Наш клиент - некоммерческая организация (детская спортивная школа). В школе на данный момент большое количество спортсменов и команд. А также ведется регулярный прием новых учеников.
Сотрудникам школы необходимо учитывать данные:
- по ученикам (ФИО, возраст, паспортные данные, страховки, контактные данные родителей и пр.),
- по команде (игроки и их персональные результаты, результаты команды).
А также при отправке команды на игру заказывается автобус и гостиница и готовится много сопроводительных документов. Поэтому очень нужна быстрая печать документов по установленным шаблонам.
Изначально все данные хранились в разрозненном виде (в виде множества файлов), что создавало массу неудобств и трудностей для сотрудников. За решение этих задач мы и взялись!
Что сделали мы?
В рамках нашей авторской программы по внедрению CRM Битрикс24 мы собрали основные по трудоемкости процессы. Спроектировали хранение информации в CRM. Игроки (участники) стали Контактами, команды — Компаниями. Эти сущности мы наполнили нужными полями для внесения информации.
А также добавили несколько связанных списков для учета игр и их результатов, а также персональных достижений игроков. Чтобы упростить процесс печати документов, мы создали несколько шаблонов (заявка на автобус, уведомление для родителей и пр.), в которые подтягиваются все данные из карточек контактов.
…И что получил заказчик?
Структурированную информацию, которую можно извлечь из системы, чтобы построить отчеты, а также удобно вносить и искать. А весь документооборот теперь упрощен, и работа с ним приносит сотрудникам только радость.
Если вы некоммерческая организация и думаете, что CRM не для вас, то, возможно, вы ошибаетесь.
