Сопровождение Битрикс24 для крупного застройщика

Цель и особенности проекта

Клиент обратился к нам с целью – установить коробочный Битрикс24 для работы отдела продаж в компании застройщика. После внедрения мы перевели клиента на сопровождение.

Часто клиенты, воспринимают услугу сопровождения, только как исправление технических ошибок. Сломалась интеграция, завис сервер, не фиксируются источники лидов в сквозной аналитике или нужно установить обновления на портал – пишут в Открытую линию Соли и наши специалисты оперативно решают горящие задачи. 

Мы хотим уйти от такого подхода, потому-что оперативная техподдержка – это только дополнительный бонус услуги сопровождения. Приобретая услугу вы получаете команду опытных специалистов, цель которых – повысить эффективность работы отдела продаж и компании в целом, решить задачи бизнеса, с помощью развития CRM.

Задачи, в рамках сопровождения

Внутри компании есть разные подразделения: отдел продаж, ипотечный отдел и направление Trade In. Необходимо было реализовать процесс продаж квартир в CRM, организовать работу продавцов и учет по продажам.

Что было сделано:

1. Подключили ипотечный калькулятор

Мы интегрировали ипотечный калькулятор на сайт и связали его с CRM. После заполнения полей, данные о первоначальном взносе, сроке кредита и материнском капитале уходят в CRM. Менеджер получает заявку, и вместе с ней, всю необходимую информацию по клиенту.

2. Автоматизировали бизнес-процесс бронирования квартиры

Разработали Квартирографию – реестр квартир на универсальных списках, с возможностью бронирования. 

Полный доступ к редактированию реестра есть только у руководителей, а менеджеры осуществляют бронирование через бизнес-процесс. Менеджер в списке выбирает квартиру, добавляет данные о клиенте и устанавливает статус: свободна, забронирована и продана. Объект привязывается к клиенту, если клиент забронировал, а потом например отказался, то статус меняется автоматически и все менеджеры видят актуальные остатки по квартирам.

3. Автоматизация генерации документов

Основная задача менеджера по продажам – это коммуникация с клиентом и заключение сделок. Но помимо звонков, переговоров и подбора квартир, менеджерам приходится тратить значительное количество времени на подготовку таких документов, как коммерческое предложение, акт купли-продажи, акт приема-передачи, заявление на предварительное бронирование, и других форм договоров, в зависимости от способа оплаты.

Это достаточно трудоемкое и кропотливое занятие, поэтому мы разработали шаблоны документов. Теперь, менеджеру достаточно выбрать шаблон конкретного документа и компанию, для которой его необходимо составить, нажать кнопку и данные из сделки автоматически заполнят шаблон. Удобно распечатывать или отправлять в формате PDF на электронную почту прямо из CRM. 

Добавили автоматическую генерацию документов для супружеских пар. Теперь, за пару кликов можно проставить в договоре  данные о двух контактах. Это значительно сократило время на подготовку пакета документов для клиента. 

4. Разработали отчет по бронированию и продаже квартир

Мы разработали отчет, который позволяет проанализировать трафик: сколько обращений приходят с разных каналов: телефония, визиты в офис, заявки с сайта, сколько из них забронировало, сколько выдали квартир в этот день. 

5. Бизнес-процесс для ипотечного отдела

Если клиент хочет взять квартиру с привлечением кредитных средств, он выбирает в сделке консультацию с кредитным специалистом. Менеджер получает заявку, связывается с клиентом, уточняет детали и отправляет заявку в банки с запросом ипотечной программы. Программа содержит данные о сумме займа, процентах по выплатам и сроках погашения.

Мы создали смарт-процесс: Кредитные заявки

У каждой заявки есть три статуса: на рассмотрении, одобрено, на подписании. Кредитная заявка привязывается к клиенту, заявок у клиента может быть несколько. К заявке привязывается сделка, в ней фиксируются условия, которые банк готов дать клиенту. 

6. Бизнес-процесс записи реквизитов выбранного банка в сделку

После того, как все банки присылают условия по кредиту, менеджер передаёт клиенту список банков и условия договора. Система ставит статус на подписание, а итоговые цифры, которые согласовал банк, автоматически возвращаются в ипотечную заявку, в раздел «параметры подписания». При генерации договора, поля с цифрами по кредиту автоматически подтянутся из заявки. 

Также мы автоматизировали бизнес-процесс, который автоматически считает сумму кредита и процентную ставку, с учетом материнского капитала и первоначального взноса.

Таким образом, мы уменьшили количество повторяющихся действий, при оформлении ипотеки, и повысили эффективность работы одного менеджера в 2 раза. 

7. Интегрировали конструктор скриптов продаж КоллХелпер

КоллХелпер – это веб-приложение для удобного создания и использования скриптов продаж. 

Как работает приложение: Менеджер общается с клиентом посредством заготовленных фраз, которые ему подсказывает программа. На каждую предполагаемую реплику клиента у сотрудника прописан свой сценарий ответов.

Модуль аналитики включает в себя дашборд, на котором отображается сколько звонков и за какой период совершил оператор, а также какие из них были успешными. Также можно посмотреть, на каком этапе скрипта чаще всего обрывается диалог.

Интегрировали сервисы

1. Подключили Виртуальную АТС Билайн

2. Интегрировали CallTouch.
   Это сервис сквозной аналитики на основе коллтрекинга. Сервис определяет рекламные источники звонков и эффективность интернет-рекламы.

3. Сделали интеграцию с Марквиз.
   Это онлайн-конструктор маркетинговых квизов для сайтов. Клиент на сайте заполняет анкету, данные в виде сделки автоматически попадают в CRM. 

4. Подключили к порталу сервис смс-рассылок Stream Telecom.

Об авторе

Шум Иван

Основатель и генеральный директор в «Соль», эксперт по системному управлению и автоматизации бизнеса, партнёр 1С-Битрикс с 2007 года. С 2009 года реализовал более 500 проектов по внедрению и адаптации Битрикс24. Основатель и партнёр ещё трёх компаний в сферах IT, медиапродакшна и агропроектов. Автор популярного видеокурса по Битрикс24, ментор предпринимателей и активный участник бизнес-сообщества.