Как ставить задачи в Битрикс24 правильно

Почему стоит ставить задачи в Битрикс24

Битрикс24 в новом интерфейсе «Зефир» превратился в единое мультипространство для совместной работы. Задачи здесь тесно интегрированы с чатами, календарём, CRM и другими инструментами, поэтому вам не нужно переключаться между разными приложениями. Работа с задачами на портале даёт множество преимуществ:

Прозрачность работы. В любой момент видно, на каком этапе находится каждая задача, какие задачи выполняются, завершены или ещё не начаты. Руководитель может быстро оценить прогресс по проектам и загрузку команды.

Контроль сроков. Каждая задача имеет крайний срок. Счётчики и уведомления помогут не пропустить дедлайн, а пропущенные сроки сразу бросаются в глаза.

Ответственность и роли. В карточке задачи указано, кто отвечает за выполнение (ответственный), кто поставил задачу (постановщик), кто помогает (соисполнители) и кто наблюдает за процессом (наблюдатели). Это упорядочивает ответственность и коммуникации.

Совместная работа. Над одной задачей могут одновременно работать несколько сотрудников. Можно назначить соисполнителей для совместного выполнения и наблюдателей для контроля. Все участники видят обновления и могут обсуждать детали в чате задачи, что повышает эффективность командной работы.

История и отчётность. Битрикс24 автоматически фиксирует все действия: постановку, изменение статусов, комментарии, закрытие задачи. В любой момент можно просмотреть историю изменений или сформировать отчёты по выполненным задачам и эффективности сотрудников.

Вывод: портал Битрикс24 позволяет организовать полноценную систему управления задачами в компании. Все поручения хранятся в едином пространстве, ничего не потеряется, и каждый сотрудник точно знает свои задачи и сроки. Теперь рассмотрим, как правильно создать задачу с учётом нового интерфейса.

Работа с задачами в Битрикс24: основные этапы

Чтобы поставить задачу в Битрикс24, выполните несколько шагов. В новом интерфейсе это стало ещё удобнее: появилась компактная форма для быстрого создания задачи и улучшенный режим совместной работы. Алгоритм постановки задачи:

Создайте новую задачу. Перейдите в раздел «Задачи и проекты» в левом меню и нажмите кнопку «Создать». Откроется мини-карточка задачи — краткая форма для быстрого ввода. В ней нужно указать только главное: название, описание, ответственного и крайний срок. При необходимости можно сразу прикрепить файлы, добавить чек-лист или привязать задачу к проекту. Если задача простая, этого достаточно — нажмите «Создать», и задача появится в списке.

Краткая форма создания новой задачи в интерфейсе «Зефир».
Она содержит только ключевые поля:

название,

срок,

описание и ответственного.

Дополнительные опции (файлы, чек-лист, проект) можно добавить по клику на иконки.

Для более сложных задач доступна полная форма с расширенными настройками. Чтобы перейти к полной форме из мини-карточки, нажмите ссылку «Полная форма» (она отображается внизу окна быстрой задачи). Откроется расширенное окно задачи со всеми возможностями настройки.

Продумайте название задачи. Заголовок задачи — первое, что увидит исполнитель в списке, поэтому он должен чётко отражать суть поручения. Рекомендуется выработать единый стандарт именования в компании. Обычно название состоит из двух частей: проекта (или клиента) и действия/результата. Формулируйте действие в повелительном наклонении, чтобы было понятно, что нужно сделать.

Например: «Газпром. Подготовить отчёт о проделанной работе за неделю» «Маркетинг. Разработать контент-план на Q3»

Такое название позволит исполнителю с первого взгляда понять задачу, даже если он вернётся к ней через неделю.

Добавьте понятное описание. В поле описания подробно распишите суть и условия задачи: что именно нужно сделать, зачем это важно и каков ожидаемый результат. Укажите исходные данные, критерии готовности и формат результата.

Совет: воспользуйтесь помощником Битрикс24. В новом интерфейсе доступен AI-помощник (BitrixGPT), который может помочь отформатировать описание или превратить длинный текст в чек-лист шагов.

Разбейте работу на шаги. Если задача включает несколько этапов, используйте чек-листы или подзадачи. В Битрикс24 чек-листы позволяют видеть процент выполнения и упрощают контроль.

Укажите крайний срок. Всегда устанавливайте дедлайн. В карточке задачи выберите дату и время выполнения. В Битрикс24 доступны дополнительные настройки срока:

контроль после завершения;

запрет просрочки;

разрешение исполнителю переносить срок;

пропуск выходных и праздников.

Обязательно поясняйте важность дедлайна в описании задачи.

Назначьте ответственных и роли. В Битрикс24 предусмотрены роли:

• Постановщик — ставит задачу и принимает результат;
• Ответственный — основной исполнитель (всегда один);
• Соисполнители — помогают ответственному;
• Наблюдатели — следят за ходом выполнения.

Роли соисполнителей и наблюдателей доступны в полной форме задачи.

Установите приоритет и дополнительные параметры.

В Битрикс24 можно:

• отметить задачу как срочную;
• зафиксировать результат;
• прикрепить файлы (хранятся на Диске Битрикс24);
• добавить чек-листы;
• привязать задачу к проекту;
• использовать теги;
• настроить напоминания;
• связать задачи между собой;
• использовать диаграмму Ганта;
• настраивать потоки задач.

После заполнения всех полей нажмите «Поставить задачу» — исполнитель получит уведомление.

Оформляйте задачи в Битрикс24 по такому чек-листу:

Подробно распишите суть задачи: что необходимо сделать для выполнения задачи; критерии, по которым можно понять, что задача выполнена.

1. Разбейте задачу на пункты чек-листа (подзадачи), чтобы сотрудник понял последовательность выполнения работы.
2. Определите срок выполнения задачи и объясните, почему срок именно такой.
3. Опишите, почему важно выполнить эту задачу и какую пользу это принесет.
4. Сообщите о ресурсах. Это очень важный этап постановки задачи. Объясните сотруднику, какими ресурсами и полномочиями он обладает при выполнении этой задачи.
5. Сообщите о последствиях, которые ждут сотрудника, если он не выполнит эту задачу.
6. Убедитесь, что исполнитель правильно понял суть задачи: запросите качественную обратную связь.
7. Запросите подтверждение о том, что исполнитель взял задачу в работу.

Если нужно, постановщик в поле описания задачи может прикрепить документ, ссылки, чек-листы, добавить напоминание или отформатировать текст в виде цитаты.

Как за 5 минут в день видеть все задачи и эффективность ваших сотрудников?
Забирай полезный гайд для собственников ТУТ

Пример постановки задачи в Битриксе по этому чек-листу:

МирВездеходов. Подготовить коммерческое предложение на поставку запчастей для нового клиента

1. Сергей, к нам обратился крупный интернет магазин запчастей для внедорожников и хочет рассмотреть вопрос закупки у нас кунгов для всех видов внедорожников. Клиент обратился по знакомству, поэтому кредит доверия достаточно высок и шансы на успех высоки.
   
   Необходимо подготовить КП на необходимые клиенту позиции со скидкой 10%, презентационные материалы и отправить все это клиенту.
   
   После подтверждения клиентом получения всех необходимых документов и материалов задачу можно закрывать
2. Что сделать:
   • Получить актуальные цены на требуемые позиции от логистов
   • Оформить КП в соответствии с принятым в компании шаблоном и учетом скидки 10%
   • Собрать необходимые промо материалы (презентация, видео, рекламные листовки)
   • Отправить клиенту на адрес info@example.ru
   • Получить подтверждение получения клиентом всех материалов
3. Выполнить задачу необходимо до 16 часов четверга 13.09. В 17 часов у клиента будет собрание, на котором будет принято решение о том, с каким поставщиком будут сотрудничать в дальнейшем
4. Прошу тебя уделить все внимание этой задаче, т.к. договор с этим клиентом будет очень выгоден для нас всех, позволит выполнить месячный и квартальный план продаж, что позволит хорошую квартальную премию!
5. При выполнении задачи в твоё распоряжение услуги Виктора из логистики (скажи ему, что это срочная просьба от меня), а также можешь обращаться ко мне по любым вопросам
6. Если не выполним эту задачу качественно и в срок, то потеряем очень крупного потенциального клиента и подведем людей, которые нас посоветовали, а следовательно, потеряем и канал продаж!
7. Подскажи, все ли понятно по выполнению этой задачи? Может что-то стоит объяснить подробнее или корректнее?
8. Если все понятно, то прошу подтвердить факт приема задачи в работу и обязательств по ее выполнению корректно и в срок.

Дополнительная информация: выполнение и контроль задачи

Битрикс24 предоставляет удобные инструменты для совместной работы:

Обсуждение в чате задачи. Каждая задача имеет встроенный чат. В интерфейсе «Зефир» чат и задача отображаются рядом, без лишних окон.

История и уведомления. Битрикс24 автоматически фиксирует все действия и отправляет уведомления участникам задачи.

Статусы и действия. Задачи проходят статусы: «Новая», «В работе», «На паузе», «Завершена» и др. При включённом контроле задача возвращается постановщику на проверку.

Подтверждение и обратная связь. Исполнитель может принять задачу в работу, а постановщик — оставить обратную связь. Для итогов используется блок «Результаты».

Создание задачи из ленты новостей

В Битрикс24 можно создать задачу прямо из сообщения в ленте:

1. Откройте раздел «Лента».
2. Нажмите «Ещё» → «Создать задачу».
3. Битрикс24 автоматически перенесёт текст и файлы в задачу.

Это удобный способ не потерять договорённости.

Регулярные задачи в Битрикс24 позволяют автоматизировать создание повторяющихся поручений. Настроив один раз шаблон с нужными параметрами — описанием, исполнителем и периодичностью, — система будет самостоятельно формировать задачи по заданному расписанию.

Чтобы настроить регулярную задачу, перейдите в раздел «Задачи и проекты» → «Шаблоны» и создайте новый шаблон или откройте существующий. Заполните основные поля и активируйте опцию «Регулярная задача». В открывшихся настройках укажите периодичность (день, неделя, месяц или год), дату начала повторения и условия завершения. Можно задать время создания задачи и определить, создавать ли поручения в выходные дни.

Изменить параметры или приостановить повторение может создатель шаблона, администратор или сотрудник с соответствующими правами доступа. Все автоматически созданные задачи сохраняются в истории шаблона, что позволяет контролировать корректность работы настроек.

Как создать шаблон задачи для типовых процессов

Шаблоны позволяют быстро создавать однотипные задачи:

1. «Задачи и проекты» → «Ещё» → «Шаблоны»
2. «Список всех шаблонов»
3. Заполните поля и сохраните

Задачи, созданные из шаблона, становятся независимыми.

Как удалить задачу

В Битрикс24 удалить задачу могут постановщик, ответственный или администратор:

1. Откройте список задач.
2. Отметьте задачу.
3. Нажмите «Удалить».

Удалённые задачи попадают в корзину и при необходимости могут быть восстановлены.

Битрикс24 предоставляет богатый функционал для управления задачами и проектами. В интерфейсе «Зефир» работать с задачами стало быстрее и удобнее: компактные карточки, чаты, интеграция с AI-помощником. Используйте возможности портала по максимуму — и эффективность команды заметно вырастет.

Если у вас возникли вопросы по настройке или внедрению задач в Битрикс24 — напишите нам. Мы поможем адаптировать систему под процессы вашего бизнеса, чтобы задачи действительно работали на результат.