицы Эйзенхауэра заключается, главным образом, в том, чтобы научиться грамотно распределять все свои дела, отличать важное от срочного, не срочное от наименее важного, а также по максимуму сокращать время на занятие любыми делами, выполнение которых не даёт никаких существенных результатов.
Матрица Эйзенхауэра представляет собой четыре квадранта, основанием которых служат две оси — это ось важности (по вертикали) и ось срочности (по горизонтали). В итоге получается, что каждый квадрант отличается своими качественными показателями. В каждый из квадрантов записываются все задачи и дела, благодаря чему образуется предельно ясная и объективная картина того, чем следует заняться в первую очередь, чем – во вторую, а чем вообще заниматься не стоит.
А теперь о каждом из квадрантов.
Квадрант 1: срочные и важные дела
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем неорганизованности и допущения завала.
Итак, появления дел в квадранте A следует избегать. Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей,
- дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей,
- дела, которые имеют отношение к здоровью.
Квадрант 2: важные и несрочные дела
Второй квадрант заслуживает наибольшего внимания, т.к. дела, находящиеся именно в нём, являются наиболее приоритетными и перспективными, и именно из них должны состоять повседневные задачи любого человека. Замечено, что люди, которые занимаются преимущественно делами этого квадранта, достигают в жизни наибольших успехов, продвигаются по службе, зарабатывают больше денег, имеют достаточно свободного времени и живут счастливой и насыщенной жизнью.
В квадрант B рекомендуется включать все текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика и режима питания. Т.е. всё то, из чего состоит наша обычная повседневность.
Квадрант 3: срочные и неважные дела
Дела, которые находятся в этом квадранте, по большей части являются отвлекающими и нисколько не приближающими человека к намеченным результатам. Нередко они просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность.
К делам квадранта C можно отнести, к примеру, навязанные кем-либо со стороны встречи или переговоры, внезапно возникшие хлопоты по дому, устранение не жизненно важных, но требующих внимания отвлекающих факторов.
Квадрант 4: несрочные и неважные дела
Задачи, относящиеся к последнему квадранту, не приносят совсем никакой пользы. Во многих случаях полезно не только заниматься ими в последнюю очередь, но и не заниматься ими вообще. Хотя знать о них непременно нужно, т.к. именно они являются «пожирателями времени».
А теперь мы возвращаемся к нашему канбану «Мой план».
Сначала создаем там столбцы в соответствии с названиями квадрантов матрицы. Рекомендуем также оставить (или создать, если у вас его еще нет) столбец «Неспланированные дела», куда будут попадать все новые задачи, чтобы видеть их и не потерять.
Теперь нужно проанализировать все свои задачи на предмет срочности и важности и перенести их в соответствующие столбцы.
И всё, ваш канбан «Мой план» готов к работе!
Надеемся, наш вариант канбана «Мой план» поможет вам стать более эффективными и принесет положительные результаты в вашей работе!
